Договорная работа в организации порядок ведения регламентация экспертиза рисков

В российском малом и среднем бизнесе сложилась практика, при которой работа с договорами и договорной документацией в организации или у предпринимателя часто поручается работникам, для которых такая работа не характерна. В одних организациях вопросами работы с договорами занимаются сейл-менеджеры, в других – бухгалтеры или специалисты, которые исполняют условия договоров между организациями в рамках своих трудовых обязанностей.

Понятно, что какими бы хорошими специалистами в своей области не были эти специалисты, скорее всего они не являются специалистами в области гражданского права, а это в первую очередь означает, что за основу будущего договора берется типовая форма договора (из интернета или других источников) и в такую форму вписываются лишь название организации. Другими словами, при наличии договора, содержание которого не учитывает все нюансы сделки, любая из сторон такого договора может попасть впросак.

Многие руководители организаций убеждены, что два честных человека могут обойтись и без помощи юриста, без детальной разработки договора, без точного оформления отчетной документации по договору. Очень часто позже выясняется, что два честных человека по-разному поняли друг друга. Но даже если этого не происходит, то не стоит забывать, что любой договор может содержать налоговые риски даже когда организация не пользуется схемами ухода от налогов, своевременно платит налоги и проводит проверку контрагента на добросовестность. А это означает, что любая (даже простейшая) ошибка в договоре может привести не только к налоговому спору, но и возбуждению уголовного дела по одной из "налоговых" статей Уголовного кодекса РФ. Такое развитие событий может существенно снизить репутацию организации в глазах партнеров и отрицательно повлиять на результаты хозяйственной деятельности.

Начиная разговор о договорной работе необходимо вспомнить, что под договором в российском законодательстве понимается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
В основе договора лежит принцип свободы договора, который закреплен в статье 1 Гражданского кодекса РФ. Стороны договора заключают договор только по своей волей и в своем интересе, они свободны в установлении своих прав и обязанностей и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора. Этот основной принцип гражданского законодательства призван обеспечить нормальное функционирование гражданского оборота и хозяйственной деятельности, необходимым условием которого является равноправие его участников.

Не смотря на кажущуюся простоту, для составления договоров требуется достаточно высокая юридическая квалификация. В противном случае при возникновении спора по такому договору стороны может ожидать неприятный сюрприз, когда суд, к примеру, определит применимое к данному договору право и окажется, что отношения сторон, в том числе и ответственность за нарушение своих обязательств по этому договору, установлена не так, как стороны рассчитывали.

Стороны договора определяют его условия по своему усмотрению во всех случаях, когда законодательством такое условие не урегулировано императивно. Сразу же хочу успокоить, что Гражданский кодекс РФ содержит минимальное количество императивных норм, а большинство из них – диспозитивные, т.е. содержащие оговорку "если иное не предусмотрено договором (соглашением сторон)". Таким образом, стороны могут своим соглашением установить условие, отличное от предусмотренного диспозитивной нормой, а если не сделают или не захотят этого сделать, то в силу вступят нормы права "по умолчанию", т.е. диспозитивная норма.

Бывают случаи, когда какое-либо условие не определено ни в договоре, ни в диспозитивной норме закона, отношения сторон по данному вопросу определяются обычаями делового оборота. применимыми к отношениям сторон.

При заключении договора принято выделять несколько этапов договорной работы:

подготовка к заключению договоров (заключение предварительных договоров; определение и согласование всех условий с контрагентами);

заключение договоров (оформление документа);

исполнение договоров (оплата, учет, контроль за ходом исполнения).

Проекты договоров обычно разрабатываются юристами, а спецификации (технические задания) – определяются заинтересованным отделом (лицом) – инициатором заключения договора. Эти документы формирует инициатор заключения договора и вместе со всеми приложениями, предложениями и возражениями контрагента, протоколами разногласий и другой документацией передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением организации. Традиционной формой проверки соответствия проектов договоров интересам и возможностям организации является визирование (согласование).

В тех случаях, когда у подразделения организации, получившего проект договора, имеются замечания по его условиям, такие замечания оформляются с протоколом разногласий.
Кроме разработки самого проекта договора в рамках этого этапа договорной работы лучше принять меры по проверке контрагента на добросовестность. Хотя законы России не обязывают ни одну из сторон договора проверять добросовестность контрагента по договору, в последнее время налоговые инспекторы при проверках тщательным образом проверяют всех контрагентов компании на наличие признаков "однодневок". Основной аргумент — компания должна выбирать клиентов с должной осмотрительностью.
Но должны ли фирмы проверять добросовестность своих контрагентов и кто застрахует их от недобросовестности последних?

Анализ судебной практики показывает, что на налогоплательщиков, претендующих на возмещение НДС, без достаточных правовых оснований возложена ответственность за поведение проблемных налогоплательщиков-поставщиков.

Само по себе нарушение налогового законодательства контрагентом не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. Но факт получения необоснованной налоговой выгоды может быть признан, если налоговики докажут, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в силу отношений взаимозависимости или аффилированности налогоплательщика с контрагентом.

Подробнее о проверке контрагентов на добросовестность можно прочитать в статье "Проверка контрагента на добросовестность ".

Момент заключения договора очень важен, так как именно с ним связано возникновение обязательств у каждой из сторон договора, с него начинают отсчет сроки оплаты и исполнения обязательств, установленные условиями договора.

Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения договоров.

Контроль за исполнением условий каждой стороной договора различен – если одна сторона контролирует своевременность и полноту оплаты, то другая – сроки и качество выполняемых работ, услуг.

