Как написать деловое письмо?

В процессе работы мы часто сталкиваемся с официальными документами. И порой бывает, что у любого сотрудника помимо задачи получать корреспонденцию, появляется необходимость на нее отвечать. Как правильно писать деловое письмо? С таким вопросом ежедневно сталкиваются многие. А это значит, что пора научиться писать официально и грамотно.

Вне зависимости от содержания официальной корреспонденции, существуют нормы и требования ее написания. Современные технологии позволяют писать два вида писем – бумажные и электронные. Они имеют мало отличий, но свои особенности у них все же есть. Поэтому мы рассмотрим оба варианта.

Структура у официальных обращений выглядит примерно следующим образом:

1. Обращение. Оно заменяет приветствие в деловом письме и начинается со слов «Уважаемый (ая) …». Оно располагается в центре страницы и начинается с большой буквы. Дальше нюансы. К примеру, на Западе принято обращаться только по имени, а в России по имени отчеству. Если речь идет о военных, то приветствие может выглядеть так: «Уважаемый товарищ полковник». Если вы пишете официальное приглашение, то можно использовать варианты «Дамы и господа» или «Уважаемые господа». Вариантов как начать деловое письмо может быть несколько. Остановиться лучше на том, который принят в стране, где вы живете и в том коллективе, где вы работаете.
2. Основная часть. Состоит из нескольких абзацев и включает в себя основную информацию, которую вы хотите донести до адресата. Это может быть описание ситуации, выражение вашего мнения, просьба, соболезнование и т.п. Также немаловажно помнить о правилах общения в официальных письмах. Если вы пишете от лица компании, фирмы, или общества то обращение пишется от третьего лица единственного лица (компания: «предупреждает», «напоминает», «уведомляет» и т.п.). Еще один вариант – первое лицо множественного числа: «сообщаем», «уведомляем», «направляем» и т.п.
3. Заключение. Сюда стоит дописать выводы из основной вышеизложенной части и подвести логичные обоснования. Например: «Уверен, что вы дадите оценку произошедшей ситуации и выскажите свою точку зрения».
4. Постскриптум. Дополнительное завершение делового письма. В официальной корреспонденции используется не часто, но вполне допускается, если вы не знаете, как закончить деловое письмо. Постскриптум может содержать в себе сведения, косвенно относящиеся к теме письма или произошедшие уже после его написания. Например: «Завтра в 12:00 состоится собрание директоров, посвященное данной проблеме».

После того, как основная часть написана, важно не забыть про правила оформления делового письма:

1. После заключения или постскриптума нужно поставить подпись, указать вашу должность, фамилию, имя и отчество. Также перед подписью допускается вежливая форма: «С уважением», «Искренне ваш», «В надежде на продуктивное партнерство» и т.п. Под подписью обязательно следует ее расшифровка. Пример: «С Уважением, руководитель группы компаний ООО «Эллада» Иванов В.С.».
2. Если к письму требуются приложения, они оформляются в виде отдельных страниц.
3. Деловые письма нужно писать на специальных бланках, которые соответствуют нормативу официальных документов. На бланке должны присутствовать следующие реквизиты: название организации, юридический адрес, номер телефона и факса, дата и номер документа, если это ответное письмо, то должна быть ссылка на номер и дату письма полученного, адресат, заголовок, текст, отметка о приложениях, подпись и телефон.

Деловое электронное письмо должно соответствовать таким же требованиям. Однако есть и ряд нюансов, которые следует учитывать при его написании и отправке. Части делового письма в глобальной сети выглядят следующим образом:

• «шапка» текста в корпоративном стиле компании;
• приветствие;
• обращение, описание его цели и т.д.;
• прощание;
• личная подпись и контакты отправителя (сегодня любой может сделать себе электронную подпись);
• ссылка на сайт компании и ее логотип;
• также при отправке обязательно нужно заполнить поля «Тема» и «Кому».

На этом отличия письма бумажного и электронного заканчиваются. Главное, в обоих случаях не допускать лишней информации и соблюдать тактичность при обращении к адресату. Тогда вопрос как написать деловое письмо более не будет вас тревожить.

