Образец приказа о смене материально ответственного лица, порядок инвентаризации и необходимые документы

Требования российского законодательства относительно назначения и переназначения материально ответственных лиц содержатся в ст. 224 Трудового кодекса РФ. Федеральном законе «О бухгалтерском учете» и соответствующем приказе Министерства финансов.

Прежде чем попытаться вникнуть во все тонкости процесса смены материально ответственных лиц, необходимо уточнить, кто именно может быть таковым назначен, согласно Трудовому кодексу РФ:

• лица, достигшие совершеннолетнего возраста;
• работники, чьи должностные обязанности связаны с сопровождением различных ценностей.

Т.о. работник, отвечающий этим требованиям, может быть назначен ответственным лицом взамен предыдущего сотрудника. Согласно Федеральному закону, данная процедура возможна при обязательном условии проведения инвентаризационной проверки.

Это обозначает, что перед вступлением в новую должность работника следует ознакомить с результатами инвентаризации, поскольку именно за обнаруженные в её результате ценности на него будет возложена ответственность.

Кратко алгоритм смены материально-ответственного лица выглядит следующим образом:

• проведение инвентаризации;
• оформление приёмки-передачи основных средств и прочего имущества.

Давайте разберемся в необходимых документах для смены материально ответственного лица.

Образец приказа о смене материально ответственного лица по основным средствам вы можете скачать здесь .

Причин для перераспределения материальной ответственности может быть множество: текущие кадровые перестановки, пересмотр должностных инструкций, обязанностей и полномочий, увольнение работников.

Унифицированной формы приказа не существует. он оформляется на основании принятой в каждом конкретном предприятии системы делопроизводства или на бланке установленной формы для организационных документов.

Этот документ должен содержать обязательные реквизиты: наименование организации, название документа (Приказ о смене материально-ответственных лиц), дату его составления.

В преамбуле руководитель указывает цели и основания для смены ответственного лица. Далее следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ», а затем – текст о смене материально-ответственного лица и перечень переходящего под его ответственность имущества.

Также этим документом назначается лицо, на которое руководитель возлагает контроль над исполнением приказа, который необходимо закрепить личной подписью работодателя (с её расшифровкой) и печатью предприятия.

Помимо директора, на документе должны проставить обязательную отметку об ознакомлении с ним назначаемое ответственное лицо и сотрудник, назначенный контролирующим. Отметка состоит из ФИО перечисленных лиц, наименования их должностей и времени их ознакомления с приказом.

Приказ о смене материально-ответственного лица – не единственный документ в системе распределения материальных ценностей. После его издания с сотрудником заключается типовой трудовой договор о его мат. ответственности (индивидуальной/коллективной, частичной/полной).

Пренебрежение типовой формой документа может сыграть с работодателем злую шутку, поскольку такой приказ может быть признан недействительным в случае судебных разбирательств, которые, к сожалению, нередки в сфере обслуживания материальных ценностей.

Кроме того, процедура назначения и смены материально-ответственных лиц может быть зафиксирована в следующих документах:

• дополнительное соглашение к договору;
• должностная инструкция;
• локальные нормативные акты организации.

Порядок инвентаризации при смене материально ответственного лица определен приказом №49 Министерства Финансов РФ.

Согласно данному документу, передать возможно лишь закрепленное за предыдущим работником имущество, но не более того. Для определения такового созывается инвентаризационная комиссия организации.

Именно руководитель определяет персональный состав инвентаризационной комиссии, а также срок осуществления проверки, указав эту информацию в соответствующем приказе. Стоит отметить, что создание такой комиссии – дело предельной важности, поскольку отсутствие даже одного из её членов позволит признать результаты проведённой проверки недействительными.

Выявленные результаты фиксируются в Акте инвентаризации. Обнаружение недостатка или излишка материальных ценностей должно быть отображено в Ведомости учёта результатов.

Важные нюансы, на которые стоит обратить внимание:

1. Перед инвентаризацией все документы на учитываемое имущество необходимо передать в бухгалтерию, вновь прибывшие ценности должны быть оприходованы, а выбывшие из пользования – оформлены в расход.
2. При проведении проверки обязательно должны присутствовать материально-ответственные лица.
3. День осуществления проверки также должен являться и днём оформления акта приема-передачи материальных ценностей.

Полезное видео по теме:

При смене ответственного лица помимо акта инвентаризации, необходимо оформить акт приёма-передачи имущества.

Этот документ содержит перечень всех ценностей, находящихся под ответственностью сменяющегося работника, их учётное количество, покупную цену и рыночную стоимость. Помимо этого, в акте необходимо отобразить реквизиты приёма и сдачи учтённого имущества и дату, когда было подтверждено наличие ценностей.

