Описание

Номенклатура дел отдела кадров

Сколько вам потребуется времени, чтобы найти, допустим, приказ о приеме на работу сотрудника, принятого три года назад? Минут 5, 10, 15? А скажем, приказ о направлении работника в командировку в феврале прошлого года? И помните ли вы, в какой папке хранятся трудовые договоры? Документы кадровой службы содержат персональные данные работников, поэтому имеют особое значение и беспорядка не терпят. Причем разложены «по полочкам» они должны быть и в прямом, и в переносном смысле. Не каждый специалист может найти любой документ «с закрытыми глазами». Согласитесь, ситуация, когда поиск нужного приказа, акта, докладной записки занимает минимум времени, - высший пилотаж работы кадровика. О том, как этого достичь, т. е. рационально организовать систему хранения кадровых документов, мы сегодня и поговорим.

Документы по личному составу, создаваемые кадровой службой, содержат персональные данные работников и имеют особое значение. Например, такие документы подтверждают трудовой стаж со всеми его особенностями, включая вредные, тяжелые или опасные условия труда. Учитывая большую ценность содержащихся в них сведений, кадровые документы должны храниться в определенных условиях, обеспечивающих их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. При этом документы хранятся в соответствии с определенной системой, сформированные в дела.

Значительная часть кадровых документов имеет длительные сроки хранения и в случае, например, ликвидации организации подлежит передаче на хранение в архив. К кадровым документам периодически приходится обращаться для наведения справок социально-правового характера. Следовательно, организация работы с кадровыми документами должна строиться документы по личному составу должны формироваться и храниться таким образом, чтобы ими легко было пользоваться в текущей работе, а при передаче на архивное хранение не приходилось проводить серьезную работу по их упорядочению.

Все документы, созданные кадровой службой, либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся в течение краткого срока и затем выделяются к уничтожению. Документы отбираются на длительное хранение или выделяются к уничтожению в результате экспертизы их ценности.

В делопроизводстве организации экспертиза ценности документов проводится:
• при составлении номенклатуры дел;
• в процессе формирования дел;
• при подготовке дел к передаче в архив.

Потребность в удобном и быстром поиске кадровых документов прошлых лет обуславливает необходимость распределения их по определенным группам. Их называют первичными комплексами, или делами.

Для правильного формирования документов в дела в каждой компании должен быть разрабатан специальный документ - номенклатура дел. В ней определяется состав дел, формируемых в подразделениях организации, и устанавливаются сроки их хранения.

В компании, насчитывающей чуть более 20 человек, кадровых документов создается мало. Текучести практически нет - семейный бизнес. Да и распорядительные документы издаются только в крайнем случае. Функции кадровика выполняет помощник директора. У него же в папках хранятся документы по кадрам. Есть ли смысл создавать номенклатуру дел по личному составу? Как хранить дела, если в организации не создан архив и не утверждена номенклатура дел?

Статья 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» предусматривает право (но не обязанность) организаций и граждан создавать архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности. Однако ст. 17 этого же Федерального закона говорит, что организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных нормативными правовыми актами. Обеспечить же сохранность документов по личному составу без организации их оперативного и архивного хранения невозможно.

Для последующего хранения и использования документов в справочных целях в первую очередь необходимо их систематизировать. В дела документы формируются в соответствии с номенклатурой. Если такой документ в организации еще не утвержден, его следует издать.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

Если в организации не выделено специальное помещение для хранения (не создан архив), необходимо обеспечить нормальные условия хотя бы для оперативного хранения документов в структурных подразделениях. Не следует забывать о возможности работы на договорной основе с государственными и муниципальными архивами.

Номенклатура дел составляется на предстоящий год, поэтому служит своего рода планом группировки документов в дела. Она составляется и утверждается в конце календарного года и вводится в действие с 1 января нового года.

Организация образовалась в марте 2010 г. Сразу был создан отдел кадров, приняты работники во все структурные подразделения. До конца лета планируется укомплектовать штат полностью. Получается, что к концу года в отделе кадров накопится довольно большое число кадровых документов. В течение какого времени должна быть разработана номенклатура дел?

С первого же дня работы в организации оформляются различные документы, в т. ч. и по личному составу. В первом календарном году работы организации сотрудникам, отвечающим за делопроизводство, необходимо начинать формировать дела, еще не имея утвержденной номенклатуры. В этом году необходимо обеспечить документооборот по всем документам, образовавшимся в деятельности такой организации.

