Гарантийное письмо

В зависимости от содержания гарантийное письмо юридически можно квалифицировать как:

Во-1х, признание долга по договору поставки (продажи), оказания услуг и определение сроков погашения долга,

Во-2х, как просьба продать товар (оказать услугу, выполнить работу) в долг на условиях отсрочки платежа,

В-3х, возможен вариант, когда гарантийное письмо не содержит существенных условий договора, поэтому договор является не заключенным, а гарантийное письмо как договор не будет иметь юридической силы, но имеет статус, как намерение в будущем заключить договор.

Чаще всего гарантийные письма предоставляются для подтверждения факта оплаты. В этом случае обязательным является указание ссылки на номера договора или счета, согласно которым должна быть произведена оплата. В тоже время гарантийное письмо может быть документом и для третьих лиц. Так например, при регистрации юридического лица, достаточно гарантийного письма на предоставление юридического адреса. Так же гарантийное письмо может быть принято и банком, как обеспечение кредита. Письмо в этом случае будет подтверждением того, что адресат получит необходимую сумму для его погашения.

Гарантийное письмо обычно отличает ясность, точность и однозначность формулировок – поскольку в нем идет речь о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, а иногда и полная процедура, которая будет произведена. В случае составления "гарантийного письма" необходимо тщательно подготовить текст самого письма и четко оговорить условия на предмет возможности в будущем урегулирования Ваших взаимоотношений нормами ГК РФ.

Рекомендации по составлению гарантийного письма:
Во-1х, заполняется на фирменном бланке фирмы отправителя, скрепляется круглой печатью и подписью директора и бухгалтера фирмы.
Во-2х, данный документ необходимо составить наиболее полно, т.е. указать наименование товара, накладную, счет-фактуру в соответствии с которыми товар был передан, все реквизиты организации, счёт с которого будет осуществляться оплата и местонахождение банка, в котором открыт счет.
В-3х, на данном письме желательно наличие подписи главного бухгалтера (если это юридическое лицо) и руководителя.
В–4х, приложение к гарантийному письму: копия свидетельства о регистрации организации (предпринимателя), копия свидетельства о постановке на учет в ИФНС, копия приказа о назначении директора, подтверждающего полномочия лица, подписавшего письмо, свежая выписка из ЕГРЮЛ).

В гарантийное письмо могут быть внесены дополнительные положения:
В-5х, к обычному тексту добавьте небольшую оговорку о рассмотрении предпоставки, как факта предоставления коммерческого кредита в соответствии со ст. 823 ГК РФ и возможность начисления повышенных процентов за каждый день просрочки. В том случае, если этой оговорки не будет, вы сможете взыскать с непунктуального в оплате контрагента только проценты за пользование чужими денежными средствами, в соответствии со ст. 395 ГК РФ
В-6х, к обычному тексту есть смысл добавить небольшую оговорку о том, что «Настоящее гарантийное письмо является обязательным для наших законных наследников, представителей, правопреемников и агентов».

Судебная практика по данному вопросу разнообразная, принятие судом гарантийного письма, как договора заключенного сторонами или не принятие зависит от текста документа, оговоренных условий сторонами, позиций сторон по делу. Однако что бы ни было написано в гарантийном письме, и на каком бы бланке оно ни было составлено, все-таки гарантийное письмо не дает надежных юридических гарантий исполнения обязательств, и дать такую гарантию может только заключенный по всем правилам договор поручительства.

Письма, связанные с обращениями по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Письма-просьбы имеют разнообразную тематическую направ­ленность, они могут составляться практически по всем направлениям деятельности организации. Большое количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-просьба может состоять только из одной или двух частей. В первом случае оно начинается глаголом: «Просим. » или «Просим Вас. ».

Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, её типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Обоснование просьбы обычно начинается с ключевых фраз: «В связи с. », «Для. », «В соответствии с. », а просьба излагается с помощью глагола "просить": «Обращаемся к Вам с просьбой о. », «Просим Вас предоставить данные о. », «Просим Вас провести. », «Просим Вас сообщить информацию о. » и т. д.

Просьба может формулироваться и без использования глагола «просить», например: «Надеемся на положительное решение вопроса. », «Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение» и т.п.

В одном письме может излагаться несколько просьб. В этом случае используются сле­дующие языковые обороты: «Одновременно просим Вас. », «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести). ».

Просьба может содержаться и в других письмах, например, в сопроводительном письме, гарантийном и др.

