Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: круг обязанностей и образец нормативного документа

Работа секретаря – кропотливая и ответственная, требует серьезной подготовки и незаурядных личных качеств: ума, фсобранности, хладнокровия и самоотверженности. Женщина, способная с ней справляться, как правило, образцовая жена и мать, а шеф ее уважает как ценную помощницу безо всяких пошлостей даже в мыслях. И к составлению должностной инструкции секретаря-делопроизводителя нужно подходить серьезно, а образец этого документа можно скачать прямо на этой странице.

Секретари ведут свою историю с древнейших времен, от доверенных лиц важных персон. Как институт и профессия с определенным кругом обязанностей секретари оформились в первой из древних цивилизаций, провозгласивших главенство закона и равенство всех перед законом – в Древнем Риме.

Римское Secretarius происходит от secret – тайна и значит, что секретарь по своим нравственно-волевым качествам заслуживает полного доверия и посвящен во все дела своего ведомства и шефа. Хороший секретарь чем-то напоминает компьютер: что нужно помнить – запоминает намертво, что нужно сделать – выполняет в точности по указаниям, как компьютер по программе, а что нужно забыть – тут же стирает из своей памяти без возможности восстановления.

Природа разделила мужчин и женщин не только анатомически и физиологически, но и по направлению ума. Мужчины наделены интуицией обобщающей и способностями к стратегическому мышлению, но путаются в мелочах и теряются в каждодневной рутине.

Женщины, даже очень умные, широких перспектив и далеких горизонтов чаще всего не видят. Такие личности, как Маргарет Тэтчер – исключение, подтверждающее правило. Но прекрасной половине рода человеческого дана интуиция проникающая и способность без видимых усилий поддерживать порядок и организовывать текучку.

Именно поэтому секретаршами чаще всего становятся именно дамы. Секретарша скорее всего не глупее шефа, и они дополняют друг друга, составляя единый рабочий орган. На новое место начальник, как правило, берет с собой и свою секретаршу, а если опытная секретарша ушла из фирмы – значит, дела там идут плохо.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя – образец многозначащей лаконичности. Пунктов в ней немного, но за каждым из них кроется широкий круг непростых обязанностей.

Письмо сторонней организации, по сути своей относящееся к компетенции главбуха, председателя совета учредителей или главного инженера, ошибочно адресованное генеральному директору, времени у шефа не отнимет. Ему будет только доложено: «Пал Семеныч, вот это нужно бы к Нине Егоровне, завизируйте перенаправление».

У квалифицированной секретарши посетитель неряшливо одетый, небритый, возможно, раздраженный, но с вопросом по существу к шефу попадет, проинструкированным и настроенным на деловой и конструктивный разговор. А элегантный и обходительный пустопорожний болтун или «разводила» также после короткого общения сам найдет дорогу к выходу с полным пониманием того, что секретарша здесь – тертый цербер и дорогу сюда лучше забыть.

Главное тут вовсе не чай или кофе, которые, кстати, шеф, видя, что секретарша зашивается, скорее всего и сам себе заварит. И не отправка писем, распределение бумаг по кабинетам, не оповещение подчиненных о совещании и пр.

Но вот если требуется найти человека, который срочно нужен, но вдруг оказался неизвестно где, или разузнать поподробнее без огласки о неясной фирме, от которой поступило соблазнительное предложение – тут опытные секретарши иногда такое вытворяют, что и Дэвид Копперфильд с Шерлоком Холмсом переглянулись бы многозначительно.

Секретарь в приемной. Это рабочая должность; для нее достаточно среднего образования. Чаше всего – в небольших фирмах, предприятиях или филиалах, и одна на двоих-троих. Допустим, дверь из коридора, за ней – секретарша, и тут же двери в кабинеты директора и главного инженера.

Секретарь-делопроизводитель (раньше – секретарь-машинистка). Технический специалист со средним специальным по профилю или незаконченным высшим образованием. Большинство секретарей – именно делопроизводители.

Секретарь-референт. Это уже высокооплачиваемый специалист с высшим образованием (или с двумя-тремя: по профилю, финансовым и юридическим) у большого начальника в фирме, ведущей дела с иностранными контрагентами. Претендентам на должность секретаря-референта желательно свободно владеть хотя бы английским, а лучше несколькими иностранными языками. Зачастую референт сопровождает шефа в загранкомандировки, потому что знает законы и особенности делопроизводства за рубежом и может самостоятельно решать сложные организационные и финансовые вопросы.

