Регламент документооборота

Документооборот существует в любой компании, но далеко не все уделяют внимание его регламентации, хотя с развитием бизнеса это становится необходимым. Грамотно составленный и внедренный регламент документооборота в организации не только упрощает работу, но и позволяет повысить эффективность финансового управления.

Из этой статьи вы узнаете:

• Зачем необходим регламент документооборота.
• Как регламент помогает повысить эффективность работы.
• Как формируется содержание регламента документооборота.
• Порядок согласования регламента документооборота.
• Как проводится внедрение регламента документооборота в организации.

Документооборот определяет инстанции и маршруты движения документов по предприятию. Упорядочить работу с документами в рамках организации можно с помощью регламента – набора особых принципов, которые обеспечивают быстрый проход документов по структурным подразделениям компании с минимальными затратами времени и средств. В каждой организации документация регламентируется с учетом конкретных особенностей: структуры управления, вида деятельности, объема документооборота и др.

В документооборот предприятия входят разнообразные договоры, письма, инструкции, налоговые и бухгалтерские документы. От того, насколько четко налажен процесс их прохождения по инстанциям, зависит эффективность управления предприятием в целом.

Понять, зачем организации регламент документооборота, можно, рассмотрев работу предприятия в условиях увеличивающихся потоков неструктурированной информации. При отсутствии регламента документооборота они создают запутанные маршруты прохождения документов, что чревато не только существенной задержкой, но и потерями. Четкая организация потоков документооборота устранит проблемы с поиском документов, позволит получить оперативный доступ к истории любой сделки.

Технология работы с документами. Документооборот

Если регламент документооборота грамотно составлен и соблюдается должным образом, то улучшается контроль за исполнением документов, отчетность заполняется и сдается своевременно. Это позволяет эффективнее направлять деятельность организации на достижение поставленных целей.

Регламент работы с документами является инструментом повышения дисциплины работников. С его помощью увеличивается продуктивность за счет строго определения обязанностей каждого сотрудника. Четкий порядок действий позволяет новым сотрудникам быстрее понять свои обязанности и специфику работы организации.

По образцу регламента документооборота 2016 года легко обучаются правильному исполнению документов даже новые сотрудники из регионов. Работник учится обращать внимание на детали, становится более дисциплинированным, а его работа продуктивной.

Технология работы с документами. Документооборот

Регламент работы с документами необходим при наличии в компании большого количества бизнес-процессов, в которых задействовано несколько подразделений и сотрудников. Наличие регламента позволит при необходимости быстро провести автоматизацию документооборота предприятия. Поэтому очень важно, чтобы документооборот в организации был упорядочен и выполнялся всеми ответственными лицами предприятия.

Регламент документооборота базируется на нескольких принципах:

• обработка всех поступающих документов в одной службе;
• сокращение маршрута прохождения документов;
• исключение попадания документа не в ту инстанцию;
• четко разработанная маршрутизация;
• однократная регистрация документа.

Разработка содержания регламента документооборота ведется по установленной форме, в которой должна быть представлена следующая информация:

• Назначение регламента и область его применения. Здесь должны быть упомянуты объекты или сотрудники организации, работы которых будет касаться данный порядок.
• Нормативные документы, на основании которых создается регламент. Порядок утверждения, изменений и отмены регламента.
• Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента. Источниками определений должны выступать законодательные акты, ГОСТы и иные нормативные документы.
• Пошаговое описание процесса. Этот самый большой раздел состоит из подразделов, каждый из которых соответствует определенному этапу процесса. Здесь описываются действие и результат, указываются задействованные в выполнении сотрудники.
• Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (административная, дисциплинарная, уголовная).
• Указание должностного лица, контролирующего исполнение регламента, описание средств контроля.

В регламенте документооборота перечисляются выполняемые структурными подразделениями работы по созданию, проверке и обработке документов. К каждому процессу указывается срок выполнения и ответственные исполнители. В основной части регламента закрепляется порядок движения по предприятию конкретного вида документа, с момента его прихода в организацию или создания и до момента уничтожения или сдачи в архив (регистрация, подписание, передача, хранение).

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Любой образец регламента документооборота должен быть составлен так, чтобы каждый сотрудник четко понимал свою связующую роль в этом процессе.