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Пример текста письма-просьбы с ключе­вой фразой «Просим Вас. »:

Просим Вас выслать календарный план проведения специализированных выставок по канцелярским и офисным изделиям и технологиям в г. Москве на 2005 год с указанием условий участия и размера платы за использование экспо­зиционной площади.

Пример текста письма-просьбы с обоснованием:

В офисе регионального отделения компании в настоящее время использу­ется четыре компьютера 2001 года выпуска, которые физически изношены и морально устарели.В связи с тем, что объем продаж и технического сопровождения в обслуживаемом отделением регионе резко возрос, для эффективной информационной поддержки деятельности отделения просим разрешить приобретение пяти новых компьютеров для замены используемых.

Пример текста письма-просьбы о высылке счета:

Просим выслать в наш адрес счет на приобретение «Гигиенических тре­бований к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы»(СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03) в количестве 40шт.

На рис.9 приведен пример оформления письма-просьбы:

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ КОМИТЕТ г. МОСКВЫ ПО ДЕЛАМ О НЕСОСТОЯТЕЛЬНОСТИ (БАНКРОТСТВЕ) Лубянский проезд, 5, стр. 1, Москва,101000 Тел. 925-35-58; Тел/факс 925-64-78 ОКПО ОГРН ИНН/КПП 18.03.2006 №18-22/187 На №_________ от______________

Председателю Фонда имущества г. Москвы М.Н. Соловьеву ул. Пречистенка, д. 17, Москва, 119034

О предоставлении данных о размере доли

государства в уставном капитале

Уважаемый господин Соловьев!

В соответствии с п. 10 постановления Правительства Российской Федерации от 20 мая 2002 г. № 498 "О некоторых мерах по реализации законодательства о несостоятельности (банкротстве) предприятий" просим Вас сообщить в наш адрес данные о размере доли государства в уставном капитале ОАО Московский хлебозавод № 18, расположенного по адресу: ул. Никитинская, д. 45.

В случае если пакет акций данного предприятия продан, просим сообщить дату и способ продажи.

С уважением, Зам. председателя

Рис. 9. Пример письма-просьбы

Письмо-заявка – это разновидность письма-просьбы; составляется, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией. В коммерческой деятельности, связанной с торговлей товарами или услугами заявка может использоваться и как первичный документ, на основании которого проводится предварительное рассмотрение вопроса, оформление заказа или составление договора.

Особую разновидность заявок составляют документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п. Такие документы, называемые заявками, в сущности являют­ся заявлениями и зачастую представляют собой комплекс документов, включающий за­явку (заявление), описания, чертежи, списки и др. В этих случаях правовыми актами четко определено, что понимается под заявкой и как она оформляется.

Обычно письма-заявки не тре­буют письменного ответа. В ответ на письмо-заявку получателем осуществляются опре­деленные действия по реализации заявленной просьбы: включение указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылка необходимых материалов или изданий и т.п.

Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п. то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах: «Просим Вас включить в состав группы для участия в выездном семинаре-практику­ме. »; «Просим Вас зарегистрировать в качестве участников фестиваля. »; «Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в конферен­ции. » и т.п.

Заявка может составляться по унифицированной форме или с учетом требований, сформулированных организацией, предлагающей услуги. Составление такой заявки – это заполнение трафаретной или анкетной формы, предложенной заинтересованной стороной.

В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д. Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.) указываются следующие сведения:

− название мероприятия;

− дата его проведения;

− форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);

− фамилия, имя и отчество участника (участников);

− место работы, должность;

− почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;

− потребность в гостинице на время проведения мероприятия.

Если составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявке, помимо тех, что содержатся в бланке письма.

Заявка может содержать и гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь. В этом случае авторы, как правило, так и пишут на самом письме – гарантийная заявка. Хотя вряд ли имеет смысл выделять гарантийную заявку в особую разновидность, поскольку в этом случае мы имеем дело с обычным гарантийным письмом. Любое гарантийное письмо – это просьба (заявка) выполнить что-то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации.

Примертекста письма-заявки на высылку товара:

Просим Вас выслать в наш адрес наложенным платежом 5 экз. учебно-практического пособия: Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): В. В. Галахов, И. К. Корнеев и др.; Под ред. И. К. Корнеева. — М. ТК Велби, Изд-eo Проспект, 2004.