Любой секретарь назначается на должность непосредственно генеральным директором (секретарь в подразделении – тоже) и подчиняется непосредственно своему шефу. Формально, по закону, все секретари в фирме подчиняются и гендиректору, но де-факто давать указания чужой секретарше считается грубейшим нарушением деловой этики.

Как видим, обязанности секретарей всех уровней сходны, но конкретизировать детально круг обязанностей секретаря сложно, поэтому его работу регламентирует нормативный документ: должностная инструкция секретаря-делопроизводителя. Скачать бесплатно его образец можно по ссылке .

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Должностная инструкция делопроизводителя

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя "______________" (далее - "Организация").

1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.

1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ________________ Организации.

1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Делопроизводитель должен знать:

- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в Организации;

- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

- структуру Организации и ее подразделений;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

- основы организации труда;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы законодательства о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

- нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями руководителя Организации и непосредственного руководителя;

- настоящей должностной инструкцией;

- правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия делопроизводителя его обязанности возлагаются на _____________________.

2.1. Делопроизводитель осуществляет следующие обязанности:

2.1.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2.1.2. В соответствии с резолюцией руководителей Организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.1.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

2.1.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

2.1.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.1.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.1.7. Подготавливает и сдает в архив Организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.1.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

3.1. Делопроизводитель имеет право:

3.1.1. Требовать от руководства Организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.1.2. Повышать свою квалификацию.

3.1.3. Знакомиться с проектами решений руководства Организации, касающихся его деятельности.

3.1.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.1.5. Получать от работников Организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4.1. Делопроизводитель несет ответственность:

4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.1.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.1.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.

5.1. Режим работы делопроизводителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В соответствии с ________________ работодатель проводит оценку эффективности деятельности делопроизводителя. Комплекс мероприятий по оценке эффективности утвержден _______________ и включает в себя:

6.1. Делопроизводителю для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

Секретарь делопроизводитель инструкция должностная

Предлагаемый образец должностной инструкции секретаряделопроизводителя содержит шаблонные положения и основной перечень полномочий секретаря и хорошо подходит в качестве основы для разработки индивидуальной должностной инструкции.

Определившись с тем, какого человека хочет видеть на месте секретаря, и какие вопросы готов передать в зону его ответственности, руководитель компании должен оформить все это в виде документа. Этот документ составляется и оформляется кадровыми специалистами в произвольной форме или в соответствии с квалификационным справочником должностей, утвержденным постановлением минтруда россии от 21. Последней признается кадровый документ второй по значимости после трудового соглашения, где подробно описываются обязанности сотрудника, система подчинения в рамках организации, и прочие условия. И в случае, если между работодателем и работником возникнут судебные разбирательства, то при наличии незаконной инструкции суд всегда будет на стороне работника. Такое детальное описание перечня выполняемых работ позволит сформировать четкие требования, предъявляемые и к самой должности, и к тому лицу, которое будет ее занимать. На период отпуска и временного нетрудоспособности секретаряделопроизводителя его обязанности могут быть возложены на библиотекаря, лаборанта или работника, владеющего компьютером учитель, воспитатель гпд. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа директора школы, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.

На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее полное общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Должностные обязанности секретаряделопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Большой компании нужен хорошо регламентированный и организованный оборот документов, а значит, необходим четкий образец должностной инструкции обязанностей делопроизводителя лица, которое будет отвечать за данный участок работы. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее полное общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. На период отпуска и временного нетрудоспособности секретаряделопроизводителя его обязанности могут быть возложены на бухгалтера, владеющего компьютером. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа генерального директора, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.

На должность делопроизводителя секретаря назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее полное общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Сегодня мы хотим предложить образец должностной инструкции секретаряделопроизводителя, поскольку эта специальность востребована в каждом известном сегодня направлении деятельности.

Мы предлагаем вам образец должностной инструкции делопроизводителя, основными задачами которого является работа с входящей корреспонденцией и контроль за внутренним документооборотом компании.

Секретарь делопроизводитель инструкция должностная

2016-12-13, 11:56, 08:43

Группа: Пользователь
Сообщений: 17
Регистрация: 05.03.2014
Пользователь №: 18692
Спасибо сказали: 3 раз(а)

Секретарь делопроизводитель инструкция должностная

Группа: Администраторы
Сообщений: 950
Регистрация: 04.05.2008
Пользователь №: 5
Спасибо сказали: 655 раз(а)

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: обязанности

Нынешнее трудовое законодательство позволяет зачислить в штат сотрудников без подписания должностной инструкции. Однако такой документ облегчает задачу работодателя и соискателя на вакантное место – ведь там прописаны нюансы сотрудничества. Сегодня мы хотим предложить образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя, поскольку эта специальность востребована в каждом известном сегодня направлении деятельности.