Регламент документооборота должен составляться компетентным сотрудником финансового отдела, которого назначает руководитель. После создания проект документа согласовывают с заинтересованными должностными лицами (начальниками отделов, подразделений), затем его утверждает вышестоящий руководитель. После чего участники процесса получают на руки свой образец регламента документооборота под роспись. Изменения в регламенте аналогичным образом согласуются и утверждаются вышестоящим руководителем. Важно согласовать регламент документооборота с ключевыми участниками процесса.

Утверждение регламента может выполняться напрямую, когда руководитель собственноручно расписывается на документе, или косвенно, путем издания соответствующего приказа. В приказе нужно закрепить дату вступления регламентов, а также конкретные санкции для сотрудников, нарушивших регламент.

Построение любой системы документооборота основано на минимизации этапов согласования и количества требующих утверждения документов. Поэтому при внедрении регламента документооборота в организации, прежде всего, нужно закрепить за структурными подразделениями строгие списки документов, с которыми они обязаны работать. Добиться этого можно через привлечение к созданию регламента руководителей всех подразделений.

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Система электронного документооборота»

Скорее всего, сотрудники не сразу примут новый порядок работы и то, что их действия теперь строго регламентированы. Однако это позволит сэкономить время на выполнение обязанностей, а значит, работа будет эффективнее, что положительно скажется на мотивации сотрудников.

Чтобы работникам было проще учиться пользоваться регламентом, желательно организовать специальные тренинги. По их результатам с учетом возникших у сотрудников вопросов можно вносить корректировки в регламент документооборота.

Регламент по документообороту в организации образец

В каждой компании документация должна регламентироваться с учетом конкретных особенностей: объема, вида осуществляемой деятельности, структуры управления и т.п. Поэтому очень важно, чтобы документооборот был упорядочен и выполнялся всеми ответственными лицами компании. От этого зависит многое — в частности, своевременное получение работниками зарплаты и других положенных им выплат. Следовательно, необходимо зафиксировать последовательность действий, а именно:

- в какой срок подразделения должны оформлять отчеты и другую

- в какие сроки руководители подразделений должны представлять документы и кому.

Четкое определение потоков движения отчетных документов позволит компании наладить соответствующие внутренние регламенты. Одним из них является регламент документооборота с описанием типов используемых документов и указанием сроков их исполнения.

В регламенте документооборота необходимо перечислить работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемые структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепить порядок движения каждого вида документа, начиная от его получения создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего

хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. Разработка регламента документооборота ведется в виде таблицы (например, Excel файла), по установленной форме, в котором должна быть представлена следующая информация:

- срок предоставления отчета;

- способ коммуникации (электронный документооборот, Outlook и т.п.);

- отправитель и получатель отчета.

Если регламент документооборота составлен правильно и соблюдается должным образом, усиливается контроль, отчетность составляется своевременно. Своевременно заполненная и сданная отчетность, позволяет руководителю направлять деятельность подразделения, на достижение поставленной цели. Регламент документооборота составляет компетентный сотрудник, которого назначает руководитель. Регламент документооборота прилагается к положению о соответствующем подразделении и должен быть утвержден вышестоящим руководителем. Составленный регламент дает право требовать представления документов в установленные сроки.

Изменения в регламент документооборота должны быть согласованы и утверждены вышестоящим руководителем.

При составлении регламента документооборота, необходимо разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было ясно, какова его связующая роль. В процессе работы можно использовать должностные инструкции или положения о подразделениях.

Итак, как организовать власть?

Нет сомнения, что организовать можно то, что имеешь,— нельзя

организовывать власть, которой владеют другие.

В завершение. Представленная в настоящем курсе модель управления универсальна. Она вполне адекватна для компаний разного размера или для объединений компаний разных отраслей народного хозяйства, вне зависимости от формы собственности компании. Она не зависит от конъюнктуры, политической и финансовой погоды. При постановке задачи об организации управления делом от компании требуется высокопродуктивная качественная работа в течение достаточно продолжительного времени, что в подавляющем большинстве

случаев не может быть достигнуто в результате виртуозных экспромтов «первого лица», возглавляющего компанию и единолично вырабатывающего все без исключения управленческие решения и контролирующего процессы их исполнения как на уровне управления компании в целом, так и на уровне его подразделений. Это требует построения эффективной системы коллективного управления компанией по полной функции управления.