Акт приёма-передачи может быть оформлен на основании инвентаризационных документов. Законодательно определенной формы данного документа не существует, поэтому он оформляется в свободном порядке с учётом вышеизложенных нюансов.

Приказ Министерства финансов предусматривает обязательное визирование акта приёма-передачи не только руководителями предприятия и структурного подразделения, но и главным бухгалтером. Именно на последнего возлагается обязанность дополнительной проверки соответствия данных, указанных в акте, результатам проведенной проверки.

Данный документ освобождает ответственное лицо от текущей должности. после чего следует заключение договора с другим работником.

Важный нюанс. процедуру приёма-передачи учтённых ценностей следует завершить до увольнения или назначения на другую должность предыдущего ответственного лица, поскольку только так получится урегулировать возникающие разногласия сразу, без продолжительных разбирательств.

Таким образом, смена материально ответственного лица — это процесс, возможный только после осуществления инвентаризации, процедура проведения которой определена на законодательном уровне. На основании результатов проверки оформляется акт приёма-передачи имущества, освобождающий от должности материально-ответственное лицо.

Только после этого руководитель имеет право заключить договор с другим сотрудником, издав при этом Приказ о смене материально-ответственного лица по типовой форме распорядительной документации.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Материально ответственный работник

Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»

Есть такая особая категория работников - матответственные. И несмотря на то, что в Трудовом кодексе РФ специальной главы, устанавливающей специфику регулирования их труда, вы не найдете, особенностей во взаимоотношениях таких работников и работодателя предостаточно. В каких же случаях повышение материальной ответственности работника законно, о чем следует помнить при заключении договора о полной материальной ответственности и что делать, когда матответственного сотрудника нужно срочно заменить?

Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. Напомним, что материальная ответственность в полном размере ущерба, причиненного работодателю при исполнении трудовых обязанностей, возлагается на работника, в частности, Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами (ст. 242, п. 1 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).

Например, согласно ч. 5 ст. 68 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» работники операторов связи несут материальную ответственность перед своими работодателями за утрату или задержку доставки всех видов почтовых и телеграфных отправлений, повреждение вложений почтовых отправлений, происшедшие по их вине при исполнении ими должностных обязанностей, в размере ответственности, которую несет оператор связи перед пользователем услугами связи, если иная мера ответственности не предусмотрена соответствующими федеральными законами.

Перечень случаев полной материальной ответственности работников установлен ТК РФ и не может быть дополнен ни локальным актом работодателя, ни индивидуальным соглашением с работником, за исключением трудовых договоров, заключаемых с заместителем руководителя и главным бухгалтером (ч. 2 ст. 243 ТК РФ).

Статья 244 ТК РФ позволяет заключать письменные договоры о полной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества с работниками, достигшим возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

Итак, можно выделить три категории материально ответственных работников в силу особенностей заключенных трудовых договоров и договоров о полной материальной ответственности.

Категория 1. Сотрудники, непосредственно работающие с денежными или материальными ценностями (ст. 244 ТК РФ).

Категория 2. Заместители руководителя организации и главный бухгалтер (ч. 2 ст. 243 ТК РФ).

Категория 3. Руководители организаций (ст. 277 ТК РФ).

С несовершеннолетним заключить договор о полной материальной ответственности нельзя. Поэтому лучше не принимать его на работу, связанную с непосредственным обслуживанием денежных и материальных ценностей

Полная материальная ответственность может возлагаться на лиц, которым на основании специального письменного договора, либо по разовому документу переданы денежные средства, документы (ценные бумаги, бланки строгой отчетности и т. п.) или иное имущество, принадлежащее работодателю (п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).

Пример оформления договора о полной индивидуальной материальной ответственности

В отношении сотрудников, непосредственно работающих с денежными или материальными ценностями, действуют названные выше общие правила заключения договора о полной индивидуальной материальной ответственности, установленные ст. 244 ТК РФ.

Условия заключения договора о полной материальной ответственности

Непосредственное обслуживание или использование денежных, товарных ценностей или иного исущества при выполнении трудовой функции

Часть 1 ст. 244 ТК РФ

Должность (работа), замещаемая (выполняемая) работником, включена в Перечень, утв. постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85

Часть 2 ст. 244 ТК РФ

Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (далее - Перечень), а также типовая форма такого договора утверждены постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

Так, согласно Перечню договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, в частности, могут заключаться с работниками, замещающими должности кассиров, контролеров, продавцов, заведующих, прочих руководителей складов и другими, а также занятыми на работах по приему и выплате всех видов платежей, по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в т. ч. не через кассу, через кассу, без кассы через продавца, через официанта или иного лица, ответственного за осуществление расчетов) и пр.

Письменные договоры о полной материальной ответственности могут заключаться только с теми работниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены указанным Перечнем. Перечень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит (письмо Ростру-да от 19.10.2006 № 1746-6-1).