Служебное руководство для персонала позволяет одновременно решить сразу несколько задач. Инструкция регулирует порядок трудовых отношений в коллективе и обозначает границы компетенции отдельного работника. Кроме того, подобный документ дает точное определение ответственности сотрудника и очерчивает примерную субординацию на предприятии. Ведь слаженная работа коллектива компании становится залогом ее процветания.

Написание должностной инструкции не является обязательным аспектом в работе компании, но это руководство облегчает задачу директору и наемному работнику

Служебные инструкции бывают либо типовыми, разрабатываемыми под определенную должность, либо индивидуальными, которые пишут для конкретного сотрудника. Поскольку закон не дает четких нормативов написания подобных документов, руководитель вправе разработать удобный для себя бланк. Специалисты советуют обратить внимание на первый вариант – ведь такое руководство применяют сразу к нескольким претендентам на определенную вакансию, сокращая трудозатраты.

Поскольку служебное руководство юристы относят к категории внутренней документации предприятия, руководитель при написании такого норматива придерживается определенных правил разработки подобных бумаг. Директор уточняет наименование организации, прописывает тип формуляра, датирует сведения, указывает формулировку «утверждаю» и оставляет графы для подписи заинтересованных сторон.

Документ оформляют согласно утвержденным правилам и порядку

Непосредственный текст инструкции тоже разрабатывается по определенной схеме. Руководитель отдела начинает с описания общих положений и функций. Затем он разрабатывает пункты о служебных обязанностях работника и его полномочиях. Завершают формирование руководства разделы об ответственности сотрудника и его взаимодействии с другим персоналом. Изучим руководство по написанию типовой инструкции в деталях.

Современный секретарь – это своеобразный помощник директора предприятия или структурного подразделения. Такой человек работает с колоссальным объемом документов разной направленности и общается с посетителями и персоналом. Поэтому соискатель на подобное место – дисциплинированный работник, владеющий навыками корректного ведения диалога. Кроме того, претендент на эту вакансию указывает в резюме уровень технической грамотности и степень владения делопроизводством.

Знание нормативно-правовой базы государства и внутренней документации компании – обязательное требование к работнику. Среди подобных документов мы перечислим трудовое законодательство, Устав организации, нормативы по технике безопасности труда, руководства по соблюдению условий СЭС и пожарной инспекции. Кроме того, этот работник взаимодействует с руководителями отделов и филиалов фирмы, поэтому он знает всех представителей, имеющих такие полномочия.

Секретарь-делопроизводитель — это компетентный сотрудник, помогающий вести документооборот руководителю

Директор просматривает кандидатуры на подобное место и выделяет людей, владеющих определенной совокупностью личностных и профессиональных качеств. Перечислим те из них, которые становятся конкурентным преимуществом для такого рода работников. Наш список выглядит следующим образом:

1. Компетентность. Владение современными технологиями в области работы с оргтехникой, знание иностранного языка и грамотность – ключевые критерии отбора сотрудников.
2. Дисциплинированность. Человек, способный разумно организовать рабочий процесс и серьезно подойти к выполнению поставленных задач будет эффективным работником.
3. Активность. Способность творчески решать некоторые производственные вопросы и желание постоянного расширения кругозора становится определяющим фактором для руководителя в выборе претендента на это место.

Существует немало других профессиональных навыков, характерных для определенной сферы занятия. Здесь владельцу компании целесообразно точно указывать желаемые качества работника, ориентируясь на непосредственное направление предприятия.

Этот сотрудник подчиняется руководителю своего отдела или подразделения и выполняет его поручения

Указывая служебную субординацию, директор уточняет, кому подчиняется делопроизводитель и кто вправе временно заменить его. Здесь же прописывают процедуру утверждения сотрудника на рабочем месте, условия его работы и порядок увольнения.

Учитывая серьезную конкуренцию в этой сфере, рассмотрим отдельный перечень требований, предъявляемых к соискателям на эту должность. Функции секретаря-делопроизводителя выглядят приблизительно так:

• заниматься бумажной работой с важными документами;
• владеть базовыми навыками делопроизводства;
• принимать посетителей и вести запись;
• уметь работать с архивами;
• оказывать помощь руководителю в пределах компетенции должности;
• быть технически грамотным человеком, владеющим знанием ПК.