Однако вопреки этой потребности современные информационные потоки из «US-» и «Euro-источников» на поверку оказываются в значительной мере

лишёнными полезного практического содержания при освещении их авторами вопросов организации управления вопреки привлекательной рекламной упаковке. Нынешний кризис американской и мировой

экономики очень хорошо это показал. Да на Западе не очень-то и скрывают теоретический кризис. Внешние причины ясны: рынок консультационных услуг, как и положено рынку, требует новинок. И если настоящих новинок нет, то приходится выдавать старое за новое после некоторых дизайнерских усилий. Как следствие, возникает мода на то, на что, по здравому размышлению, её никак не может быть: на инструменты менеджмента. Казалось бы, ясно: коль скоро инструменты управления можно менять как

модные тряпки, то они заведомые пустышки. Ан нет, покупается руководящий народ на рекламу. Глубинные причины тоже известны — это особенности мировоззрения и синдром руководителя, но, как говорится, это уже совсем другая история. Изученная вами модель управления позволяет вам в дальнейшем самостоятельно осваивать каждый ее элемент, предложенные подходы и решения — более глубоко и тщательно, а так же осваивать новые алгоритмы управления или вырабатывать их самостоятельно. Данный учебный курс будет служить для вас ориентиром, своеобразным путеводителем в мире управления. Т.к. законы управления объективны, контуры циркуляции информации в процессах управления универсальны и присущи всем объектам живой и не живой природы, изученное вами позволит применять эти знания в любых жизненных

обстоятельствах. Культура управления процессами — это то, что должно объединять общество и действительно способно ликвидировать противоборство государственности и бизнеса, а также — чиновников и предпринимателей — с одной стороны, и остального общества — с другой.

Понимание вопросов, рассматриваемых в настоящей работе, желательно не только для предпринимателей и руководителей компаний, но и для других категорий населения: государственных деятелей, наёмного персонала, юристов, преподавателей финансово-экономических дисциплин и т.п.

Регламент по документообороту

аналогия..
5. РЕГИСТРАЦИЯ, УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ДОГОВОРОВ

5.1. Регистрация, учет и хранение оригиналов заключенных договоров осуществляется отделом делопроизводства.

5.2. Передача менеджером проекта договоров (доп. соглашений, приложений и т.п.) к учету и принятие их отделом делопроизводства осуществляется путем занесения данных о договоре (доп. соглашении, приложении и т.п.) в журнал учета договоров, который хранится в отделе делопроизводства.

5.3. Регистрация и учет договоров в журнале учета договоров и на электронном носителе производится после согласования договора юридическим отделом, после чего он передается на подписание руководителю Общества или иным уполномоченным лицам. Подписанный руководителем Общества и представителем контрагента договор передается на хранение в отдел делопроизводства.
5.4. Регистрация договоров осуществляется путем занесения данных о договоре в журнал учета договоров, который должен содержать следующую информацию:
1. порядковый номер;
2. регистрационный номер;
3. наименование контрагента (сокращенное наименование) и его место нахождения (почтовый адрес);
4. краткое содержание предмета договора;
5. срок действия договора;
6. сумма договора или порядок ее определения, валюта договора;
7. наименование ответственной за договор службы (подразделения), фамилия менеджера проекта.

5.5. Неоформленные надлежащим образом договоры, считаются незаключенными и данные по ним внесению в журнал учета договоров не подлежат.
Исключение может быть сделано только на основании распоряжения руководителя Общества или служебной записки главного бухгалтера.
5.6. Хранение контрольных экземпляров и оригиналов заключенных договоров обеспечивается отделом делопроизводства в отдельных папках в соответствии с принятым отделом делопроизводства методом формирования дел.
По истечении трех лет от даты окончания срока действия договора, папки с договорами по годам подлежат подшивке и сдаче в архив Общества.
5.7. Выдача оригиналов заключенных договоров возможна только в исключительных случаях:

5.7.1. В случае если оригинал договора затребован государственным органом;
В этом случае выдача оригинала договора производится на основании служебной записки руководителя структурного подразделения ответственному менеджеру под роспись.

5.7.2. В случае если оригинал договора затребован по распоряжению руководителя Общества.
В этом случае выдача оригинала договора производится с отметкой отдела делопроизводства о такой выдаче и дате выдачи договора.

