Как рассчитать среднесписочную численность работников за 2011 год

Проверки

Приближается срок подачи сведений о среднесписочной численности работников за 2011 год. Как определить названный показатель? Куда и каким образом направить эту информацию? Какова ответственность за ее непредставление? Ответы на все эти вопросы нетрудно найти, прочитав данную статью.

Не позднее 20 января 2012 года налогоплательщики (организации и индивидуальные предприниматели) должны подать в налоговую инспекцию сведения о среднесписочной численности работников за 2011 год. В случае создания или реорганизации организации такие данные подаются не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором эта организация была создана либо реорганизована соответственно (абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ ). Данная обязанность предусмотрена абзацем 3 пункта 3 статьи 80 Налогового кодекса.

Информация о количестве работников необходима налоговикам, например, для:

• контроля налогоплательщиков, которые должны сдавать налоговую отчетность в электронном виде;
• определения среднемесячной зарплаты на одного работника налогоплательщика с целью его отбора для проведения выездной налоговой проверки.

Напомним, что налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации ) фирмы, численность работников которых превышает указанный предел, представляют налоговую отчетность в налоговую инспекцию по установленным форматам в электронном виде (абз. 2 п. 3 ст. 80 НК РФ).

Среднемесячную зарплату по каждому работнику налогоплательщика налоговые органы используют для сравнения со среднестатистическими данными по зарплатам в соответствующем регионе. Если она окажется меньше, то существует риск, что налогоплательщика включат в план выездных проверок. Это следует из пункта 5 Общедоступных критериев оценки рисков, утвержденных приказом ФНС России от 30 мая 2007 г. № ММ-3-06/333@. Ведь низкий уровень зарплат может свидетельствовать об уклонении от уплаты НДФЛ.

Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год обязаны представлять все организации и индивидуальные предприниматели независимо от количества их работников (см. письма ФНС России от 9 июня 2007 г. № ЧД-6-25/536@, от 9 июня 2007 г. № 25-3-05/512).

Организация указанные сведения должна представить в налоговую инспекцию по месту своего нахождения, индивидуальный предприниматель — по месту своего жительства.

Сведения необходимо представить по форме, которая утверждена приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174@. Рекомендации по порядку заполнения данной формы приведены в письме ФНС России от 26 апреля 2007 г. № ЧД-6-25/353@.

Формат представления сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год в электронном виде утвержден приказом ФНС России от 10 июля 2007 г. № ММ-3-13/421@.

Пунктом 3 статьи 80 Налогового кодекса не предусмотрено непредставление в налоговый орган налогоплательщиками - индивидуальными предпринимателями, у которых отсутствуют наемные работники, сведений о среднесписочной численности (письмо Минфина России от 20 ноября 2008 г. № 03-02-08/24).

Среднесписочная численность работников по состоянию на установленную дату определяется налогоплательщиком в соответствии с Указаниями по заполнению формы федерального статистического наблюдения № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников», утвержденными приказом Росстата от 13 октября 2008 г. № 258 (далее — Указания). Согласно им, рассматриваемый показатель определяют по тем лицам, которые входят в списочную численность организации (индивидуального предпринимателя), это работники:

• нанятые по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более;
• работавшие собственники организации, получавшие в ней заработную плату.

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.

Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням.

В списочной численности за каждый календарный день учитываются работники как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам. Поэтому в нее целыми единицами включаются, в частности, те, кто (п. 9.1 - 9.25 Указаний):