Секретарь обязан выглядеть презентабельно и выполнять корпоративные правила предприятия

Директору фирмы уместно обратить внимание на соискателей, имеющих соответственные дипломы и стаж подобной работы. Кроме того, здесь ключевую роль играет внешность претендента и его навыки грамотно построить беседу. Такой человек обязан выглядеть презентабельно и аккуратно, придерживаясь корпоративных правил.

Грамотная и понятная речь, приятный тембр голоса и знание правил компании максимально исключают появление вероятных конфликтов. Заметьте, подобные ситуации этот сотрудник решает в пределах своей компетенции.

Иногда специфика занятия предполагает узкую направленность знаний соискателя. В подобных случаях руководитель указывает желаемые навыки сотрудника в объявлении о найме. Обычно к специфическим умениям относят формирование и работу с базами документов в электронном виде и знания специального программного обеспечения.

В этом разделе руководитель указывает должностные обязанности секретаря-делопроизводителя. Это конкретное описание служебных функций сотрудника, которые он должен исполнять. Среди таких обязательств мы перечислим такой список позиций:

• получение и отсылка писем и другой корреспонденции фирмы;
• направление внутренних бумаг по месту их непосредственного назначения (филиал, подразделение, отдел);
• предоставление справок и ведение общей картотеки;
• создание условий для быстрого поиска нужной документации, отыскивание бумаги по просьбе руководства;
• оформление и осуществление учета оборота документации компании, проходящей через его отдел;
• обеспечение соответствующих условий для сохранности документооборота предприятия и работа с архивом;
• предоставление разъяснений посетителям в границах компетенции работника.

Основной обязанностью сотрудника является работа с приемом и упорядочиванием документации фирмы

Кроме того, здесь директор предприятия, формирующий служебное руководство, вправе дополнить этот перечень отдельными обязанностями работника на свое усмотрение.

Этот пункт регламентирует права сотрудника. Тут владелец компании четко ограничивает полномочия кандидата на такое вакантное место и указывает круг его компетенции. Мы предлагаем примерно следующий перечень:

• использование специального оборудования и средств, чтобы обеспечить нормальное исполнение служебных функций;
• получение доступа к бумагам, без которых работник не сможет соответствовать занимаемой должности;
• повышение профессиональных навыков для улучшения качества работы;
• подписание документации, находящейся в пределах компетенции сотрудника;
• самостоятельное решение задач, доступных работнику по его должностному положению (тут уместно перечислить конкретный перечень позиций);
• изучение решений и указаний управления компании, касающихся профессиональной деятельности;
• запрашивать поддержки и содействия руководства, чтобы выполнять служебные обязанности на требуемом уровне.

Неотъемлемым правом делопроизводителя становится требование к начальству обеспечить рабочее место необходимым инвентарем и техникой

В конце этого раздела директор может добавить пункт о правах работника, которые утверждены в ТК. Кроме того, допускается и расширение указанных полномочий сотрудника в случаях, когда руководитель считает подобную меру необходимой.

Составляя этот пункт, работодатель указывает общую степень ответственности подчиненного за пренебрежение служебными обязанностями и их несвоевременное выполнение согласно законам о труде. Здесь же указывают наступление ответственности за совершенное преступление. Здесь директор руководствуется нормами Гражданского, Уголовного или Административного кодекса, в зависимости от тяжести нарушения.

Степень ответственности работника определяет действующее законодательство государства

В некоторых случаях руководителю целесообразно уточнить конкретный список проступков и вариантов возможных взысканий. Приведем такой перечень в качестве примера:

• нерациональное распоряжение служебным временем и отказ выполнять прямые обязанности;
• раскрытие конфиденциальной информации либо бумаг третьим лицам, не имеющим отношения к работе в компании;
• несоблюдение нормативов санитарии, пожарной и трудовой безопасности;
• использование служебного положения в корыстных целях.

Среди возможных мер, которые следует предпринять в качестве взыскания, директору целесообразно указать возможность вынесения выговора, лишения премии, наложения штрафа и увольнения.

Этот раздел руководства обычно не отображается. Однако, указывая точный список персонала, с которым соискатель на должность делопроизводителя вправе связываться для решения служебных вопросов, директор облегчает задачу новичку. Кроме того, подобный пункт позволяет регулировку компетенции этого работника и персонала других смежных подразделений.

Очерчивание порядка и степени взаимодействия работника с представителями других структурных подразделений помогает упростить рабочий процесс

Написание должностного руководства относится к полномочиям начальника конкретного отдела. Затем такая бумага проходит необходимую юридическую проверку и утверждается владельцем либо директором предприятия. Узнать, как выглядит этот документ, вы сможете, скачав его готовый образец на нашем сайте.