5.8. Отдел делопроизводства по требованию руководителя Общества, финансового директора, главного бухгалтера и начальника юридического отдела обязан выдать копию любого договора (доп. соглашения, приложения и т.п.).

5.10. Правом запроса копии любого договора обладает генеральный директор, финансовый директор, главный бухгалтер и начальник юридического отдела.

Как организовать эффективный документооборот

По итогам «круглого стола», проведенного редакцией журнала «Финансовый директор»

В систему документооборота предприятия могут входить разнообразные документы - письма, договоры, должностные инструкции, бухгалтерские и налоговые документы. От того, насколько четко организован процесс их прохождения, зависит эффективность управления предприятием в целом.

Представляем участников «круглого стола»:

• Екатерина Усольцева. финансовый директор розничной сети «Магнолия»;
• Владимир Исаев. руководитель коммерчес-ко-договорного отдела ООО «Фармстер»;
• Николай Переверзев. директор по экономике и финансам ОАО «Сибур-Нефтехим»;
• Эдуард Зейбель. руководитель проектов ОАО OXS;
• Валерий Бровкин. директор практики «Docu-mentum» ОАО OXS;
• Дмитрий Барышников. руководитель отдела бизнес-анализа департамента консалтинга ЗАО «Энвижн Груп».

Документооборот существует в любой компании - от небольшого магазина до крупного холдинга. Однако далеко не все компании уделяют внимание регламентации документооборота, хотя по мере развития бизнеса такая работа становится необходимостью. Возможно, что сотрудники компании не сразу привыкнут к тому, что их действия регламентированы, тем не менее это позволит им сэкономить время на выполнение своих обязанностей - а значит работать эффективнее.

Дмитрий Барышников: Каждая компания по мере роста числа сотрудников и контрагентов сталкивается с увеличивающимися потоками неструктурированной информации. При отсутствии регламента документооборота у любого предприятия будут похожие проблемы — запутанные маршруты прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел и, как следствие, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.

Екатерина Усольцева: Хотелось бы добавить, что регламент документооборота является инструментом повышения дисциплины сотрудников. У нас, например, многие сотрудники - продавцы и средний менеджмент магазинов - приехали из регионов. Персонал приходится обучать и работе на компьютере, и правильному оформлению документов. Если работник владеет этим навыком, умеет обращать внимание на детали, то становится более дисциплинированным, что крайне важно для бизнеса. Для компании это означает, что первичные документы своевременно попадут в офис компании, следовательно, можно будет контролировать и платежи, и работу сотрудников.

Эдуард Зейбель: Хочу добавить, что отсутствие регламентов не позволит провести автоматизацию документооборота, несмотря на то что на определенной стадии развития бизнеса это станет необходимым.

Участники «круглого стола» выделили основные моменты, которые нужно учесть при разработке регламента документооборота.

Владимир Исаев: Когда в нашей компании было решено внедрить CRM-систему, представители внедренческой фирмы потребовали от нас составить регламент документооборота. Это было необходимым условием автоматизации процессов в компании.

Начинать пришлось с разработки форм первичных документов. Результатом первого же опыта создания документа представителем финансовой службы стала многостраничная «Заявка на оплату», оформить которую обычному сотруднику было сложно.

Поэтому мы создали рабочую группу с участием начальников отделов, через которые проходили документы. В результате совместных усилий были созданы формы и регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних затрат времени сотрудников на оформление и согласование документов.

Николай Переверзев: При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, - закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать. В этом случае технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, а договор на покупку IT-системы — через рекламный отдел. Добиться этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений.

В компаниях большинства участников «круглого стола» существует несколько регламентов. Их количество и назначение определяются прежде всего составом выполняемых в компании операций, направлениями деятельности и спецификой бизнеса.

Владимир Исаев: У нас регламенты разрабатывались разными отделами: общим отделом - регламент по всем входящим и исходящим документам, договорным - регламент договорной работы, финансовой службой -блок регламентов финансовых процедур.