Английский online

Всем известно, что грамотно составленная деловая документация – это половина успеха любого проекта. Кем бы вы ни работали и чем бы вы ни занимались, вы наверняка не раз отправляли свое резюме, писали коммерческие письма партнерам, объяснительные записки начальству, готовили материалы к совещанию. В данном разделе речь пойдет о том, как правильно готовить и оформлять деловые документы на английском языке.

Для формального делового письма подойдет только лист формата А4. У всех деловых документов, будь то письмо, факс, резюме, принято оставлять широкие поля для того, чтобы можно было подколоть документ в папку: слева и справа – по 2,5 см, сверху – не менее 4 см.

Слева вверху пишут обратный адрес. Обратите внимание: в большинстве европейских стран адрес пишут «в обратном порядке»: сначала указывают имя и фамилию адресата, затем - номер квартиры (офиса), номер дома, улицу, город, код города, регион (в Росии указывают область, в Америке – штат, в Великобритании – графство) и страну.

24 Harrison Road
Cleaveland, Ohaio 36879

Перед указанием даты сделайте двойной интервал. Название месяца можно написать словами, как в моем примере, а можно и цифрами. Если вы решите воспользоваться цифровым форматом, не забудьте, что в Великобритании сначала указывают число, затем месяц и год, а в Соединенных Штатах сначала пишут месяц.
Далее идет адрес получателя (cправа).

Victor Sharp, Personnel Manager
Earnst & Young
23 Rachelle avenue
Dallas, Texas 14336

Если Вам необходимо сослаться на предыдущее письмо, это следует сделать перед обращением. Обычно сслку ставят слева.

Our ref. # 12-15 (если вы ссылаетесь на свое письмо)
или
Your ref. № 1611 (если вы ссылаетесь на письмо корреспондента)

Перед обращением принято делать двойной интервал между страками.

Если вы лично знакомы с адресатом, то обращение должно начинаться со слов "Dear Mr. X” (по-нашему, «уважаемый Иван Иваныч»). К женщине обращаются Mrs. если уверены в том, что она замужем, и Ms. во всех остальных случаях (если она одинока или если вы не обладаете информацией о ее социальном статусе).

1. To whom it may concern: (дословно: тому, в чьей компетенции находится данный вопрос)
   или
2. Dear Sir or Madam: (безличное “Уважаемые дамы и господа”).

Обратите внимание на то, что после обращения европейцы и американцы ставят двоеточие. Никаких восклицательных знаков – вас неправильно поймут.

Наконец мы добрались до самого текста письма, ради которого, собственно говоря, все и было затеяно.

О том, что писать нужно вежливо даже в том случае, если вам не заплатили (вариант: не отгрузили, не предупредили, обманули, обидели), мне даже и напоминать не хочется. Текст должен быть написан достаточно компактно, через один интервал. Однако между абзацами следует пропускать по две строчки. Понятие «красная строка», или "indent" (это когда от левого края письма отступают перед тем, как начать новый абзац) у европейцев и американцев отсутствует, поэтому ее использование для обозначения абзацев нежелательно.

Заканчиваться письмо должно обязательно на позитивной ноте независимо от содержания! Вы же не хотите, чтобы вымученный вами шедевр был выброшен в мусорную корзину сразу после прочтения.

Рекомендуемые формулы вежливости:
We are looking forward to hearing from you.
(Мы сгораем от нетерпения прочитать ваш ответ, хи-хи).
We would appreciate your cooperation on this matter.
(Мы будем благодарны за сотрудничество по этому вопросу).
Thank you in advance for your cooperation. (Заранее благодарим вас за помощь).
Awaiting your prompt reply. (В ожидании скорейшего ответа).

Обязательно в конце письма укажите, как с вами можно связаться. Этим вы как бы еще раз подчеркнете, что ожидаете от своего корреспондента определенных действий. Кроме того, это действительно удобно – вашему партнеру не придется рыться в письменных столах своих коллег в поисках вашей единственной визитки, которую он в последний раз видел лет сто назад.

Ну, и, наконец, заключительные

Sincerely yours, (искренне ваши)
Yours faithfully,
Yours truly,

подпись и расшифровка.

Между подписью и предыдущей строкой должен быть большой интервал.

Если к письму прилагаются документы, следует обязательно о них упомянуть. Для этого после подписи в левом нижнем углу пишут "Enclosure: … и указывают количество документов и их названия.