В конце первого календарного года работы на основании накопившейся информации о том, какие документы создаются в каждом структурном подразделении, должны быть подготовлены номенклатуры дел (по подразделениям и сводная), которые в дальнейшем будут уточняться и дополняться.

Если в организации есть структурные подразделения, то сначала разрабатываются их номенклатуры дел. Затем на их основе - сводная номенклатура (номенклатура дел организации). Таким образом, номенклатура дел отдела кадров - это раздел сводной номенклатуры дел предприятия.

Номенклатура дел отдела кадров (см. приложение) составляется по установленной форме, содержащейся в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу, которая заполняется с некоторыми особенностями.

Пример оформления номенклатуры дел(фрагмент)

В графе указываются делопроизводственные индексы дела.
Индекс дела включает:
- индекс структурного подразделения по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
- порядковый номер внутри дела данного структурного подразделения или направления деятельности.
Таким образом, индекс дела состоит из двух частей, показывая, в каком структурном подразделении оно сформировано. Например, 04-04, где 04 - индекс структурного подразделения - отдела кадров, 04 - порядковый номер дел в данном подразделении, например, "Приказы по личному составу"

В графе указываются заголовки дел в определённой последовательности.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью входящих в дело документов.
Так, сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчётные документы, затем - остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов

Количество ед. хр.

Графа заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год сформированы и стал известен их объём

Срок хранения и № статей по перечню

При заполнении этой графы после проставления сроков хранения дела необходимо дать ссылку на соответствующую статью Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

В графе проставляются различные отметки, например: о заведении дел, о переходящих делах, об уничтожении дел, их изъятии, утрате и т. п.

В конце мая общее число листов, помещенных в дело, составило уже 207 штук. Согласно правилам в одно дело может быть помещено не более 250 листов. Что делать, если их наберется больше?

Действительно, есть правило, что в одно дело помещается не более 250 листов. В ситуации, когда в течение года создается большее число документов, необходимо формировать новый том. При этом в конце года нужно будет заполнить графу 3 «Количество ед. хр.», т. е. количество дел.

В этом случае в графу 3 вносятся данные о крайних датах документов каждого тома, например:
Т. 1. 11.01-30.06.2009
Т. 2. 01.07-29.12.2009.

В графе 5 «Примечание» проставляется отметка « Переходящее » для переходящих дел, которые ведутся в течение нескольких лет (личные дела, трудовые договоры, дела с локальными нормативными актами, например правилами внутреннего трудового распорядка, трудовые книжки и др.). В эту графу также вносится информация о формировании дел: как только в дело подшивается хотя бы один документ, в графе «Примечание» напротив заголовка дела делается запись: « Заведено ». Внесение таких записей необходимо для контроля и учета.

Если в течение года появляются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, необходимо в конец номенклатуры внести новую запись - заголовок дела, отражающий состав и содержание новых документов.

Наш совет
При оформлении номенклатуры дел оставляйте в каждом ее разделе резервные номера (свободное место). Их можно будет использовать в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре, но сформированных в течение календарного года

В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в кадровой службе и поступающие в это подразделение от работников организации, других подразделений, руководства, кроме печатных изданий. Включаются в номенклатуру дел и учетные документы, в т. ч. учетные и регистрационные журналы, картотеки, базы данных.

В деятельности кадровой службы формируются следующие документы:
• локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положения о защите персональных данных работников, о системе оплаты труда, об отделе кадров, должностные инструкции и др.);
• распорядительные документы (приказы по личному составу, приказы, распоряжения по основной деятельности и др.);
• договорные документы (трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, соглашения);
• учетные документы по личному составу (личная карточка Т-2 или Т-2ГС (МС), личные дела, если они ведутся в организации, списки работников, учетные и регистрационные журналы, например журналы регистрации приказов, трудовых договоров, журналы учета отпусков, командировок и др.);
• информационно-справочные (документы, являющиеся основаниями для издания приказов по личному составу (заявления, докладные и объяснительные записки и др.), переписка по кадровым вопросам, справки и др.);
• персональные документы работников (копии документов, удостоверяющих личность работника, его квалификацию, заключения (справки) о состоянии здоровья и др.);
• документы, создаваемые коллегиальными органами (протоколы заседаний аттестационных и конкурсных комиссий, акты и др.).