Пример письма-заявки с унифицированным текстом:

ЗАЯВКАна участие в конференции«Информационные технологии в предпринимательской деятельности»1. Сведения об организацииНазвание_____________________________________________________________________________Область деятельности________________________________________________________________Индекс______________________________________________________________________________Город _____ ________________________________________________________________________________ Адрес _______________________________________________________________________________ Код города___________________________________________________________________________Телефон ______________________________________________________________________________ Факс________________________________________________________________________________E-mail_______________________________________________________________________________2. Формы участия (отметить необходимое)

учебный курс16 декабряконференция 17-18 декабрябанкет 18 декабря

бронирование гостиницы: 1-местн. 2-местн.

Дата приезда _________________________

3. Сведения об участнике

Пример письма-заявки на полу­чение пропуска на право съезда автомашин в пределы малого кольца Московской окружной железной дороги (Прило­жение 3 к распоряжению Премьера Правительства Москвы от 1 апреля 1998 г. № 52-РП):

Просим Вас рассмотреть вопрос о выдаче пропуска (-ов), предоставляющего (-щих) право въезда в пределы малого кольца Московской окружной желез­ ной дороги на автомашину (-ы) _____________________________________________ (модель, номерной знак) для перевозки _________________________________________(наименование груза) по адресу __________________________________________в количестве _____штук.Вид необходимого пропуска (указать): - разовый на (число, месяц, гоод), - временный на срок с________по________, - годовой.Данная перевозка необходима для_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(обоснование перевозки).Должность перевозчика груза, подавшего заявку__________________ И.О. ФамилияДатаМ.П.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

В качестве адресатов гарантийных писем высту­пают организации или конкретные лица.

Гарантийное письмо одновременно является и письмом-просьбой.

Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.

В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: "Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем", "Возврат кредита гарантируем" и др. Фраза о гарантии является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские (платежные) реквизиты.

Гарантийные письма обычно подписывают двое: руководитель организации и глав­ный бухгалтер или иное должностное лицо и удостоверяются печатью организации. В от­дельных случаях нормативными актами предусмотрено удостоверение гарантийного письма только подписью руководителя организации.

Гарантийные письма создаются в каждой организации в различных, но часто повторя­вшихся и поэтому носящих типовой характер ситуациях, в связи с чем целесообразно иметь унифицированные формы этих писем страфаретным текстом, что существенно сокращает время на их составление.

В отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицирован­ные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании предусмотренных этими актами управленческих действий или ситуаций.

Пример текста гарантийного письма на оплату рекламы в газете:

Просим Вас разместить рекламу нашей компании в газете «Губернские вести» в номерах за 5 и 19 марта, 7 и 21 апреля, 11 и 24 мая 2005 г. размером 4/10 полосы на развороте, объединяющем рекламную и нерекламную полосы.Оригинал – макет имеется.Оплату гарантируем.Наши банковские реквизиты:.

Гарантийное письмо с трафаретным текстом

Директору (руководителю, начальнику____________________________________(название предприятия)Просим Вас выполнить услуги в виде __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(предмет обращения)Оплату гарантируем с расчетного счета №__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________в отделении банка_______________________________________________________________________________Директор подпись И.О. ФамилияГлавный бухгалтер подпись И.О. ФамилияПечать

Текст гарантийного письма на оплату аренды выставочной площади:

Просим Вас предоставить в аренду нашей компании 200-300кв. м выставочной площади в павильоне №3 выставочного комплекса «Крокус Экспо» для участия с 19 по 23 октября 2006 г. в выставке «Инфокоммуникации-2006».Оплату гарантируем.Наши банковские реквизиты:.

Пример текста гарантийного письма по возврату кредита:

Администрация Приволжского края гарантирует возврат кредита до 1 сентября 2005 г. в сумме 1,5 млрд руб. полученного региональными предпри­ятиями Русской торгово-промышленной компании «Мясо и молоко России» и ОАО «Волгопродторг» под закупку продовольствия для населенных пунктов края на территории Российской Федерации.Гарантия дана коммерческим банкам, участвующим в представлении целевых льготных кредитов под собственность Администрации Приволжского края.Претензии по гарантии следует предъявлять к департаменту по управ­лению имуществом: [банковские реквизиты].

Пример текста гарантийного письма на оплату заказов:

Просим в срок до 1 декабря текущего года изготовить типограф­ским способом 1500 пригласительных билетов на Новогодний праздник.Оплату гарантируем.Наши банковские реквизиты.Приложение: Образец пригласительного билета на 1л. в 1 экз.

На рис.10 приведен пример оформления гарантийного письма.