Наш кассир ушла в отпуск по уходу за ребенком, и одному из работников предложили временно перейти на ее место. Одновременно с заключением дополнительного соглашения к трудовому договору о переводе необходимо заключить и договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Обычно все документы о материальной ответственности мы составляем строго по утвержденной типовой форме. Но в этот раз возникла необходимость внести в договор определенные уточнения. Вправе ли мы это сделать?

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности утверждена постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Но это всего лишь типовая форма - она носит рекомендательный характер. Более того, обязательность данной формы законом напрямую не предусмотрена.

Таким образом, вы вправе изменять или дополнять типовую форму договора о полной индивидуальной материальной ответственности, а также можете разработать собственную форму такого договора. Главное - проследить, чтобы те или иные условия вашего договора о материальной ответственности не ухудшали положение работника по сравнению с установленным действующим трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями. В противном случае такие условия применяться не могут.

Обратите внимание: если должность (работа), замещаемая (выполняемая) работником, включена в Перечень, но договор о полной материальной ответственности с ним не заключен, то работник не будет нести полную материальную ответственность по рассматриваемому основанию (п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ). Если при этом работодателем будут установлены:

• вина такого работника в причинении ущерба (при отсутствии умысла);
• противоправные действия (бездействие);
• причинно-следственная связь между ними, материальная ответственность может быть наложена только в пределах его среднемесячного заработка.

В нашей организации работникам выдается дорогая спецодежда. Вправе ли мы обязать работников подписать договоры о полной материальной ответственности на случай, если они вдруг потеряют или испортят спецовку?

В данном случае на работника нельзя возложить полную материальную ответственность за спецодежду, выданную ему для работы, заключив с ним соответствующий договор. Подобные договоры заключаются только с теми работниками, труд которых связан с непосредственным обслуживанием или использованием денежных, товарных ценностей или иного имущества (ст. 244 ТК РФ). Более того, должности таких работников должны быть упомянуты в Перечне.

Вместе с тем работник в любом случае обязан бережно относиться к имуществу работодателя, в т. ч. и к спецодежде (ст. 21 ТК РФ). Если спецодежда будет утрачена или испорчена по вине сотрудника, он по закону должен возместить организации ущерб (ст. 238 ТК РФ). При этом по общему правилу материальная ответственность ограничивается его средним заработком (ст. 241 ТК РФ). То есть вне зависимости от стоимости испорченной спецодежды с сотрудника можно взыскать только сумму, не превышающую его средний заработок.

Правда, в некоторых случаях работник все же будет обязан возместить организации все случившиеся по его вине потери. Например, если он умышленно испортит выданную ему форму или спецодежду (п. 3 ч. 1 ст. 243 ТК РФ). При этом обязанность возместить ущерб в полном объеме наступит в силу закона. И то, что с работником не заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, в данном случае не будет иметь никакого значения.

Совет
При приеме на работу материально ответственного лица оговорите специфику его работы, связанную с обслуживанием материальных ценностей, в трудовом договоре и не откладывайте заключение с ним договора о полной материальной ответственности

Идеальный случай, когда договор о полной материальной ответственности заключается одновременно с подписанием трудового договора. При этом в тексте трудового договора целесообразно оговорить и условия работы, и то, что она будет связана с обслуживанием имущества на условиях полной материальной ответственности.

Обратите внимание: если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является основной трудовой функцией работника, что оговорено при приеме на работу, и в силу действующего законодательства с ним может быть заключен договор о полной материальной ответственности, о чем работник знал, отказ от заключения такого договора следует рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей со всеми вытекающими последствиями. На это указано, в частности, в абз. 2 п. 36 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (далее - Постановление № 2). Именно для того, чтобы работодатель мог подтвердить, что при приеме на работу оговаривалась необходимость заключения договора о полной индивидуальной материальной ответственности, и следует отразить это условие в трудовом договоре с работником.

Работника перевели на должность, связанную с материальной ответственностью. В дополнительном соглашении о переводе мы прописали возможность заключения договора о полной индивидуальной материальной ответственности, и работник согласился с этим условием. Теперь же предлагаем поставить подпись на договоре, а он отказывается. Что нам делать?

Вы вправе требовать от работника заключения договора о полной индивидуальной материальной ответственности при соблюдении тех условий, о которых мы говорили выше. Кроме того, работник, подписывая трудовой договор, а в рассматриваемой ситуации - соглашение о переводе, должен быть осведомлен о том, что с ним может быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Пленум Верховного Суда РФ в Постановлении № 2 приравнивает отказ работника от заключения договора о материальной ответственности к дисциплинарному проступку со «всеми вытекающими последствиями». А это значит, что в случае отказа от заключения договора о полной материальной ответственности к работнику может быть применено в установленном порядке дисциплинарное взыскание. Например, можно действовать по такой схеме: отказался раз - можно вынести замечание, продолжает отказываться - объявить выговор, не сделал выводов, так и не стал подписывать договор о полной материальной ответственности - можно уволить работника по основанию, предусмотренному п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, - за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей при наличии дисциплинарного взыскания.