По возможности письмо следует отправить в стандартном бизнес-конверте. Используйте большие конверты только при необходимости.

Образец официальное деловое письмо - Это интересно

хорошо составленное деловоеписьмо позволяет сделать положительный стиль организации. Из списка обязательств должна быть видна квалификация рекомендуемого. другими словами, оно гарантирует право на заключение в предстоящем контракта аренды.

Деловые письма принято писать деловым стилем, который, являясь официально-деловым, значительно отличается от других стилей языка научного, художественного, разговорного. но, будьте аккуратны с отсылкой писем, содержащих в поле кому более 2-ух адресатов на письмо отправленное всем, вы рискуете не получить ответа ни от кого. Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях. Хотя всё достаточно просто, примеры верно написанных деловыхписем не настолько многочисленны.Деловое (либо официальное) письмо - неподменный документ деловой переписки, с помощью которого осуществляется взаимодействие меж участниками бизнес-процесса.Ниже расположен образецделовогописьма с основными разделами, которые должны содержаться в нём.

Оно оформляется на поздравительном бланке либо открытке и при его составлении может и должен преобладать творческий подход. In england we have two schools, brighton and bath, both beautiful locations which i am sure you and your students will like. Опечатки не жутки, но если вы в каждом письме пишете слова ошибочно, это становится приметно очень стремительно и накладывает нехороший отпечаток на ваш стиль делового напарника. Это не перечень неотклонимых данных, а всего только примерный перечень.

Также вероятны варианты от всей души ваш, с надеждой на продуктивное сотрудничество, с благодарностью за сотрудничество и т. Текст благодарственного письма пишется в лаконичном дружеско-официальном стиле со ссылкой на событие, которое побудило отправителя выразить свою благодарность адресату. Используйте шаблон официальногоделовогописьма и втыкайте собственный текст.Для официальнойделовой переписки обычно используют шрифт times new roman с 12-м.Как правило, приглашение носит именной нрав, но при проведении массовых мероприятий может быть обезличено. Образецписьма-просьбы и образецписьма-претензии.Письмо-сообщение (информационное письмо). Руководителю либо спецу управления по роду собственной деятельности нужено писать много деловых писем. Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма управляющим, нужен для вашего же удобства.

Написать письмо о сотрудничестве образец - Интересная информация

Написать письмо о сотрудничестве образец

» » Деловое письмо: виды, правила оформления, структура Деловое письмо: виды, правила оформления, структура Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками. Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании. Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки. Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати; Обязательно наличие полей: слева - 3 см, справа —1,5 см; В шапке делового письма обязательно указывается получатель ФИО, должность ; В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер; Деловое письмо подписывается отправителем ФИО, должность ; Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом. Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик. Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора; Основная цель сопроводительного письма — предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение; Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия оплату, прием на работу или поставку товаров. Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки. Вступление, содержащее обращение, заголовок и основную цель; Главная часть, в которой излагается суть письма и необходимые детали; В заключении указывается ФИО отправителя, должность и пожелания, если таковые уместны. Образцы деловых писем Образцы благодарственных писем: Благодарственное письмо — это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя. Образцы гарантийных писем: Гарантийное письмо — это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение гарантию выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию. Информационные письма Информационное письмо — некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж. Образцы писем-предложений Оферта договор оферты - это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее — акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой. Образец рекламации письма-претензии Рекламация - это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т. Письмо-претензия рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее. Сопроводительное письмо Сопроводительное письмо - это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т. Рекомендательные письма Рекомендательное письмо — это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения. Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились. Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме - это придаст большую солидность кандидатуре соискателя. Образец письма-напоминания Письмо-напоминание - это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой. Образец письма-подтверждения Письмо-подтверждение — это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю. Образец письма-поздравления Письмо-поздравление — это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т. Образец письма-приглашения Деловое письмо-приглашение - это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т. Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно. Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество. Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма. Образец письма-просьбы Письмо-просьба - это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу - организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу. Образец письма-соболезнования Письмо-соболезнование - это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.

Вариант: «Уважаемый, ФИО» — не подходит. Нужно сразу поделить обязательства между партнерами.