• фактически явился на работу, включая и тех, которые не работали по причине простоя;
• был в служебных командировках;
• отсутствовал на работе по болезни;
• не явился на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;
• принят на неполный рабочий день (неполную рабочую неделю), а также на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором;
• находится на испытательном сроке;
• выполняет работу на дому;
• имеет специальные звания;
• направлен с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности), если за ним сохраняется заработная плата;
• временно направлен на работу из других организаций, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы;
• работающие, будучи студентом или учащимся образовательного учреждения, в период производственной практики, если зачислен на рабочие места (должности);
• обучается в образовательных учреждениях, аспирантурах, находясь в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной платы;
• обучается в образовательных учреждениях, находясь в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы;
• поступает в образовательные учреждения, находясь в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов;
• находится в ежегодных и дополнительных отпусках, в отпуске с последующим увольнением;
• имел выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;
• получил день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;
• находился в отпусках по беременности и родам, в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;
• принят для замещения отсутствующего работника (ввиду болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком);
• находился с разрешения администрации в отпуске без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам;
• был в отпусках по инициативе администрации;
• принимал участие в забастовках;
• работал вахтовым методом;
• является иностранным гражданином, выполняющим трудовые обязанности в организации, расположенной на территории России;
• совершил прогулы;
• находился под следствием до решения суда.

В списочную численность не включаются работники (п. 10.1 - 10.10 Указаний):

• принятые на работу по совместительству из других организаций;
• выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера;
• привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы);
• переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направленные на работу за границу;
• направленные на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств работодателя;
• с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение с выплатой в период ученичества стипендии;
• подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации.

Также в списочную численность не входят:

• собственники организации, не получающие в ней заработную плату;
• члены кооператива, не заключившие трудовых договоров с организацией;
• адвокаты;
• военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы.

Некоторые работники списочной численности не включаются в среднесписочную численность, это:

• женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком ;
• работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов.

Как целые единицы в среднесписочной численности учитываются:

• работники, которым в соответствии с законодательством РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, включая инвалидов;
• лица, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (без их письменного согласия);
• военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы, учитываются в среднесписочной численности как целые единицы по дням явок на работу.

Среднесписочная численность работников за год определяется по формуле:

ССЧ год = (ССЧ1 + ССЧ2 + ССЧ3 + … + ССЧ12). 12. где

ССЧ1, ССЧ2, ССЧ3 и т. д. - среднесписочная численность работников за соответствующие месяцы отчетного года (например, ССЧ1 — за январь, ССЧ2 — за февраль, ССЧ3 — за март);

12 — количество месяцев в году.

Если организация работала неполный год (например, из-за сезонного характера работы, ликвидации или создания после января), то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации и деления полученной суммы также на 12.

Расчет среднесписочной численности работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая должна уточняться на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора.

Для расчета среднесписочной численности работников за какой-либо месяц необходимо сложить их списочное количество за каждый календарный день месяца, то есть с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля - по 28-е или 29-е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни. Затем поделить полученную сумму на число календарных дней месяца.

Следует обратить внимание, что лица, работавшие неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени. То есть необходимо применить формулу:

ССЧ работников, отработавших неполное рабочее время за месяц = (Часы, отработанные не полностью занятыми работниками за все рабочие дни месяца. Нормальная продолжительность рабочего дня в часах). Число рабочих дней в месяце.

При использовании данной формулы за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов следует условно включать часы по предыдущему рабочему дню.

Непредставление налоговому органу сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год признается налоговым правонарушением и влечет взыскание штрафа с организации (индивидуального предпринимателя) в размере, который предусмотрен пунктом 1 статьи 126 Налогового кодекса. а именно 200 рублей.

За непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, предусмотрена и административная ответственность — это штраф в размере от 300 до 500 рублей, взимаемый с бухгалтера или руководителя организации (индивидуального предпринимателя) (ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Такие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 7 июня 2011 г. № 03-02-07/1-179, от 5 мая 2010 г. № 03-02-08/28.

Пунктом 3 статьи 80 Налогового кодекса не предусмотрено непредставление в налоговый орган налогоплательщиками-индивидуальными предпринимателями, у которых отсутствуют наемные работники, свдений о среднесписочной численности (письмо Минфина России от 20 ноября 2008 г. № 03-02-08/24).