Полная материальная ответственность руководителя организации за ущерб, причиненный организации, наступает в силу закона (ст. 277 ТК РФ), причем независимо от того, содержится в трудовом договоре с ним условие о полной материальной ответственности или нет (п. 9 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»; далее - Постановление № 52). При этом, как указано в этом же пункте постановления, вопрос о размере возмещения ущерба (прямой действительный ущерб, убытки) решается на основании того федерального закона, в соответствии с которым руководитель несет материальную ответственность.

Например, в соответствии с п. 2 ст. 25 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» руководитель унитарного предприятия несет в установленном законом порядке ответственность за убытки, причиненные унитарному предприятию его виновными действиями (бездействием), в т. ч. в случае утраты имущества унитарного предприятия.

Таким образом, работодатель может предусмотреть условие о материальной ответственности руководителя организации в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему), тем не менее отсутствие такого условия не лишает работодателя возможности взыскать с руководителя организации ущерб в полном размере.

Полная материальная ответственность может быть возложена на заместителя руководителя организации или на главного бухгалтера при условии, что это установлено трудовым договором (ч. 2 ст. 243 ТК РФ).

Условия привлечения к полной материальной ответственности отдельных работников

Наличие в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) условия о полной материальной ответственности за ущерб, причинённый работодателю

Часть 2 ст. 243 ТК РФ, п. 10 Постановления № 52

Имейте в виду, что нельзя предусмотреть условие о полной материальной ответственности в трудовом договоре, например, с главным инженером. Включение в трудовой договор с простым бухгалтером условия о полной материальной ответственности также незаконно. В силу ч. 2 ст. 9 ТК РФ подобное условие, ухудшающее положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством, не может применяться.

В трудовом договоре с главным бухгалтером мы прописали условие о полной материальной ответственности за ущерб, причиненный по его вине. И как в воду глядели: в итоге ущерб он причинил, причем весьма ощутимый. Можем ли мы взыскать с него ущерб в полном размере, как это предусмотрено трудовым договором, при том что на момент его причинения главбух еще не прошел испытание, установленное при приеме на работу?

Трудовое законодательство в полном объеме распространяется на тех работников, кто принят на работу с условием об испытании (ст. 70 ТК РФ). В связи с этим установление испытания не является обстоятельством, исключающим материальную ответственность, в т. ч. полную, в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами, и в частности - в рассматриваемой ситуации, когда условие о полной индивидуальной материальной ответственности главного бухгалтера прописано в его трудовом договоре.

Если же трудовой договор с заместителем руководителя организации или главным бухгалтером не содержит условия о полной материальной ответственности, то эти работники за причиненный ущерб будут нести ограниченную материальную ответственность, т. е. в пределах своего среднего месячного заработка (п. 10 Постановления № 52). К полной материальной ответственности они могут быть привлечены только на общих основаниях, как любой другой работник (например, при умышленном причинении ущерба).

Можно ли привлечь главного бухгалтера к полной материальной ответственности за недостачу материальных ценностей?

Привлечь главного бухгалтера к полной материальной ответственности за недостачу каких-либо ценностей, например денег в кассе, нельзя. Как уже отмечалось, полную материальную ответственность за недостачу несут только работники, непосредственно обслуживающие денежные или материальные ценности (например, кассиры). Их должности должны содержаться в Перечне, и с такими работниками заключаются договоры о полной материальной ответственности за недостачу вверенного им имущества. Главный бухгалтер непосредственным обслуживанием денежных и материальных ценностей не занимается. Кроме, разумеется, исключительных случаев: когда он совмещает свою должность с должностью, названной в Перечне, например должностью кассира (или выполняет такую дополнительную работу на условиях совместительства), и с ним был заключен договор о полной материальной ответственности за недостачу денежных ценностей именно как с кассиром.

На практике нередки ситуации, когда материально ответственное лицо (кладовщик, кассир, экспедитор и др.), с которым заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности и за которым числится определенное имущество, временно отсутствует (например, находится в ежегодном или учебном отпуске либо отпуске без сохранения заработной платы, болен, направлен в командировку, отсутствует по невыясненным обстоятельствам). При этом прием и выдача денежных, материальных ценностей, конечно же, не прекращаются. И возникает необходимость оформить замещение материально ответственного лица на время его отсутствия. На практике используют различные способы замещения временно отсутствующего работника.

Способы оформления замещения