Приведенный перечень не является исчерпывающим, но он дает представление, какие комплексы документов составляют понятие «документы по личному составу» и что должна включать номенклатура дел кадровой службы.

Чтобы правильно составить номенклатуру дел отдела кадров организации, нужно знать правила формирования дел, поскольку именно они определяют состав документов и структуру самого заголовка дела.

Самое важное, что нужно учитывать при формировании дела, - это сроки хранения документов, поскольку в одно дело можно помещать только документы, имеющие одинаковый срок хранения.

Правило
Если в одно дело необходимо поместить документы с разными сроками хранения, делу необходимо присвоить тот срок хранения, который является максимальным для документов данного дела

Основным нормативным актом для определения сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (далее - Перечень).

В указаниях по применению Перечня сказано, что временные сроки хранения применяются всеми организациями. При этом сроки могут быть увеличены организацией, а вот снижение сроков хранения документов не допускается. Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение в соответствующие архивы.

Для организаций, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений, предусмотрен следующий порядок хранения документов, для которых в Перечне установлен постоянный срок хранения:

Порядок хранения документов

Отметка «ЭПК» («Экспертно-проверочная комиссия»), проставленная в Перечне к отдельным видам документов, подразумевает, что для них срок хранения не установлен окончательно. Часть таких документов может иметь научно-историческое значение, и, следовательно, для какой-то части документов дела срок хранения может быть продлен.

Отметка «ДМН» («До минования надобности») означает, что содержащиеся в деле документы имеют только практическое значение и хранятся

в организации до тех пор, пока не отпадает в них надобность (но не менее одного года).

Например, срок хранения «До минования надобности» установлен приказом (распоряжением) по основной деятельности, присланным для сведения. Поскольку приказы (распоряжения) по основной деятельности службы кадров получают в копиях из службы делопроизводства, эти документы в кадровой службе должны составлять отдельное дело со сроком хранения «ДМН». Подлинники этих приказов хранятся в службе делопроизводства организации, составляя самостоятельное дело в номенклатуре дел, и имеют срок хранения «Постоянно».

Заголовок дела в этом случае формулируется следующим образом: «Приказы общества по основной деятельности. Копии» или: «Распоряжения главы города по основной деятельности. Копии». Конкретные наименования организаций в заголовок дела не включаются, вместо них используются нарицательные слова, обозначающие тип организации: предприятие, компания, общество, администрация и др. Включение слова «Копии» в заголовок дела, если в него помещаются не подлинники, а копии документов, является обязательным.

Обратите внимание!
Таблицу приказов по личному составу с указанием сроков хранения см. на www.pro-personal.ru

Итак, приказы (распоряжения) по личному составу согласно Перечню подразделяются на два массива: со сроком хранения 75 лет ЭПК и со сроком хранения 5 лет.

Перечень определяет состав приказов (распоряжений), попавших во вторую группу. Это приказы (распоряжения) о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутри-российских командировках.

Указанные приказы имеют срок хранения 5 лет. Из этого следует, что все остальные приказы (распоряжения) по личному составу имеют срок хранения 75 лет ЭПК и соответственно должны выделяться в отдельный массив и помещаться в отдельное дело.

Какие именно приказы (распоряжения) относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет?

Нормативные документы не дают ответа на этот вопрос, но исходя из длительного срока хранения этих документов можно утверждать, что это те приказы (распоряжения), которые в дальнейшем могут использоваться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан, т. е. для получения информации о трудовом стаже, заработной плате, наградах и др.

Тематику приказов (распоряжений) по личному составу можно определить примерно следующим образом:
• прием на работу (назначение или избрание на должность, заключение трудового договора);
• увольнение (прекращение трудового договора);
• перевод на другую работу;
• поощрение работников;
• установление размера оплаты труда (надбавок к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и др.), доплат);
• предоставление отпусков без сохранения заработной платы;
• предоставление отпусков по уходу за ребенком;
• изменение персональных данных работника (в связи с вступлением в брак, расторжением брака, изменением имени и др.);
• присвоение классного чина государственным (муниципальным) служащим;
• направление в загранкомандировки;
• направление в длительные командировки внутри страны;
• прохождение практики студентами (если в этот период им выплачивается заработная плата и уплачиваются страховые взносы в ПФР).