Эмблема ОАО «РОДНИК СОФТ» пр-т Нахимовский, корп. 1, Москва, Россия 1113556 Телефоны: (095) 113-7001; (095) 113-2688 Факс:(095) 316-9754 ОКПО 11289675 ОГРН 77107000456 ИНН/КПП 7710159493/110003470 17.06.2006 № 01-08/267 На№_________ от________________

Еженедельник «Аргументы и Факты» Отдел рекламы

Об опубликовании рекламы

Просим Вас опубликовать рекламу нашей фирмы в еженедельнике "Аргументы и Факты" (выпуск СНГ) в номерах за 7 и 21 августа, 4 и 18 сентября, 9 и 23 октября и 6 ноября 2006 г. размером 3/10 полосы на развороте, объединяющем рекламную и нерекламную полосы.

Наши банковские реквизиты: расчетный счет № 46703519 в АКБ "ОНЭКСИМ", корр. счет 3161868 в РКЦ ГУ ЦБ РФ, МФО 44583001, код 83. ИНН 7710159493.

Приложение: Оригинал-макет рекламного объявления на 1 л. в 1 экз.

Зам. генерального директора Подпись А.Р. Горячев

Главный бухгалтер Подпись А.В. Моргунова

О.Е. Соловьева 113-12-48

Рис. 10. Пример гарантийного письма

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

В коммерческой деятельности запрос – обращение по­купателя к продавцу с просьбой предоставить подробную информацию о продаваемых товарах (оказываемых услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг) и используется на стадии, предшествую­щей заключению контракта.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом, письма-запросы составляются также как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

В коммерческой деятельности на предконтрактной стадии также используются письма-запросы – обращение покупателя к продавцу (экспортера к импортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенного рода услуг).

В тексте письма-запроса может содержаться преамбула, в которой излагаются причи­ны, побудившие запрашивать требуемую информацию.

Ответ на такой запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтвержда­ется получение запроса, сообщается требуемая информация о товаре. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта).

В запросе, как правило, указывают: наименование товаров (услуг), условия, на которых желательно получить товар (количество, качество товара, модель, марка, цена, сроки поставки, условия поставки и др.). В коммерческом запросе используются следующие выражения:

"Просим Вас сообщить о возможности поставки. ",

"Просим сделать предложение на поставку. ",

"Просим Вас сообщить подробную информацию о. " и др.

Пример письма-запроса о предоставлении документов:

В связи с осуществляемой проверкой деятельности компании просим I Вас представить копии следующих документов:1.Устав компании2.Свидетельство о регистрации компании;3.Договоры поставки с ОАО «Элекс»; 4.Справку о стоимости одного кубометра гравия на 01.08.2005.

Пример текста коммерческого запроса:

Сообщаем Вам, что оплата партии расходных материалов произведена нами на следующий день после поступления товара на склад филиала нашей компании в г. Саранске, что подтверждаем прилагаемой копией платежного поручения.В ближайшее время мы заинтересованы в поставках следующего оборудования:1.Принтеры лазерные (цветные и черно-белые);2.Принтеры струйные; 3.Персональные копиры.Просим Вас рассмотреть возможность осуществления поставок в третьей декаде марта 2005 г. и при положительном решении направить нам оферту.Рассчитываем на продолжение взаимовыгодного сотрудничества.Приложение: Копия платежного поручения от 2.02.2005№120.

Письмо-заказ – коммерческое письмо, направляемое покупателем продавцу с предложением заключить сделку с перечислением ее конкретных условий.

Текст письма-заказа состоит из двух частей: просьбы осуществить поставку необходимого товара и основной части, содержащей описание товара и условий поставки (наименование, сроки поставки, количество, качество, цена, условия платежа и др.).

Заказ вступает в силу с момента подтверждения заказа, представляющего собой письменное уведомление продавца о принятии им условий заказа к исполнению без оговорок. Оформляется подтверждение заказа как коммерческое письмо.

Пример текста письма-заказа:

Описание требуемого товара

Просим Вас поставить фирме «Гамма» газовые плиты модели «Ardo А 540 G6 W» в количестве 300 штук по цене 350 долларов США за штуку.

Оплату в полном объеме гарантируем в течение 7-10 банковских дней с мо­мента подтверждения заказа. Возможна предоплата в размере 25% от об­щей стоимости поставки.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным (письмо-согласие) или отрицательным (письмо-отказ).

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа ("На Ваше письмо от________№_______"). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа", куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Помимо писем-согласий, отказов, подтверждений, ответом на коммерческий запрос может быть:

− письмо-предложение (оферта), если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя,

− письмо, информирующее о товаре (услугах), если покупатель запрашивал именно информацию о товаре, отказ в рассмотрении запроса.

