Примеры написания сопроводительных писем: что писать?

Раньше, в эпоху полноправной бюрократии, сопроводительное письмо мог написать даже первоклассник, сейчас у многих возникают трудности в вопросе, как надо писать, чтобы заметили. Правильно структурировать текст, не перейти дозволенную грань, но в это же время подать информацию с нужной и выгодной стороны, важный момент любого делового контакта.

Сопроводительное письмо надо писать в свободном стиле, в самом письме главная задача вызвать интерес к вашей персоне и акцентировать внимание на чтение основного документа, например резюме. В то же время это официальное письмо, поэтому должно быть составлено по всем правилам делового общения.

При отправке документа по почте или передаче лично в руки письмо должно быть напечатано или его можно писать от руки, но на отдельной странице, желательно однотонной, и точно не вырванный листок из тетради. Резюме прикрепить – обособленно, сопроводительное письмо – таким же образом. Для отправки документов через электронную почту письмо надо обозначить названием «Сопроводительное письмо» и добавить отдельным файлом к общему сообщению. Никогда не забывайте писать свои контактные данные в письме, это немаловажный элемент, контактные данные должны быть на всех официальных документах.

Сопроводительное письмо в деловых кругах имеет довольно высокое значение, если правильно изложить свою позицию в нескольких словах написанных на листе, для работодателей это может означать вашу перспективу в дальнейшем росте и карьере. К тому же это говорит о серьезности намерений и к ответственному подходу в рабочих моментах. Поэтому к такому сообщению надо относиться не менее серьезно, чем к составлению резюме.

Не стоит писать в сопроводительном письме многочисленные таланты и возможности перспективы взаимовыгодного сотрудничества, для этого предназначен основной документ. Сообщение должно быть структурировано максимально кратко, но захватывать самый выгодный аспект в возможности дальнейшего сотрудничества и показывать большое желание в исполнении предстоящего контракта.

Образец, по которому можно составить сопроводительное письмо к резюме:

«Приветствие и обращение к официальному лицу!

Сам текст сообщения: краткая информация, откуда узнали о вакансии, на какую должность претендуете, навык и опыт работы.

Выражение желания сотрудничать.

«Здравствуйте, Максим Петрович!

Меня заинтересовала вакансия специалиста по внедрению информационных систем, выставленная на сайте http://.com, я обладаю обширными знаниями и опытом работы в этой области. Готов предоставить дополнительные сведения при рассмотрении моей кандидатуры. Буду рад работать в Вашей организации.

С уважением, Иванов Иван.

Самое сложное в начале любой карьеры – это первое трудоустройство. Немногие организаций практикуют набор персонала без опыта работы и всегда при конкуренции между двумя претендентами с опытом или без опыта, выберут опытного сотрудника.

Поэтому для первого трудоустройства грамотно составленный текст в сопроводительном письме имеет максимальное значение при отправлении резюме.

«Здравствуйте, уважаемый Петр Сергеевич!

В средствах массовой информации размещены объявления о наборе персонала на вакантные должности в Вашу организацию. Предлагаю рассмотреть мою кандидатуру на должность дизайнера – оформителя. Мои преимущества – это особый взгляд на дизайн, свежие идеи, творческий полет мысли. Дополнительные сведения предоставлены в резюме.

Буду рад работать во благо Вашей компании.

С уважением, Иванов Иван.

Пример сопроводительного письма, прилагаемого к отправленным документам через администрацию организации:

Здравствуйте уважаемый администратор!

Меня заинтересовала открытая вакансия менеджера по продажам. Мой профессионализм и навыки работы абсолютно отвечают вашему запросу. Подробная информация о моей кандидатуре предоставлена в резюме.

Буду рад работать в Вашей команде.

С уважением, Иванов Иван.

Трудоустройство – это важный как в материальном плане, так и в психологическом аспекте шаг для нормального и полноценного существования в обществе. Особенно сложные первые действия, поэтому писать надо аккуратно и вдумчиво, несколько раз перепроверяя работу, даже если написано всего несколько предложений.

