Категория: Бланки/Образцы
В настоящее время существует три вида регистрационных форм:
На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства:
– количество входящих, исходящих и внутренних документов;
– наличие документов, требующих строгого учета;
– принятая в организации система делопроизводства (централизованная, децентрализованная);
– возможность использования компьютерных технологий обработки документов.
При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационный журнал. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах (рис. 15,16,17).
Журнальная форма регистрации, введенная еще при Петре I и закрепленная Генеральным регламентом 1720 года, наиболее надежна и рекомендуется:
– при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов;
– в секретном делопроизводстве (в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными);
– тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании (аттестаты, дипломы), трудовых книжек, пропусков;
– когда объем документооборота невелик (порядка 500 в год).
Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела и имеет ряд существенных недостатков:
1) журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, то есть в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационный номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса;
2) нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения, например канцелярии, в другое неизбежна повторная регистрация, так как сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ;
3) при большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, так как при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат;
4. значительно затрудняется ведение срокового контроля исполнения документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.
Состав реквизитов, перечисленных в журнале регистрации, может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания (фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса). Кроме того, может вноситься количество листов, номер дела (папки), имя файла.
Рис. 15. Журнал регистрации исходящих документов
Более удобной является карточная форма регистрации документов, при которой сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку.
Карточная форма имеет несомненное преимущество перед журнальной. Это однократность регистрации, возможность систематизации карточек, создание контрольной картотеки, возможность использовать для регистрации несколько работников, организация оперативного поиска документов.
Недостаток карточной системы – возможность потери карточек.
Форма карточки (РКК – регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству (рис. 18, 19).
Входящий номер по порядку
Номер и дата поступившего документа, проставленные организацией-автором
Автор документа (от кого поступил документ) и краткое его содержание
Рис. 19. Форма регистрационно-контрольной карточки. Оборотная сторона
Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется организацией. Оно зависит от того, централизовано ли ведение делопроизводства, от количества исполнителей документов, количества справочных картотек.
Как правило, требуется 3 экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом.
В настоящее время ручная карточная система регистрации заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Автоматизированные системы регистрации позволяют заполнять регистрационные формы и одновременно создавать базу данных по документам организации.
В основе компьютерной системы регистрации лежит принцип однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной и той же информации в различных формах и различных базах данных. Данная система регистрации позволяет:
- регистрировать документы на различных рабочих местах;
- объединять сведения о документах в единой базе данных организации;
- организовывать информационно-справочную работу с документами;
- организовывать контроль за исполнением документов.
Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но сведения, вносимые в общую базу данных, позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации (рис. 20,21).
Форма регистрационной карточки, как правило, содержит:
– поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции);
– поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа);
– поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков.
Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.
В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:
– вид документа (так как количество видов документов ограничено);
– автор резолюции - список руководящих лиц организации;
– структурное подразделение - список структурных подразделений;
– исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей: названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях;
– номер дела - связан с номенклатурой дел организации;
– связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).
В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.
Рис. 20. Регистрационно-контрольная карточка (РКК) входящего документа в режиме регистрации (программный продукт «ДЕЛО-Предприятие» )
Рис. 21. Регистрационно-контрольная карточка (РКК) входящего документа в режиме просмотра
Если в организации используется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций - из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются.
Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.
Вопросы для самоконтроля
1. Какие цели преследует регистрация документов?
2. Какие документы подлежат регистрации?
3. От чего зависит выбор системы регистрации?
4. Какие регистрационные формы существуют в настоящее время?
5. Какие реквизиты должны быть включены в регистрационные формы?
6. Как формируется состав регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов?
7. В каких случаях используют журналы регистрации?
8. Чем отличаются друг от друга разные формы регистрации?
9. Каковы недостатки журнальной формы регистрации?
10. Чем характеризуется смешанная система регистрации?
11. В чем состоит основной принцип регистрации?
12. Какие достоинства компьютерных систем регистрации известны вам?
Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется
При регистрации поступившего документа записывается наименование организации – автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации-корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации
Дата и индекс поступления
Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов
Дата и индекс документа
Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа
Заголовок (краткое содержание)
Переносится заголовок, сформулированный на документе
Резолюция или кому направлен документ
Переносится текст резолюции руководителя
Проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа
Отметка об исполнении документа
Кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа
Проставляется индекс дела, в которое помещен документ после исполнения в соответствии с номенклатурой дел
Приложение 8 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях
Примерная форма журнала регистрации входящих документов
Дата поступления и индекс документа
Корреспондент, дата и индекс поступившего документа
Резолюция или кому направлен документ
Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется
При регистрации поступившего документа записывается наименование организации-автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации-корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации
Дата и индекс поступления
Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов
Дата и индекс документа
Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа
Заголовок (краткое содержание)
Переносится заголовок, сформулированный на документе
Резолюция или кому направлен документ
Переносится текст резолюции руководителя
Проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа
Отметка об исполнении документа
Кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа
Проставляется индекс дела, в которое помещен документ после исполнения в соответствии с номенклатурой дел
к Инструкции по делопроизводству
в государственных органах и организациях
Республики Беларусь
^ Примерная форма журнала регистрации входящих документов
Дата поступления и индекс документа
Корреспондент, дата и индекс поступившего документа
Резолюция или кому направлен документ
Календарная шкала регистрационной карточки используется для контроля за сроками исполнения документа. В ней отмечается дата, к которой документ должен быть выполнен.
В графе "Автор документа или корреспондент" записывают название организации, из которой поступил документ, или, если документ исходящий, учреждения, к которому его посылают. При регистрации обращений граждан в этой графе отмечают также фамилия, имя, отчество, домашний адрес заявителя.
Графа "Название вида документа" заполняется в соответствии с названием регистрируемого документа (постановление, приказ, акт, докладная записка и т.д.). При регистрации писем эту графу не заполняют.
В графе "Срок" проставляют дату, к которой должен быть исполнен документ. При регистрации инициативного документа, который направляется в других учреждений, записывают дату ожидаемого ответа. Срок выполнения проставляют так: число, месяц, год (арабскими цифрами), например: 14.02.2009.
Графу "Дата и индекс поступления" заполняют только для входящих документов. В этой графе проставляют дату поступления документа и индекс, присвоенный учреждением-получателем. Сведения переносятся из регистрационного штампа, а после исполнения документа дополняют номером дела по номенклатуре или иным индексом.
В графе "Дата и индекс документа" при регистрации входящего документа проставляют дату документа и индекс, присвоенный ему учреждением-автором. При регистрации исходящего или внутреннего документа в этой графе указывают дату отправления (подписания) и индекс документа.
В графу "Заголовок документа или краткое содержание" переносится заголовок, сформулированный в документе. В случае отсутствия заголовка его следует сформулировать согласно действующих правил. Если заголовок недостаточно полно отражает содержание документа, то в этой графе дополнительно вносят сведения из текста.
В графу "Резолюция или кому направлен, ответственный исполнитель" переносится с документа содержание резолюции (поручения), с указанием фамилии их автора и даты. Из резолюции переносят также фамилия, инициалы ответственного исполнителя, указывают номер его телефона. Эта графа заполняется после предварительного рассмотрения документа. Если на документе резолюция отсутствует, то в этой графе секретарь указывает фамилию, инициалы, если нужно, - должность (структурное подразделение) исполнителя, которому направлен документ, и дату.
В графе "Расписка в получении документа" исполнитель расписывается о получении документа и проставляет дату.
В графе "Отметка об исполнении" кратко записывают, как решен вопрос по сути или указывают дату и индекс документа-ответа. В случаях, когда письменный ответ на зарегистрированный документ не требуется, в этой графе записывают, когда, кем и как решен вопрос, поднятый в инициативном входном документе. Такая запись удостоверяется подписью исполнителя документа с указанием его должности, инициалов и фамилии. В этой же графе указывают индекс дела по номенклатуре, в которой документ будет подшит для дальнейшего хранения.
В карточке, составленной на инициативный исходящий документ, в графе, где речь идет о сроке исполнения, указывают дату получения ответа, дата.
Индекс и краткое содержание письма-ответа, а в некоторых случаях - должность и фамилия лица, подписавшего письмо-ответ. Если письменного ответа не составляли, записывают, когда и какое решение принято по существу рассматриваемого вопроса. Эта запись заверяется подписью непосредственного исполнителя документа с указанием его должности, инициалов, фамилии.
В карточке, составленной на внутренний документ, в данной графе указывают конкретные действия по исполнению документа. Если в процессе выполнения складывался новый документ, отмечают его дату и индекс, должность и фамилию лица, подписавшего документ. Непосредственный исполнитель удостоверяет эту запись подписью с указанием должности, инициалов, фамилии.