Обратите внимание!
Нельзя все приказы (распоряжения) по личному составу помещать в одно дело

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются на два массива по срокам хранения - 75 лет ЭПК и 5 лет, - кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно.

Заголовки этих приказов могут быть сформулированы следующим образом:
«Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.)» (со сроком хранения 75 л. ЭПК, ст. 6б Перечня);
«Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.» (со сроком хранения 5 лет, ст. 6б, прим. 2 Перечня).

Если в организации ошибочно все приказы (распоряжения) по личному составу помещаются в одно дело, то при передаче на архивное хранение такие дела необходимо будет переформировывать.

К важной категории документов по личному составу относятся трудовые договоры и соглашения об изменении трудовых договоров. Если в организации на работников ведутся личные дела, то трудовые договоры, как и соглашения об их изменении, помещаются в личные дела работников. Если личные дела не ведутся, необходимо формировать отдельное дело под заголовком «Трудовые договоры, соглашения с работниками» (срок хранения - 75 лет ЭПК, ст. 338 Перечня).

При большой численности персонала, возможно, придется сформировать несколько дел с таким названием и разделить трудовые договоры по алфавиту фамилий, например:
« Трудовые договоры, соглашения с работниками (А - К) (том 1) »;
« Трудовые договоры, соглашения с работниками» (Л -Я) (том 2) ».

Поскольку соглашение об изменении трудового договора является его неотъемлемой частью, заключаемые с работником соглашения об изменении трудового договора необходимо приобщать к соответствующим договорам.

Дела с трудовыми договорами работающих сотрудников будут являться переходящими, о чем необходимо сделать отметку в графе «Примечание» номенклатуры дел.

Как поступать с трудовыми договорами работников, уволенных в календарном году?

При увольнении работника из организации его трудовой договор вместе с соглашениями об изменении договора необходимо изъять из дела с действующими трудовыми договорами и поместить в отдельное дело «Трудовые договоры с уволенными работниками» (срок хранения - 75 лет ЭПК). Такое дело будет формироваться в организации также ежегодно.

Если количество увольняемых достаточно велико, то в течение года нужно сформировать несколько дел (томов) с трудовыми договорами уволенных работников. Их необходимо разделить по алфавитному принципу, т. е. так же, как и действующие трудовые договоры.

Штатное расписание оформляется по унифицированной форме № Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данной формой предусмотрен гриф утверждения штатного расписания приказом руководителя.

Приказ об утверждении штатного расписания является приказом по основной деятельности, а само расписание будет являться приложением к нему. Подлинники приказов по основной деятельности вместе с приложениями, как правило, составляют дело, формируемое в службе делопроизводства. И на практике отдел кадров получает штатное расписание в копии.

Этот документ может быть помещен в дело с приказами по основной деятельности, но поскольку со штатным расписанием кадровая служба работает постоянно, оно может быть выделено в самостоятельную единицу хранения. Заголовок дела в этом случае должен быть сформулирован следующим образом: « Штатноерасписание и изменения кинему. Копии ».

Еще одна особенность формирования дел связана с личными карточками работников (унифицированная форма № Т-2). Личная карточка - основной учетный документ в системе кадровой документации.

Основным правилом хранения данных документов является то, что личные карточки должны составлять самостоятельный массив.

Правило
Личные карточки включать в состав личных дел нельзя

Личные карточки работающих сотрудников составляют картотеку, формируемую по алфавиту фамилий либо по структурным подразделениям, а внутри этих разделов - по алфавиту. Для отражения данных документов в номенклатуру дел вводится позиция «Личные карточки работников (форма Т-2)» с отметкой «Переходящее» в графе «Примечание».

Как поступать с личными карточками работников, уволенных в календарном году?

При увольнении работника личная карточка закрывается и перемещается в дело «Личные карточки уволенных работников».

Такие карточки помещаются в специальную папку с клапанами, не имеющую крепления (чтобы не делать отверстий в карточках с помощью дырокола), по алфавитному принципу или переплетаются. Если карточки переплетаются, следует иметь в виду, что левое поле этого документа очень узкое и нужно следить, чтобы часть записей не попала в переплет.

Если личных карточек в течение года набирается большое количество и они не помещаются в одну папку, их нужно разделить на несколько дел по алфавитному принципу так же, как и трудовые договоры.