Сразу письмо отправлять не стоит, лучше показать его родственникам или тем, у кого уже есть опыт в подобных вопросах. Перед отправкой следует его прочитать так, как если бы вы были на месте работодателя, понравится ли письмо, остановится взгляд или оно уйдет в архив к невостребованным.

Искусственность в документе тоже ни к чему хорошему не приведет, это может зацепить взор, но не факт, что оставит хорошее впечатление.

Лучше всего написать несколько подобных писем и проверить их работу на практике. В процессе тестирования появится не только навык в письме, а еще и желаемая работа.

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Различные примеры делового письма (или представлены) служебного в разделе «образцы писем». Здесь и давайте сейчас рассмотрим основные правила деловой освоение, переписки которых позволит вам уменьшить времени затраты на ведение делопроизводства.

правило Главное – всегда используйте фирменный бланк написания для делового письма. Этим вы подчеркнете своей солидность организации, как говорится «встречают по Вид». одежке используемых бланков и состав реквизитов (по-элементов другому оформления) письма должен быть например, закреплен, приказом организации, если есть делопроизводству по инструкция, то тогда там.

Данная статья учетом с написана рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к документов оформлению». И согласно этому стандарту можно бланк использовать письма с угловым расположением реквизитов бланк или письма с продольным вариантом их расположения.

письма Бланк должен содержать информацию об организации, легко позволяющую ее идентифицировать. Например, логотип, наименование сокращенное, организации наименование (если закреплено в учредительных почтовый), документах адрес, контактные телефоны, адрес электронной и сайта почты и другие данные организации, что либо-то из перечисленного можно исключить. Строго никакими это нормами не регламентируется.

Каждый лист должен письма иметь поля не менее (т.е. больше слева) можно – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если письмо деловое более одного листа, начиная со нумеруют, их второго посередине и сверху. Если есть каждое, то приложения нумеруется отдельно.

переписки ведения деловой переписки используется официально естественно-деловой стиль, его характеризует ясность и краткость изложения сути вопроса, стандартизация фраз используемых, соответствие нормам этикета.

Деловое необходимо письмо составлять по одному вопросу или взаимосвязанным, но нескольким. Если вам надо в одну и ту же обратиться организацию по различным тематикам, то напишите несколько один в писем адрес.

Согласно правилам ведения переписки деловой принято отвечать на все письма, за присланных исключением для сведения. Оперативно и четко все на отвечайте поставленные вопросы. Задержка с ответом как расценивается отказ от сотрудничества.

Текст делового должен письма быть написан простыми фразами (не витиеватые нужны обороты речи) в нейтральном тоне (не никакой надо эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) излишних без подробностей (которые не относятся к рассматриваемому Постарайтесь). вопросу обойтись без орфографических и пунктуационных должны.

Вы ошибок четко представлять цель делового новое – письма сотрудничество, увеличение продаж, изложить ускорить, претензии оплату услуг, выразить соболезнование, презентацию на пригласить, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в этикетом с соответствии допускаются такие варианты обращения:

• «господин Уважаемый Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит официальный более характер,
• «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – налаженность показывает деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
• «господа Уважаемые!» – употребляется при коллективном обращении.

текста Структура делового письма обычно состоит из частей следующих:

• сначала объясняют причины, основания, написания цели письма,
• затем предлагаются с вашей зрения точки решения, выводы, просьбы, предложения, завершают,
• рекомендации послание кратким резюме, подведением надеемся («итогов…», «уверены…»).

Как излагается деловое Просим:

• письмо предоставить данные о. подтверждаем получение…, рассмотрение на направляем проект договора… и т.п.
• Или ЗАО «гарантирует» Канитель оплату…, ООО «Капелька» сообщает о деловой… и т.п.

