Журнал выдачи заработной платы образец - Новое за день

Времени работы и размера заработной платы. далековато не всех бизнесменов устраивает ситуация, когда заработную плату нужно выплачивать по два раза в месяц и тем самым отвлекать имеющиеся обратные средства. Если в организации действует профсоюз либо есть избранные представители от работников, то следует учесть его позицию. Сроки выплаты работникам стимулирующих выплат, начисляемых за месяц, квартал, год либо другой период могут быть установлены коллективным контрактом, локальным нормативным актом.

В правом верхнем углу бланка нужно заполнить код окпо на базе справки статистики. Для этого оформите приходный кассовый ордер по форме ко-1 приходный кассовый ордер (форма утверждена постановлением госкомстата рф от г. Кассиром записываетсявид документа, который был нужен дополнительно, при выдаче валютной суммы, к примеру, паспорт либо доверенность. журнальчик учета выдачи справок о заработной.

Обычно ее выплачивают после того, как сотрудники соблюли определенные условия, к примеру, перевыполнлибо плановые задачки на определенную величину. Законодательство устанавливает штрафы для бухгалтеров и компаний в согласовании со статьей 236 тк рф и 5. (в том числе предназначенных для выдачи заработной платы.). Для этого он должен подать заявление в бухгалтерию, указав нужные банковские реквизиты. А за задержку выплаты заработной платы работодатель несет ответственность перед работниками. Он инспектирует корректность ее дизайна и наличие всех подписей.

Кадровик Плюс

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации (или индивидуальным предпринимателем) для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел и пр.). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником. Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета больничных листов или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Сотрудник кадровой службы может самостоятельно определить наиболее удобное оформление регистрационной формы. Это может быть как вертикальное (книжное) расположение страниц, так и горизонтальное (альбомное), в зависимости от количества информации, которую необходимо отразить на одной странице.

Обязательные реквизиты - название регистрационной формы, название организации, даты начала и окончания ведения формы, срок ее хранения. На лицевой или оборотной стороне обложки обязательна подпись лица, ответственного за ведение данного журнала (учетной книги). Это лицо назначается специальным приказом руководителя организации. Кроме того, проставление подписи ответственного лица может быть предусмотрено на каждой странице журнала (в виде колонтитула) или на последней его странице. Если ответственный за ведение регистрационной формы увольняется или переводится на другую работу, приводятся сведения о новом работнике.

Регистрационные формы заполняются чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего (черного, фиолетового) цвета без подчисток и исправлений корректором, четким, понятным почерком. Случайно допущенные ошибки могут исправляться специально оговоренным способом. Например, при наличии в журнале (учетной книге) графы "Примечания" неверная запись зачеркивается одной чертой, затем в той же графе заносится правильная запись. В графе "Примечания" указывается: "Исправлено в графе такой-то", ниже ставится подпись лица, ответственного за ведение регистрационной формы, расшифровка и дата. Если в регистрационной форме нет графы "Примечания", то неверная запись не зачеркивается, а в той же графе, где была допущена ошибка, ниже констатируется: "Запись за номером таким-то недействительна" и вносится правильная запись.
После заполнения последней страницы регистрационной формы документ сдается в архив организации.

Для основных журналов установлены следующие сроки хранения (Перечень типовых управленческих документов. образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой РФ (Росархив) 6 октября 2000 г.):

журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников - 75 лет;

журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров - 75 лет;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - 50 лет;

журналы (книги) учета командировок и выдачи командировочных удостоверений - 5 лет;

журналы (книги) учета отпусков - 3 года;

журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы - 3 года.

Сколько времени хранить другие регистрационные формы, решает руководитель организации.

Наиболее распространенными регистрационными журналами в организациях являются:

Журнал регистрации локальных нормативных актов

( можно вести в электронном виде, рекомендуется распечатать журнал после внесения в него изменений)

Вас попросили выдать справку

Часто в отдел кадров обращаются работники с просьбой выдать справку о трудовом стаже, размере зарплаты, времени отпуска. Справки могут понадобиться для предъявления в банк, в фирму, где сотрудник работает по совместительству, в посольство, в пенсионный фонд и многие другие организации. Выдача справок - это важная часть кадровой работы. Поэтому у кадровиков сложилась определенная практика их оформления и учета. Давайте посмотрим, как правильно работать со справками.

Часто в отдел кадров обращаются работники с просьбой выдать справку о трудовом стаже, размере зарплаты, времени отпуска. Справки могут понадобиться для предъявления в банк, в фирму, где сотрудник работает по совместительству, в посольство, в пенсионный фонд и многие другие организации. Выдача справок - это важная часть кадровой работы. Поэтому у кадровиков сложилась определенная практика их оформления и учета. Давайте посмотрим, как правильно работать со справками.