А.В. Лазарева, профессиональный бухгалтер

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.
Узнайте больше >>

Как рассчитать среднесписочную численность работников

К числу основных показателей деятельности компании можно отнести сведения о среднесписочной численности работников. Данный расчет производит либо бухгалтер, либо работник отдела кадров. Списочная численность необходима при составлении отчетов в ПФ, налоговую, Росстат, ИФНС и т. д. Кроме этого, в начале каждого года хозяйствующие субъекты должны сдавать отчет. Рассмотрим, как рассчитать среднесписочную численность работников.

Среднесписочная численность это показатель числа работников компании, которые были в ней заняты, посчитанный в среднем за определенный период.

Согласно действующим нормам закона рассчитывать этот показатель должны все хозяйствующие субъекты. Это не только организации, но и предприниматели, которые являются работодателями.

Отчет о среднесписочной численности необходимо отправлять также и недавно зарегистрированным субъектам. Для них законом предусмотрен особый период — не позже 20 числа месяца, следующего за месяцем регистрации общества в налоговой. Также они сдают данный отчет вместе со всеми в определенные сроки. Это значит, что среднесписочная численность для вновь созданных организаций представляется дважды.

Эти данные необходимы при расчете налогов, других показателей, например, размера среднемесячной заработной платы. Кроме этого среднесписочная численность является критерием, который разграничивает хозяйствующие субъекты при сдаче ими отчетов в налоговую и внебюджетные фонды.

Важно! Индивидуальные предприниматели у которых нет наемных работников освобождены от сдачи данной отчетности начиная с 1.01.2014 года.

Существующие регламенты определяют, что среднесписочная численность должна сдаваться индивидуальными предпринимателями по месту их регистрации, то есть жительства, а организации — по месту нахождения. Если фирма имеет структурные подразделения, то отчитываться она должна в общем за всех сотрудников, в том числе занятых в филиалах и обособленных отделениях.

Данный отчет может заполняться в ручную или с использованием специализированных программ и интернет—сервисов.

Представлять его в налоговую инспекцию можно:

• Путем непосредственного вручения инспектору бумажного документа — при этом подавать нужно два бланка, на одном из них ответственное лицо ставит отметку о получении и возвращает ее представителю компании;
• Способом отправления отчета на бумаге почтой с описью вложения;
• С помощью электронного документооборота — для этого в компании должна быть ЭЦП и программа по ЭДО.

В зависимости от региона расположения фирмы ИФНС может попросить представить вместе с бумажным документом его электронную копию.

Еще раз отметим, что отчетность предоставляется как уже действующими, так и новыми организациям. Сроки предоставления отчетности следующие:

• Для вновь организованных организаций (ИП сюда не входят)- не позднее 20-го числа месяца, следующего за тем, в котором была осуществлена регистрация ООО .
• Для действующих организацией и предпринимателей. у которых есть работники сведения предоставляются 1 раз в год — до 20 января года, следующего за отчетным.
• При ликвидации ООО или закрытии ИП данную отчетность необходимо предоставь до установленной даты снятия с учета или ликвидации.

К расчету данного показателя нужно подходить ответственно в связи с важностью, которую он имеет для проверяющих органов. При его расчете надо использовать данные табеля по учету времени работы . приказы о прием е и увольнении сотрудников компании, предоставлении отпусков и т. д.

Многие специализированные программы, если в них вносить все необходимые данные, среднесписочную численность могут рассчитать автоматически. Но специалисту фирмы желательно все же знать методику расчета этого показателя

Сначала нужно узнать число полностью занятых сотрудников на фирме. В рабочие дни это значение равно количеству людей, с которыми подписаны трудовые соглашения, включая тех кто в командировках и на больничном.