В получении переписке возможно использование фраз характера этикетного в заключительной части текста над например, подписью:

• «С уважением,» «Искренне Ваш»

или в позитивном более ключе –

• «С наилучшими пожеланиями»,
• «С надеждой на сотрудничества продолжение»,
• «С интересом ждем от Вас новых Всегда»,
• «предложений рады оказать Вам услугу» и др.

получили вы и Вот необходимый минимум знаний на тему «переписка Деловая». Вам так же будет интересно продолжения для изучения правил ведения деловой прочитать переписки статью об оформлении делового письма. о реквизитам к требованиях письма. Например, как правильно адресата указать, поставить подпись и о других важных надеюсь. Я элементах, что материал излагается кратно, главное и понятно полезно.

Прошу помочь мне письмо преобразовать.

Директору по промышленной безопасности и охране Правление труда

ТОО «Корпорация Казахмыс»

Канат Уважаемый Советбекович !

Связи с внедрению программам «Риски Производственные» и «Наряд-задание» в настоящее время проблемами с столкнулись в Караганде по рудникам «Нурказган» и «Карагайлы» не найти смогли ответственных лиц. До этого времени предоставляли нам информацию по статусам программ уволенный на момент данный сотрудник Жумабай Куаныш. В Балхаше созванивались раньше с Абишевой Мирамкуль (тел. ) и Ермагамбетовой тел (Бекзат. ), теперь по этим номерам никто не городе. В отвечает Балхаш программы были установлены и вложении (во настроены есть файл о списке пользователей были кому установлены программы), но не можем начать причине по тест того, что нет ответственных программам. По лиц у нас есть возможность удаленно пользователями с консультироваться. Предоставляем номера программистов ГКЦ: тел С.П. (Ткачева. 769), Ашенова А.А. (тел. 768), тел А.Б. (Шакарова. 111). В целях скорейшего решения Просим вопроса Вашего содействия и ответить на наши Начальник.

просьбы Управлении эксплуатации

информационных технологии и ТОО

ДАСУП «Корпорация Казахмыс» Хамзин Г.М.

8 (Шакарова) 74-хх-хх

Здравствуйте! Предлагаю отредактированный вариант письма текста:

В связи с внедрением программ «Производственные Наряд» и «Риски-задание» наши сотрудники столкнулись с Караганде в проблемами, так как не смогли найти лиц ответственных на рудниках «Нурказган» и «Карагайлы». До этого информацию времени по статусам программ нам предоставлял настоящее в уволенный время сотрудник Жумабай Куаныш.

В раньше Балхаше созванивались с Абишевой Мирамкуль (тел. ) и Бекзат Ермагамбетовой (тел. ), теперь по этим номерам отвечает не никто. В городе Балхаш программы установлены и вложении (во настроены есть файл со списком пользователей можем), но не программы начать тестирование, так как ответственных нет лиц.

По программам возможно дистанционное пользователями с консультирование. Предоставляем номера программистов ГКЦ: тел С.П. (Ткачева. 769); Ашенова А.А. (тел. 768); тел А.Б. (Шакарова. 111).

В целях оперативного решения просим вопросов Вашего содействия в урегулировании вышеизложенных Источник.

Как правильно написать деловое письмо

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели ).

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

1. Гарантийное. Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т. д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)».
2. Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно. По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями.
3. Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).
4. Оферта. Текст носит коммерческий характер о поставке товара или оказания услуг. Это деловое письмо о сотрудничестве, в котором указываются все существенные условия для договора поставки и договора оказания услуг. К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место. При отсутствии этих данных документ не считается офертой, а называется коммерческим предложением.
5. Рекламация (официальная претензия). Содержание текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств. Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции. Отсчет времени для исчисления неустоек идет именно с момента направления письменной рекламации.
6. Сопроводительное письмо. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. В случае отправки документов для участия в тендерах опись вложений носит обязательный характер.
7. Подтверждение о получении документов и писем. Является проявлением уважения, считается хорошим тоном и не носит обязательный характер.
8. Просьба. Текст содержит обращение с просьбой. Начинается со слов «Прошу», «Просим». Самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке бухгалтерских документов. При поставке продукции накладные и счета фактуры часто не доходят до бухгалтерии (не отправили вместе с грузом, передали неполномочному лицу и т. д.). Поэтому обращение с просьбой продублировать эти документы является обычной практикой.
9. Напоминание. Содержание текста уведомляет о приближении наступления определенного момента (срок выполнения обязательств, окончание срока договора, дата мероприятия и т. д.). Одним из примеров такого письма является уведомление от страховых организаций об истечении срока полиса. Эта вежливость носит под собой одновременно информационный характер и является коммерческим предложением о возможности воспользоваться услугами компании повторно. Удобно тем, что есть вероятность вежливо и ненавязчиво продлить договор.
10. Поздравление. Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление с каким-либо праздником.
11. Приглашение. Самыми частыми бывают приглашения на конференции и выставки. Еще один успешный дополнительный инструмент напомнить о себе партнеру, для дальнейшего сотрудничества.