Регламенты представляют собой общие принципы действий, из них ясно, что должно быть на выходе, но не указано, как именно нужно действовать. Поэтому у нас существуют еще инструкции - более подробные документы, в которых описано, что нужно делать в той или иной ситуации, в какие сроки, кто отвечает за тот или иной процесс и кто его контролирует. Инструкции создаются для каждого отдела компании. Если ситуация частная, например работа с входящими письмами, для нее не требуется регламент, достаточно инструкции.

Чтобы сотрудникам было понятно, как пользоваться регламентом или инструкцией, в компании проводятся специальные тренинги. Сначала документы рассылаются по всем отделам, участвующим в процессе, затем собирают всех сотрудников и разъясняют схему работы на примере одного из сложных текущих проектов, в том числе пункты, которые можно истолковать двояко. По результатам таких тренингов с учетом возникших у сотрудников вопросов могут вноситься корректировки и в регламенты, и в инструкции.

Екатерина Усольцева: Один из самых трудоемких в нашей компании — регламент документооборота сопровождения движения товаров. В нем закреплены порядок и сроки представления документов от магазинов в офис компании. Еще есть специфический инвестиционный регламент, прописывающий процедуру горизонтального согласования этапов проводимых работ между разными службами во время строительства новых магазинов. Другими словами, согласование работ проводится и со службами, задействованными в строительстве, и с теми, кто будет потом работать в магазинах.

Николай Переверзев: Большинство сотрудников нашей компании используют регламент договорной работы. В нем указывается, кто инициатор контракта, какие работы должны быть проведены, какие документы требуются от поставщика и в какой срок, что и с кем нужно согласовать (см. рис. 1). Еще существует блок планово-бюджетных регламентов, в которых описаны порядок и сроки формирования бюджетов, состав участников бюджетного процесса, их функции и ответственность, методики корректировки бюджетов и анализа его исполнения и т. д.

Эдуард Зейбель: В нашей компании регламенты разделены на внутренние (например, бюджетный регламент) и внешние, предназначенные для работы с клиентами, в которых описываются методология проведения работ и процесс взаимодействия с заказчиком.

Рисунок 1. Процесс подготовки и согласования договоров в ОАО «Полаир»

Регламент документооборота предусматривает систему контроля потоков документов на предприятии. Владимир Исаев: Приведу несколько примеров контроля документооборота в нашей компании. Весь массив поступивших писем у нас регистрируется, а затем передается заместителю генерального директора. Последний распределяет документы по исполнителям и ставит пометку «К», если требуется особый контроль. Это означает, что к указанной на документе дате я должен отчитаться об исполнении документа письменно или по электронной почте, указав, какие действия предприняты, каковы результаты и какие проблемы возникли. Только после моего отчета по данному документу будут осуществляться дальнейшие действия.

Кроме того, у нас имеется особый бланк идентификации документов. Прежде чем передать, например, в бухгалтерию счет или счет-фактуру, накладную или акт, в этом бланке указывается, что это за документ, кто его составил, в рамках какого проекта и прочее (см. рис. 2 ). Заполняет бланк сотрудник, работавший с документом, например инженер, выезжавший для починки оборудования, или менеджер, проводивший переговоры с заказчиком.

Дмитрий Барышников: Одним из инструментов контроля процессов документооборота является их измерение согласно заранее определенным критериям, по крайней мере, при регистрации документов, постановке их на контроль и снятии с него, передаче отработанных документов в архив. Отдельные элементы каждого из таких процессов измеряются по количеству документов, сотрудников, задействованных в обработке документов, времени обработки. Точность измерений повышается за счет передачи документов по маршрутам внутри компании с использованием реестров - формы, давно применяемой в делопроизводстве (см. таблицу).

Рисунок 2 Бланк идентификации документа в ООО «Фармстер»

Таблица Пример реестра приема и передачи документов

Реестр может существовать как в электронном, так и в бумажном виде, в форме таблицы, содержащей определенные поля - от кого, кому, для каких целей и в какие сроки передан тот или иной документ. При необходимости можно включать в него и дополнительные поля, например фактический срок обработки документа. При этом в регламенте закрепляется время обработки документа, что позволяет спрогнозировать момент поступления документа на следующий этап маршрута.

Использование реестров позволяет накопить определенную статистику обработки документов в компании, а по результатам измерений можно определить, когда возникают проблемы и с чем они связаны. Это может быть кадровый вопрос (сотрудник не справляется, возрос объем работы), инфраструктурный (не хватает копировальной техники) и другие.