Письмо-согласие – это деловое письмо, содержащее положительный ответ на пись­мо-просьбу или письмо-запрос.

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки.

Если в письме-просьбе содержалось обоснование, ответное письмо-согласие также следует начинать с обоснования. При отсутствии в письме-просьбе обоснования, пись­мо-согласие начинается непосредственно с изложения сообщаемой информации:

«Готовы принять ваши условия на. »;

«Доводим до Вашего сведения, что. »;

«Согласны рассмотреть (предоставить, оказать и т.п.). » ;

«Сообщаем Вам, что. ».

Письма-огласия на предоставление в аренду выставочной площади:

Сообщаем о готовности предоставить вашей компании в аренду ПО кв. м выставочной площади в павильоне М выставочного центра «Крокус Экспо» для организации экспозиции на выставке «Инфоком – 2006» с 18 по 24 октяб­ря этого года.

Пример текста письма-согласия с обоснованием:

Принимая во внимание физическую изношенность и моральное устаре­вание используемых в настоящее время в офисе вашего регионального отделения компании компьютеров, а также возросший объем продаж и технического со­провождения даем согласие на приобретение 5 новых компьютеров за счет средств, предусмотренных бюджетом компании на совершенствование системы управления в пределах суммы, выделенной региональному отделению на IVквар­тал текущего года.

Письмо-отказ – это деловое письмо с отрицательным ответом на письмо-просьбу, за­прос, предложение, приглашение и др.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с. »; «В связи с тем, что. »; «В соответствии с. ».

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Покупатель может быть не согласен лишь с некоторыми условиями предложения, тогда он может направить продавцу встречное предложение, в результате возникает коммерческая переписка, в процессе которой стороны или приходят к соглашению по всем существенным условиям поставки, или отказываются от заключения сделки.

В случае если составляется отказ, этика деловых отношений требует, прежде всего, выразить благодарность за заказ или предложение, затем – объяснить причины, по которым заказ не может быть принят и исполнен, например:

«Благодарим Вас за запрос на поставку. В связи с. ваш заказ не может быть принят к рассмотрению (исполнен)»;

«Благодарим Вам за запрос на поставку. Сообщаем, что интересующий Вас товар может быть поставлен только на условиях. »;

«Благодарим Вас за запрос на поставку. Сообщаем Вам, что интересующий Вас товар может быть поставлен не ранее. Просим сообщить ваше согласие об изменении сроков поставки»;

«Благодарим Вас за предложение на. однако, в настоящее время мы не заинтересованы в закупке данного товара» и др.

Пример текста письма-отказа о выполне­нии заказа в установлен­ный срок:

В связи с остановкой производства на предприятии нашей компании в Приволжске из-за стихийного бедствия (наводнения, вызванного многодневными дождями) ваш заказ на поставку 5000 кубометров деловой древесины не может быть выполнен в установленные сроки.Поставка может быть осуществлена после ликвидации последствий наводнения после 01 августа 2006 г.Если указанный срок выполнения заказа неприемлем, рекомендуем обра­титься к нашему партнеру – ОАО «Деревообработка», имеющего по нашим сведениям на своем складе в вашем городе свободные запасы деловой древесины, правда, в меньшем количестве, чем оговорено в заказе.Сожалеем о невозможности выполнения заказа в установленные сроки.Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Пример текста письма-отказа на пригла­шение с извинениями:

Уважаемый Владимир Петрович! Наш президент благодарит Вас за Ваше любезное приглашение на тор­жественный вечер, посвященный 10-летию Вашей компании.Он очень хотел бы посетить Вас, однако в это время он будет в Герма­нии. Тем не менее, он посылает Вам поздравления, наилучшие пожелания и изви­нения за то, что не сможет участвовать, и надеется, что в ближайшем буду­щем, когда у него не будет никаких других обязательств, он посетит офис Ва­шей компании для личного выражения своего дружеского к Вам отношения.

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обороты:

Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)",

"Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах. ",

"Подтверждаем намерение. ",

"С благодарностью подтверждаем получение материалов. ";

"Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о готовности заключить сделку на. ",

"Принимаем ваше предложение на. ",

"Подтверждаем свою готовность заключить сделку на. " и др.

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Пример текста письма-подтверждения предварительной договоренности:

Подтверждаем устную договоренность на заключение долгосрочного до­говора поставки портативных электрогенераторов, достигнутую на перегово­рах в Нижнем Новгороде между Вами и представителем нашей компании.Мы выражаем готовность подписать договор на согласованных условиях.

Пример текста письма-подтверждения оплаты товаров: