Как правильно написать служебную записку - Все для любопытных

Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Для наглядности покажем основные отличия в таблице.

В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходо вп. 1 ст. 252 НК РФ, например:

• служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременн оПостановление ФАС МО от 16.03.2012 № А40-100845/10-4-498;
• для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометр аподп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, п. 1 ст. 252. На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показани йПисьмо ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848;
• объяснительная записка может пригодиться:

• <или>для получения вычета по НДФЛ на ребенк аподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ, если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычет ыПисьмо ФНС от 30.07.2009 № 3-5-04/1133@;
• <или>для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документ ыПисьмо Минздравсоцразвития от 20.02.2009 № 194-13.

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документ ап. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ.

Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

Утверждена приказом по ООО «Альфа»
от 27.12.2011 № 123

4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

1. Вверху, в левом углу, напишите название рабочего отдела, из которого поступает информация.
2. В верхнем правом углу укажите адресата, его должность, фамилию, инициалы.
3. В центре или около левой границы листа заглавными буквами напишите название документа.
4. На следующей строке проставьте дату и индекс докладной. Дату пишите арабскими цифрами, например 31.07.13 г. тот день, когда документ был составлен и подписан.
5. Кратко напишите суть докладной записки.
6. Дальше идет, непосредственно, сама информация, которую необходимо донести руководителю.
7. В заключение, проставьте свою должность, фамилию и инициалы, подпись (все на одной строке).

Как уже было сказано, для составления внешней докладной используется специальный бланк. Форма докладной записки включает в себя:

• название организации
• наименование документа
• номер документа и дата составления
• город составления
• адресат (должность, инициалы, фамилия)
• заголовок к тексту (начинается словами «Касательно…», «О…»)
• сам текст докладной записки
• должность, фамилия, инициалы, подпись составителя

Fuzz Мыслитель (9192) 2 года назад

Блин! Скоро вопросы будете задавать типа "Как? ", "А", "А где? ". "Помогите". Люди пишите подробней вопрос.

Теперь по теме: Служебная записка, если подробная должна содержать - преамбулу, основную часть и вывод.

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер). чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности

Отглагольное существительное – имя существительное, образованное непосредственно от глагола.

Например: командирование (от направлять в командировку), компенсирование (от компенсировать), обеспечение (от обеспечивать), повышение (от повышать), заключение (от заключать), назначение (от назначать), изживание (от изживать), представление (от представлять), назначение (от назначать), комплектование (от комплектовать) и др.

Угловое расположение реквизитов заголовочной части докладной записки имеет два вида: фланговое и центрированное. При угловом фланговом расположении заголовочные строки бланка записки начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрированном расположении все реквизиты заголовочной части записки, расположенные в углу листа, выравниваются (центрируются) относительно половины листа документа, т. е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа. Угловой вариант считается более рациональным, так как позволяет экономнее использовать площадь листа бумаги: правый угол документа остается свободным для написания резолюции.

Внешние докладные записки, т. е. направляемые в другие организации, составляются на бланке письма организации по правилам оформления этого документа (приложение 2 ).

Объяснительная записка как разновидность информационно-справочного документа хорошо знакома не только сотрудникам кадровой службы, но и другим работникам организации. В большинстве случаев она составляется при нарушении трудовой дисциплины, хотя может создаваться и по вопросам основной деятельности.

Объяснительная записка - это документ, составляемый с целью пояснить отдельные положения основного документа (плана, проекта, отчета, задания, разработки) либо объяснить причины какого-либо события, происшествия, факта, поступка или поведения отдельных лиц (например, при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях дисциплины труда, причинении материального ущерба работодателю).

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз - как объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий». В Перечне документов с указанием сроков хранения объяснительная записка тоже упоминается всего один раз (табл. 2 ).

Согласно ст. 193 ТК РФ письменные объяснения работника обязательно сопровождают документирование привлечения его к дисциплинарной ответственности. На практике работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. Этот документ служит работодателю одним из оснований для оценки тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Объяснительная записка, как правило, состоит из двух разделов:
• первый называет факты, послужившие поводом к ее написанию;
• второй излагает причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

Служебная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога "о" и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: "о направлении Петрова В.К. в командировку ".

В тексте служебной записки выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст служебной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - выводы и предложения с конкретных действиях; которые необходимо предпринять, по мнению составителя служебной записки.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Служебными записками линейных руководителей обосновывается экономическая необходимость или возможность заключения договоров. В служебной записке необходимо указать наименование работ, дату и время их проведения, а также сотрудника, который к ним привлекается приложение 1. А между тем этот элемент документооборота обладает недооцененным потенциалом для развития бизнеса. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес».

Начальнику Производственного отдела Иванову В.К. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 17.01.13 № ___ В связи с изменением производственных мощностей нового оборудования в помещении № ___. прошу направить специалиста для дальнейшего устранения неполадок.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

Должностная записка образец скачать - Знакомим с информацией

Работающим в разных сферах деятельности гражданам часто приходится сталкиваться с непредвиденными ситуациями, поэтому их интересует ответ на вопрос, как написать служебную записку, и где взять образец? Этот документ является одним из самых востребованных и распространенных способов. В данной статье мы расскажем, как правильно написать служебную записку и предоставим для ознакомления образец служебной записки. Данный документ является прямым доказательством факта, что специалист, обнаружив проблему в рабочем процессе, за который он отвечает, оперативно осветил ее руководству. В ситуациях, когда специалист не в состоянии самостоятельно справиться с возникшей непредвиденной ситуацией и с помощью служебной записки выносит ее на разрешение иными специалистами, он этим действием снимает с себя ответственность за некачественное или несвоевременное решение проблемного вопроса. Определенной формы служебной записки не установлено, поэтому бумага составляется в произвольной форме и передается руководству, как на бумажном носителе, так и посредством электронных средств связи. Оформление служебной записки Мы с вами выше разобрались, в каких случаях необходимо написать и подать руководству служебную записку. Теперь рассмотрим пример составления рассматриваемого нами документа, и как мы говорили выше, специального бланка служебной записки не предусмотрено, но общепринятые требования к содержанию документа имеются. Необходимо написать фамилию, имя, отчество, должность лица, на имя которого составляется служебная записка. Или описывает ситуацию, с которой он сам справиться не в состоянии и для этого требуется помощь других специалистов. Или автор служебной записки проговаривает действия, которые он ожидает от должностного лица, на имя которого подается документ. Данным шаблоном служебной записки в случае необходимости может воспользоваться каждый работающий гражданин. Как написать служебную записку — образец и пример написания Давайте рассмотрим на конкретном примере, как пишется служебная записка образец. В изложенном ниже примере содержится текст служебной записки, который можно взять в качестве образца при написании деловой бумаги. Пример служебной записки Ниже мы приведем пример написания служебной записки на бумаге, где субъект обращения и юридическое лицо, к которому адресована служебная записка, а также суть проблемы — вымышлены. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА С 13 июля 2015 года в горячем цеху предприятия пришла в негодность печь, и для исправления поломки требуется приобрести запчасти из списка, который прилагается ниже. Суммарная стоимость деталей и работ по устранению поломки составляет 15700 пятнадцать тысяч семьсот рублей 00 копеек. В настоящее время лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования израсходован, а требующихся деталей в наличии не имеется. С уважением, начальник горячего цеха Оноприенко Валерия Викторовна. Оформление служебной записки в электронном виде Во многих организациях существует обмен информацией посредством электронной связи, поэтому при помощи электронной почты упрощается подача служебной записки. Подобный документооборот внутри предприятия имеет очевидный плюс — это оперативность рассмотрения обращений сотрудников. Как написать служебную записку в электронном виде? Документ не имеет существенных отличий от классического варианта на бумаге. Образец служебной записки в электронном виде почти ничем не отличается от рассмотренного выше примера. Существенная часть служебной записки в электронном виде будет аналогичной нашему примеру. В частности, описание произошедшей ситуации и комплекс предложений, вносимых сотрудником на рассмотрение. Отличие все же будет — в служебной записке не нужно будет указывать адресата. В электронном письме в строке «Адрес» вы укажете имя пользователя, которому адресован документ. В случае если на весь отдел имеется только один электронный адрес, то в строке «Тема» потребуется указать получателя, то есть ФИО должностного лица, кому направляется служебная записка. Вдобавок, при использовании электронной почты собственного почтового ящика часто уже имеется подпись, которая в автоматическом режиме вставляется в текст. Это существенно экономит время, в частности, когда пишется служебная записка. В случае если ваш электронный ящик не позволяет провести идентификацию отправителя к примеру, когда на предприятии электронный ящик одинто в конце письма необходимо указать свою должность и ФИО. Не забудьте, что при отправке документа по электронной почте важно запросить уведомление о том, что отправленное вами письмо прочитано адресатом. Для этого поставьте галочку в соответствующем окне. Такое уведомление — доказательство того, что вы в определенное время на самом деле отправили служебную записку конкретному должностному лицу. По большей части эта больная тема касается женщин, воспитывающих. Наши юристы ответят на ваши вопросы О НАСНа нашем сайте вы можете найти ответы на юридические вопросы, получить консультации юристов и практикующих адвокатов.

Как написать докладную записку?

Все права защищены.
При использовании материалов сайта ссылка на gentlemanstory.net обязательна!

Служебная записка о списании материальных ценностей образец

Просто напишите служебную записку о подмене пожарного рукава в связи с. Это позволяет существенно сберечь время, в том числе и на написание служебной записки. Можно написать прошу вас восполнить мне валютные средства в сумме 30000 руб. эталон служебной записки от подразделения проректору. Объясняем предпосылки пояснительная записка - это документ, объясняющий предпосылки какого-или деяния, факта, происшествия.

Служебная записка, как самостоятельный вид документа, отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (окуд). И жуков в образцеслужебнойзапискисписание ос и тмц анфилова смотрится еще более неприглядно! к примеру, на основании служебной записки может быть издан приказ, составлен акт или оформлено соглашение меж 2-мя сторонами. Уберите гриф утверждаю и оформите дополнительно акт списания - только и всего.

Всегда иметь под рукою несколько образцов разных записок или создать для. Завхоз, должность которого на данный момент именуется заместитель директора по административно хозяйственной части, написала служебнуюзаписку. Я желаю устроится на работу спец по хозяйственной части, как оформлять заявление? Служебной записки проректора (ов) по нижеприведенному эталону. Для передачи техники во вторичный фонд нужно написать служебную записку на имя ректора. В служебной записке о повышении в должности излагается просьба о рассмотрении кандидатуры (указывается рекомендуемое лицо, должность стаж работы, награды и т.

Как написать служебную записку, чтоб выплатили средства за курсы увеличения квалификации? С таким вопросом временами приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности. Они дают более правильное представление о сущности. В этой статье можно поглядеть эталон наполнения акта о списании. Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку, во 2-ой части приведены эталоны дизайна служебных записок. Хотя сначала может быть пройти малость безвозмездных уроков здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как прописать послание в компанию, коя не отвечает на послание? Заявление о согласии на отзыв из каждогоднего.

Что такое служебная записка: образец написания?

В делопроизводстве любого предприятия часто нужен пример служебной записки. Этот документ едва ли не самый распространенный. Есть ли общепринятая форма записки? Как правильно ее составить?

Такой вид записки предназначен для внутреннего документооборота. Его основная задача — оптимизировать производственные процессы. Сотрудники часто используют такой бланк, чтобы быстро и эффективно обращаться друг к другу для решения текущих задач.

Типичным поводом к написанию служебной записки будет какая-то производственная проблема. Но ее же можно составить и для того, чтобы внести предложение по делу. Еще один способ применения: форма используется для того, чтобы согласовать действия разных специалистов и целых отделов.

Можно было бы сказать, что в некоторых случаях проще обойтись без составления служебной записки. Но с нею действия работников предприятия приобретают официальный характер. Такой бланк подтверждает, что специалист предпринимал какие-то шаги для решения текущей задачи. Порой образец служит свидетельством, что работник привлекал к проблеме коллег. Это поможет избавиться от груза ответственности, если возникнет конфликтная ситуация.

Важно знать, что служебная записка носит информационно-справочный характер. Ее применяют для освещения деловых вопросов. Часто она необходима для связи между подразделениями, когда проблема находится в компетенции другого ведомства. При этом к ней прибегают отделы или сотрудники, которые находятся в равнозначном должностном статусе.

Перед тем как написать служебную записку, стоит изучить примеры. Как таковой, шаблон документа не установлен законом. Его можно писать в произвольном виде. Однако в образец обязательно включают определенные сведения:

• кому адресован бланк;
• название и номер документа;
• суть проблемы;
• предложения по ее решению;
• данные об авторе служебной записки.

Указывая адресата, необходимо написать не только его ФИО. Здесь важно назвать должность человека, кому направляется документ. Аналогичным образом обозначается и автор служебной записки: пишется его ФИО и занимаемая должность.

Традиционно образец носит такое название, которое отражает суть вопроса. Например, если необходимо отремонтировать оборудование, можно написать «О ремонте техники». Далее по тексту уточняют, в чем заключается проблема. После приходят к выводам, как можно разрешить ситуацию.

Современные предприятия зачастую готовы предложить собственный бланк для такого документа. В таком случае во внутреннем обороте будет использоваться установленная форма. Ее обязательно регистрируют в специальном журнале, для чего и предусмотрен порядковый номер. Далее он может пригодиться, чтобы отследить ход решения рабочей задачи.

Если сотрудник только поступил на работу, ему сложно понять, чем отличается текст служебной записки. Ведь во внутреннем документообороте используются разные виды бумаг. Кроме служебной, бывает еще докладная и объяснительная записка.

Как уже было сказано, такая форма применима для общения между сотрудниками/отделами одного должностного статуса. Если же необходимо подать документ главе отдела, руководству всей организации, пора искать информацию о том, как составить правильно докладную записку.

Подобная бумага может выступать в роли донесения, когда нужно проинформировать начальство о каком-то инциденте. Порой ее превращают в регулярный способ общения, если необходимо постоянно передавать сведения о ходе решения определенной задачи.

Форма докладной записки тоже не установлена законом. Оформляют ее таким же образом, как и служебную. Но в данном случае текст может состоять не из двух, а из трех частей. К примеру, сначала податель описывает ситуацию либо проблему. Далее он анализирует ее, предлагая разные модели выхода из сложившегося положения. В завершающей части можно излагать конкретные выводы. Порой аналитическая составляющая выпадает: тогда можно переходить от изложения фактов к предложениям.

Во внутреннем делопроизводстве используется еще один вид документов. Это форма, которая называется объяснительной запиской. О специфике ее применения говорит ее название. Данная бумага составляется, когда работник хочет или должен дать какие-то разъяснения по ситуации/проблеме.

Оформление объяснительной записки происходит по тому же принципу, что и составление служебной либо докладной. Она всегда подается вышестоящему лицу. Чаще всего ее применяют, когда нужно, чтобы сотрудник объяснил причины своего проступка. Такой документ необходим, если предстоит применить к подчиненному дисциплинарное взыскание.

Все виды записок могут использоваться на предприятии не только в бумажном виде. Если присутствует электронный документооборот, во многом задача по их написанию упрощается. Чаще всего в таком случае в отдельной папке хранят все необходимые образцы, а отдельно сохраняют поступающие в работу документы.