На оборотной стороне карточки в графе "Контрольные отметки" фиксируют данные о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. Нередко эта графа используется и для записей, касающихся движения документа, для внесения дополнительной информации по вопросу, содержащемуся в инициативном документе. Графы "Фонд №", "Опись №", "Дело №" заполняются в архиве, куда регистрационные карточки передаются вместе с документами.
От того, насколько квалифицированно и подробно будут заполнены графы регистрационной карточки, будет зависеть в дальнейшем скорость поиска документа как в текущей работе с документами, так и в архиве учреждения.
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
к Инструкции об организации рассмотрения обращений граждан в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации
РЕКОМЕНДУЕМЫЙ ОБРАЗЕЦ
КАРТОЧКА УЧЕТА ПИСЬМЕННОГО ОБРАЩЕНИЯ 1
Регистрационный № _________ дата регистрации «___» ________ 20 __ г.
Вид обращения __________________________________________________
(предложение, заявление, жалоба)
Способ доставки _________________________________________________
(почтовое отправление, интернет-обращение, факс, с личного приема, из дежурной
части, почтового ящика)
Количество листов обращения ___________________ приложений_______
Фамилия и инициалы гражданина __________________________________
Название организации ____________________________________________
___________________ исх. № __________________от «__» ______ 20__ г.
Адрес (почтовый и (или) электронный) для направления ответа или
уведомления ____________________________________________________
Кому адресовано ________________________________________________
Дата, указанная гражданином в обращении __________________________
Классификация по тематике _______________________________________
Характеристики обращения _______________________________________
(повторное, аналогичное, типовое, неоднократное и др.)
_______________________________________________________________
Регистрационные номера связанных по смыслу обращений ________________________________________________________________________________________________________________________________
(текст резолюции, фамилия и инициалы руководителя, дата резолюции)
Сведения об осуществлении текущего контроля ______________________
Наименование подразделения, фамилия и инициалы лица, ответственного за рассмотрение по существу и уполномоченного на подписание ответа
Фамилия и инициалы непосредственного исполнителя, дата получения обращения ______________________________________________________
Принятое по существу обращения решение __________________________
Результат рассмотрения обращения_________________________________
Дата ответа или уведомления «__»_________20__г.
Фамилия, инициалы должностного лица, подписавшего ответ___________
Информация о выезде на место_____________________________________
Результаты служебной проверки____________________________________
Сведения о привлечении к ответственности сотрудников, виновных
в нарушении прав и законных интересов граждан_____________________
Сведения о месте хранения материалов по обращению ________________
Дело № ______, том № ______
к Инструкции об организации
рассмотрения обращений граждан в системе Министерства внутренних дел
Российской Федерации
ЖУРНАЛ
учета письменных обращений граждан 1
________________________________________
Регистрационный номер, вид обращения и способ доставки
Количество листов обращения и приложений
Характеристики обращения
(повторное, аналогичное, типовое,
неоднократное и др.)
Фамилия и инициалы
гражданина, его адрес,
ее адрес, дата и исходящий номер
Классификация по тематике
Краткое содержание обращения,
кому оно адресовано, дата, указанная гражданином в обращении
Резолюции по обращению с указанием их дат, фамилий и инициалов руководителей
Наименование подразделения,
фамилия, инициалы лица, ответственного за рассмотрение по существу и уполномоченного на подписание ответа,
фамилия и инициалы непосредственного исполнителя, дата
и подпись в получении обращения
Информация об осуществлении текущего контроля
Информация о выезде на место
Принятое по существу обращения решение
Результаты рассмотрения
обращения с указанием даты
ответа (уведомления), фамилия
и инициалы должностного лица,
его подписавшего
Результаты служебной проверки
и сведения о привлечении к ответственности сотрудников, виновных в нарушении прав и законных интересов граждан
Сведения о месте
хранения материалов по обращению
к Инструкции об организации рассмотрения обращений граждан в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации
РЕКОМЕНДУЕМЫЙ ОБРАЗЕЦ
КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН
Имя, отчество (последнее – при наличии) ___________________________
Почтовый адрес для направления ответа
(при необходимости) _____________________________________________
Должностное лицо, осуществляющее прием _________________________
(фамилия, инициалы и должность)
Содержание устного обращения____________________________________
Информация о результатах приема _________________________________