Справка - это документ, подтверждающий определенные факты или события. А какие факты может подтвердить кадровик по месту работы гражданина? Разумеется, те, что связаны с трудовыми отношениями.

Во-первых, что этот человек действительно работает в данной организации и занимает определенную должность. Во-вторых, что он получает определенную зарплату. В-третьих, что отпуск у него запланирован на конкретный период года. Может понадобиться подтверждение и других обстоятельств. Например, что сотрудник, у которого есть ребенок-инвалид, не воспользовался дополнительными днями отдыха, положенными ему по закону (ст. 262 ТК РФ). И на этом основании выходные может взять другой родитель ребенка по месту своей работы.[1] Или что гражданин, давно уволившийся из организации, действительно когда-то в ней работал.

Все эти справки относятся к справкам личного характера. Но есть и другая разновидность справок - служебные. В них отражаются события и факты, касающиеся работы структурного подразделения или организации в целом. Например, вышестоящая организация обратилась к нижестоящей с просьбой дать справку о количестве уволенных и принятых работников за год, чтобы проанализировать текучесть персонала. Однако сотрудникам отдела кадров чаще всего приходится выписывать личные справки.

Справка оформляется на стандартном листе бумаги формата А-4 (иногда используется меньший формат - А-5). Поскольку часто приходится выдавать однотипные справки, советуем вам разработать специальные бланки для справок с частично внесенной в них информацией и пустыми строками, в которые вы будете вписывать нужные данные[2]. Образцы этих трафаретных бланков можно сделать приложениями к инструкции по делопроизводству вашей фирмы[3]. Там же, в инструкции, целесообразно отдельной главой закрепить правила оформления справок и их учета. Примеры оформления справок по различным вопросам представлены на стр. 41.

Зачастую сотрудники обращаются в отдел кадров за справкой о заработке (доходе), которая нужна им для предъявления в кредитную организацию. Такая справка требуется, например, для оформления кредита на приобретение дорогостоящих товаров или жилья. Обычно банк сам предоставляет установленную форму справки, в которую нужно вписать нужные данные или принимает справку о зарплате в свободной форме. Но иногда требуется справка по форме № 2-НДФЛ*. В этой справке по месяцам года отражаются все полученные сотрудником доходы вместе с налоговыми вычетами. Если сотрудник просит именно такую форму, он должен обратиться в бухгалтерию. Если же справка о зарплате оформляется и выдается в отделе кадров, не забывайте: на ней обязательно должна стоять подпись главного бухгалтера.

* -Форма справки о доходах физического лица утверждена Приказом ФНС России от 25 ноября 2005 г. № САЭ-3-04/616@.

Куда бы ни направлялась справка, в ней должны присутствовать обязательные реквизиты, без которых этот документ не имеет юридической силы. Вот они:

• наименование организации, выдавшей справку. Данные об организации указывайте полностью, без сокращений;
• наименование организации,в которую направляется справка (адресат). Располагается в правом верхнем углу справки. Если наименование адресата в точности неизвестно (например, сотрудник просит справку для военкомата, но не называет полное наименование этого учреждения), можно не указывать адресата в верхней части документа, а написать в тексте самой справки, куда она предназначается. Например: «Справка дана для предъявления в военкомат»;
• регистрационный номер и дата выдачи. Справка, как и любой другой документ, должна иметь регистрационный номер и дату выдачи. Без этих данных справка считается недействительной;
• подпись. Справки подписывает руководитель организации или лицо, которому такие полномочия переданы приказом руководителя. На практике справки, выдаваемые сотрудникам для представления в сторонние организации, подписывает начальник отдела кадров. Если в справке содержатся сведения финансового характера, на ней обязательно должна стоять подпись главного бухгалтера;
• печать. На справке ставится круглая печать организации или печать отдела кадров. Оттиск печати должен захватывать наименование должности, но не заходить на подпись.

Справки учитывают в специальном журнале или книге. Законодательство не требует, чтобы такой журнал обязательно присутствовал в отделе кадров, однако, советуем вам все же завести его. Эта регистрационная форма поможет вам четко фиксировать каждый случай выдачи справки, чтобы впоследствии избежать претензий со стороны сотрудников по поводу того, что справка им не выдавалась. В журнале учета справок обязательно нужно выделить графу для личной подписи работника в получении справки. Кроме того, необходимо фиксировать в нем дату выдачи справки, ее краткое содержание, кому она выдана и в какую организацию должна быть предоставлена.

Валентина МИТРОФАНОВА, кандидат экономических и юридических наук, ведущий консультант компании NS Consulting:

- Лучше всего оформлять справки на официальном бланке организации, ведь на нем присутствуют все необходимые реквизиты - наименование фирмы, юридический адрес, телефоны, факс, почтовый адрес и адрес электронной почты. Не забудьте о том, что в справке обязательно должна содержаться ссылка на документ, подтверждающий запрашиваемый факт (приказ о приеме на работу, приказ о переводе, трудовой договор и т. п.). Вот пример: «Попов Геннадий Петрович был принят на работу в ЗАО "Ветер" 12 апреля 2004 г. (приказ от 12.04.2004 № 112-ок) и работает по настоящее время».

Обложка журнала учета справок оформляется на листе плотной бумаги формата А4. На ней отражается наименование организации и название журнала, а в правом нижнем углу отводятся две строки для дат его начала и окончания. Подпись сотрудника, ответственного за ведение журнала, ставится на обложке журнала, на последней или на каждой его странице. На стр. 43 вы найдете образцы обложки журнала и его страницы с записями о выданных справках.

Завершая разговор, напомним, что копии выданных справок целесообразно оставлять в отделе кадров. Ведь у сотрудников, получивших справки, или у руководства могут возникнуть вопросы, ответов на которые вы не найдете в регистрационном журнале. Например, об указанном в справке уровне зарплаты, о реквизитах документов, упоминаемых в справке, о периоде трудового стажа. Кроме того, копии справок являются отчетом о выполненной вами работе.

Как оформить справку, если в ней получается больше одной страницы?

А. Порошина,
менеджер по персоналу (г. Тверь)

Если информация, которая должна содержаться в справке, не умещается на одну страницу, нужно оформить ее на нескольких страницах, при этом руководствоваться общими правилами оформления многостраничных документов. В частности, пронумеровать все страницы, начиная со второй. В этом случае номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего поля листа. Такое требование установлено в пункте 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003. * Кроме того, для исключения подмены или утраты страниц в документах, составленных на нескольких листах, документ прошивают плотной ниткой, выводят концы нитки на оборот последнего листа, приклеивают листочек бумаги, составляют на нем заверительную надпись и скрепляют печатью организации и подписью руководителя. Если справка содержит несколько страниц, только первый лист оформляется на бланке, а последующие страницы - на обычных листах бумаги.

Мария МАЛКОВА,
эксперт журнала «Кадровое дело»

* -Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

[1] Пункт 2 Разъяснения Минтруда России и ФСС России от 4 апреля 2000 г. № 26/34 «О порядке предоставления и оплаты дополнительных выходных дней в месяц одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами».

[2] О том, как создавать бланки документов, читайте в № 1, 2006, стр. 50.

[3] О том, как составить инструкцию по делопроизводству, читайте в № 5-8, 2006.

Какие журналы учета и регистрации нужно вести в кадровой службе

Обязательны ли для ведения следующие книги учета (журналы регистрации): 1. Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности; 2. Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу; 3. Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении; 4. Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков; 5. Журнал регистрации командировочных удостоверений.и какие наказания грозят организации если этих журналов нет.

В данной ситуации все перечисленные в вопросе журналы не обязательны к применению. Следовательно, ответственности за их отсутствие не предусмотрено.

Обоснование
в редакции «Система Кадры»

Из рекомендации Валентины Андреевой, к. и. н. профессора кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия

Какие журналы учета и регистрации нужно вести в кадровой службе

Какие журналы обязательно вести в отделе кадров

В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе. В целом все журналы регистрации направлены на то, чтобы вести учет и структурировать какие-либо:

• факты (ознакомление сотрудников с локальными актами, выдача справок);
• события (проверки на предприятии государственными ведомствами);
• документы (трудовые договоры, личные дела и т. п.).

Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа. Например, по Журналу учета проверок можно быстро определить, когда в последний раз приходил инспектор из Роструда.

Все журналы учета и регистрации, которые применяет кадровая служба, можно разделить:

• на обязательные для ведения;
• на рекомендуемые.*

В отношении журналов, которые носят рекомендательный характер, каждая компания самостоятельно оценивает целесообразность их ведения. Итоговое решение будет зависеть от ряда факторов: численности персонала, особенностей документооборота компании, особенностей построения трудовых отношений с сотрудниками. Очевидно, что если в организации нет материально-ответственных лиц, то Журнал договоров о материальной ответственности ей не пригодится. Если в организации принято знакомить сотрудников с локальными актами путем подписания листа ознакомления, то ей вряд ли понадобится Журнал учета ознакомления с локальными актами.*

Подробнее о журналах, их назначении, об обязательности ведения и о сроках хранения см. таблицу.*

Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Совет: оформлять для командированного сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение с 8 января 2015 года стало не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 ). А с 8 августа 2015 года стало не обязательно вести журналы учета командированных сотрудников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771 ).*

Из справочника: Журналы учета и регистрации