Безусловно, контролем и анализом документооборота в компании должна заниматься специальная служба или отдел.

Николай Переверзев: Регламенты документооборота важно не только создать, но и поддерживать, иначе они могут утратить свою актуальность. Следует своевременно их корректировать, если что-либо изменилось в самих процессах. Подходы к контролю могут быть разными. Например, если не сданы в срок бюджеты подразделений, можно провести с ответственным сотрудником соответствующую беседу, если же пропущены все сроки и я как руководитель должен принимать ответственность на себя, нельзя исключить и возможность штрафа сотрудника. Когда речь идет о договоре, который вовремя не согласован, его можно вернуть на доработку, предварительно выяснив причины срыва сроков работы, или применить меры административного воздействия - тот же штраф, депремирование.

Что касается специального отдела контроля документооборота, то, на мой взгляд, его целесообразно создавать лишь в крупных компаниях.

Екатерина Усольцева: Хотелось бы подчеркнуть важность обратной связи с сотрудниками компании. К сожалению, далеко не всегда только из имеющихся документов можно составить представление о реальном положении дел. Поэтому мы еженедельно собираем руководителей отделов, задействованных в разных проектах, и обсуждаем процесс их выполнения. Случается, что в ходе таких бесед сотрудники высказывают то, что никак не отражено в документах, но тем не менее становится основанием для корректировок планов и бюджета компании.

Эдуард Зейбель: Контролируя документооборот, мы контролируем бизнес-процесс, отслеживаем его основные составляющие. Поэтому контролировать документооборот в том или ином процессе должен человек, владеющий этим процессом, - функциональный руководитель. Хорошо, если удастся привлечь сотрудников компании к контролю документооборота. Например, сотрудник, участвуя в процессе, видит, что передача документа организована неоптимально. Тогда он должен проинформировать об этом руководителя - в том числе и потому, что возможные срывы осложняют его же собственную деятельность. Если срывы носят постоянный характер, то следует внести изменения в процедуры документооборота. Можно задаться целью создания постоянной обратной связи и разработать механизмы ее поддержки и поощрения сотрудников.

Чрезмерная бюрократизация документооборота усложняет деятельность компании. Участники дискуссии поделились своим опытом, как этого избежать.

Валерий Бровкин: От излишнего документооборота и согласований избавляет делегирование полномочий центрам ответственности. Так, если в конечном итоге за выдачу пачки скрепок отвечает кладовщик, то виза генерального директора не требуется.

У подразделений есть свои ответственные, руководитель подразделения вправе наделить их определенными полномочиями и не брать на себя решение всех вопросов.

Владимир Исаев: Случается, что когда работа нескольких отделов пересекается, то регламент, созданный одним из отделов, противоречит регламенту другого подразделения. Например, при разработке инструкции о работе с подрядчиками я указываю, что соответствующие документы готовит проектный отдел, а руководитель проектного отдела - что финансовый. Выход из этой ситуации только один - переговоры. Если же регламент создается несколькими отделами одновременно, то проводится первичное согласование путем рассылки регламентов всем отделам. Каждый из отделов готовит свои замечания, а затем они обсуждаются совместно.

Можно также порекомендовать периодически, например раз в месяц, просматривать уже отработанные документы. Если очевидно, что без какого-то из них можно обойтись, то в следующий раз такой документ изымается из «цепочки» документооборота.

Эдуард Зейбель: Я согласен с тем, что когда регламент разрабатывают сотрудники, которые инициируют создание документов, лишние «звенья» из цепочки прохождения документов исключаются. Но важно понимать, что ни один регламент не может быть абсолютно совершенным, поэтому в нем следует предусмотреть и возможность отклонения от процесса, то есть учесть результаты его нарушения. Ни случаи принятия волевых решений, ни процедуры административного воздействия не должны оставаться за пределами регламента. В нем следует прямо указывать, как нужно действовать в случае отклонений или нарушений. Штрафы, административные взыскания - это скорее поддерживающие регламент процедуры, их можно выделить и в новый документ.

Подводя итоги «круглого стола», можно отметить основный вывод всех его участников: грамотно построенная система документооборота не только упрощает работу финансово-экономической службы, но и позволяет существенно повысить эффективность финансового управления компании.