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

• циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
• стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Основные правила делового письма следующие:

• достоверности информации в содержании;
• полноты содержания;
• краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
• отсутствие грубости, нейтральный тон;
• отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
• использование сленга и просторечий неприемлемо;
• сокращения слов нежелательны;
• отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Составляются письма на фирменном бланке организации.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

• название организации;
• почтовый адрес;
• ИНН, КПП;
• контактные данные;
• банковские реквизиты;
• е-mail;
• дата и номер письма;
• отметка о получении.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О. Пример делового письма (стандартные реквизиты):

Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид ). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д. ).

Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

• вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
• основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
• итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
• формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
• должность руководителя и его подпись;
• указание на приложения (если таковые есть);
• ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма :

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

• точность подачи информации;
• официальность;
• содержательное, но краткое изложение;
• объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные » тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.

Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки) ». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте ». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

• Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

• бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
• отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
• текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
• если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
• у каждого приложения идет отдельная нумерация;
• в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов
Главный бухгалтер А. Н. Петрова

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Электронное деловое письмо состоит из частей:

• тема;
• приветствие:
• суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
• подпись с контактными данными.

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

1. Укажите в настройках электронной почты свое имя, фамилию или название организации, от лица которой отправляете документ. Это уменьшит вероятность того, что ваше послание отправят в папку «Спам» и повысит доверие к содержанию.
2. Поле «Тема» обязательно для заполнения. Должно состоять из краткого названия (не больше 5 слов) и соответствовать содержанию.
3. Приветствие в электронных посланиях пишется с соблюдением правил стандартного письма.
4. Суть (цель) излагается с учетом правил традиционных документов. В отличие от текстовых, электронное сложнее составить в красиво оформленном виде. Поэтому пишут краткую дополнительную информацию, а основной текст высылают во вложении. Не нужно писать об одном и том же в теле письма и в прилагаемых документах. Здесь указывается краткая дополнительная информация, не вошедшая в приложение или содержание, требующее пояснений. Разбивайте объемный текст на абзацы с пропуском строки, это поможет улучшить его читаемость.
5. Подпись состоит из указания должности отправителя, его фамилии и имени-отчества (можно только имя или отчество). Ниже указывается контактные данные, сайт компании и при желании логотип.

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

С уважением,
коммерческий директор
ООО «АДОТ»
Тапочкин И.А.
Тел. 8(348)22-32-48
8-909-208-208-0
Е-mail adot@gmail.com

В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?». Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

Сохраняйте историю переписки.

Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

• «Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
• «Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.

Гарантийное деловое письмо. Образец:

В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

Equity.today Портал о мировых финансовых рынках. Copyright © 2015-2016. Авторство контента защищено Яндекс Текстами и Google Author. При копировании материалов во избежание понижения вашего рейтинга в поисковых системах, ссылка на источник обязательна. Финансовые рынки обладают высокими рисками, мы не берем на себя ответственность за ваши решения, сайт equity.today является исключительно информационным проектом, мы никогда не требуем от вас денег или личной информации. Политика конфиденциальности.