При этом в данном объеме не учитываются:

• Внешние совместители;
• Работники с договорами подряда;
• Сотрудницы в декретном отпуске или по уходу за малышом;
• Работники в учебном отпуске без оплаты;
• Сотрудники, которые согласно договору работают неполный день или неделю. При этом те, для кого сокращенное время работы закреплено законом (к примеру, занятые на местах с вредными условиями) в расчете учитываются;

Важно! Количество работников в выходной день считается таким же, как в последний перед ним рабочий день. Это значит, что уволенный в пятницу сотрудник участвует в расчете в субботу и воскресенье. Компании, у которых не заключено ни одного трудового контракта ставят за расчетный месяц «1», принимая в учет своего руководителя, даже если он не получает зарплаты.

Это число определяется как сумма численности полностью работающих сотрудников за каждый день месяца, разделенная на количество дней в месяце:

Пример. В с 1 по 17 марта в компании работало на полный день 15 сотрудников. 18 марта был принят на работу новый сотрудник , таким образом общая численность до конца месяца составила 16 человек.

Получим: (15 чел. * 17 дней + 16 чел. * 14 дней) / 31 = (255+224)/31 = 15,45 полученный результат не округляем.

Сначала нужно рассчитать общее количество часов, которые выработали работники, занятые не полный день. При этом дни, проведенные в отпуске или на больничном считаются по количеству часов, отработанный в последний день, предшествовавший этому событию.

Затем определяется среднее число таких сотрудников. Для этого общая сумма отработанных ими за месяц часов делится на произведение количества дней работы в месяце и количества рабочих часов в день.

• Чс — общее количество часов за месяц, выработанных частично занятыми сотрудниками;
• Рч — количество рабочих часов в день, в соответствии с продолжительностью рабочей недели, которая установлена в компании. Так, если используется 40-часовая неделя, то ставится 8 часов, 7,2 часа ставится при 32-х часовой неделе, 4,8 часа ставится, если длительность недели составляет 24 часа;
• Рд — число дней работы в месяце, в соответствии с календарем.

Пример. Сотрудница в марте месяце отработала 24 дня из всего месяца на полставки. При продолжительности 8 часов это составило по 4 часа в день.

Расчет: 24 дня*4 часа в день/ 8 часовая неделя/ 24 = 96 / 8 / 24 = 0,5. полученный результат не округляется.

Для определения общей численности нужно сложить среднюю численность полностью занятых и частично занятых работников. Итоговое значение округляется согласно математическим правилам — больше 0,5 вверх, а меньше — отбрасывается.

• Чм — Полученное количество полностью занятых сотрудников за месяц;
• Чн — Полученная численность частично занятых сотрудников за месяц.

Пример. Возьмем исходные данные выше описанных примеров, где работали сотрудники за март месяц.

Расчет: 15,45 + 0,5 = 15,95

После того, как количество было посчитано за каждый месяц, определяется средняя численность за весь год.

Для этого складываются значения всех 12 месяцев, и полученное число делится на 12. Итоговая цифра снова округляется в большую или меньшую сторону.

• Чс1. Чс2 … — полученная средняя численность за каждый месяц.

Если компания была зарегистрирована в течение года и не отработала весь период, то итоговая сумма все равно делится на 12.

Помимо годовой, для некоторых отчетов надо определять квартальную численность в среднем. Она производится в аналогичном порядке, только итог сложения показателей за квартал делится на три.

В данном примере у нас отсутствуют частично занятые работник. Все работают на полную ставку.

Если компания или предприниматель не вовремя подали или вообще не подали отчет о средней численности, то налоговая может наложить штраф в сумме 200 рублей за каждый документ (согласно НК).

Кроме этого, через суд на виновное должностное лицо может за это же нарушение быть наложен штраф 300-500 руб. (согласно КоАП).

Однако даже если штраф был уплачен, компания или предприниматель обязаны все равно подать его.

Также не сдача отчета может рассматриваться налоговой как отягчающее обстоятельство при появлении других аналогичных нарушений. Это, в свою очередь, повлечет в будущем наложения штрафов в двойном размере.

Скачать образец заполнения отчета в формате PDF.

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!