Надлежаще организованный учет является важным элементом системы мер по предотвращению нарушений договорных обязательств. Он должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин невыполнения договорных обязательств, принятия мер по предотвращению их и устранению, способствовать правильному рассмотрению претензий и исков контрагентов.

Контроль за своевременным и надлежащим исполнением договорных обязательств должны осуществлять все подразделения организации, связанные с ведением договорной работы. В данной работе велико значение юриста (юридического отдела). На мой взгляд именно юристы должны разрабатывать и осуществлять мероприятия, направленные на своевременное и надлежащее исполнение своих обязательств по договору, координировать в этом плане деятельность всех подразделений организации. Здесь юристу, наряду с другими структурными подразделениями, необходимо наладить оперативный сбор необходимой информации о нарушениях договорных обязательств. Только такой подход позволит своевременно выявить и не оставить без внимания ни одного случая ненадлежащего исполнения договоров, уменьшить разрыв во времени между нарушением и применением ответственности к должнику, повысить точность и качество подготавливаемых претензий и исков, а зачастую – и обойтись без суда или принять обеспечительные меры.

Одной из особенностей договорной работы является то, что регулирование процесса договорной работы полностью зиждется на локальных нормативных актах организаций. В связи с этим встречаются случаи конфликта интересов контрагентов в процессе заключения и исполнения условий договора, когда в локальных нормативных актах одной организации – стороне договора установлен один порядок, а у другого контрагента – другой.

Поскольку регламентация договорной работы зависит только от опыта и воображения руководителя и автора этого локального нормативного акта, на практике встречаются такие регламенты договорной работы, как положение (регламент, инструкция) по ведению договорной работы, в которых (в едином документе ) описаны все бизнес – процессы с момента получения оферты от контрагента и до момента подачи иска в суд, так и локальные нормативные акты, в которых прописаны лишь отдельные бизнес – процессы (к примеру, положение о претензионной работе).

О том, что достаточно большая часть бизнеса работает вообще без каких-либо локальных нормативных актов, регулирующих договорную работу в организации, в рамках этой статьи упоминать смысла нет. Хочется лишь отметить другую крайность – чрезмерная "зарегулированность" этого бизнес – процесса рождает "мертвые" правила ведения бизнеса.

Как правило, в организации кроме локального нормативного акта о договорной работе разрабатываются и типовые формы договоров и другой договорной документации. Они облегчают и ускоряют процесс заключения договоров. Вместе с тем надо понимать, что такие типовые формы договорной документации носят вспомогательный характер. В процессе заключения договоров и согласовании его условий стороны могут вносить в них изменения и дополнения: исключить из них отдельный пункты, включить другие и т.д.

Подготовка проекта договора

Работа с договорами носит эффективный характер, если в организации разработаны типовые формы договора по основным видам деятельности и эти типовые формы размещены на внутреннем сервере организации с правами доступа.

Благодаря этому, работник – инициатор заключения большинства договоров может достаточно быстро подготовить договор, а нагрузка на юриста останется лишь в части разработки не типового договора под конкретную ситуацию.

Остается только присвоить договору номер и указать дату его заключения. Обычно учет договоров в организации ведут юристы или бухгалтерская служба.

В средних и крупных организациях проект договора проходит процедуру согласования. Обычно в такой процедуре принимают участие несколько отделов в таком порядке: заинтересованное в заключении договора подразделение, бухгалтерия, финансовый отдел, юридический отдел.

Если к проекту договора имеются замечания и предложения, то они оформляются в виде комментариев или сопроводительных служебных записок к договору в бумажном или электронном виде. Обобщив все замечания и предложения юристы дают свою оценку руководителю для принятия решения по заключению договора и дополнению его условий предложениями коллег.

К проекту договора также принято оформлять лист согласования в бумажном или электронном виде.

Контроль исполнения своих обязательств контрагентом по договору осуществляется инициатором договора. Если обязательства не исполняются в полном объеме и в срок, то об этом сообщается в юридический отдел с приложением подтверждающих эти факты документов.

Анализ условий договора достаточно подробно изложен в статье "Как составить договор ", поэтому в этой статье я лишь остановлюсь на отдельных самых важных условиях договора.

Статьей 432 Гражданского кодекса РФ установлено два необходимых условия, без соблюдения которых договор не будет считаться заключенным:

Сторонами должно быть достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора .

Достигнутое соглашение по всей форме должно полностью соответствовать требованиям, предъявляемым к таким договорам.

Статья 432 Гражданского кодекса РФ относит к существенным следующие условия:

которые названы в законе или иных правовых актах существенными или необходимыми для договоров данного вида;

относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Необходимо различать предмет и объект договора. Объект договора — это то имущество, по поводу которого заключается договор, а предмет, как правило, можно установить из первой статьи в каждом разделе Гражданского кодекса РФ применительно к указанным в нем договорам.
Так как все споры возникают из-за денег, то в договоре следует детально определить порядок и форму расчетов.

Достаточно распространено включение в договор так называемой арбитражной оговорки. При этом возможны следующие основные варианты:

в договоре предусматривается обязательный претензионный порядок рассмотрения споров до суда (в случае, если для данного договора претензионный порядок не предусмотрен законом);

в установленных законом случаях стороны могут по своему усмотрению изменить территориальную подсудность для споров по договору, например, определив местом рассмотрения споров судом не место нахождения ответчика, а место нахождения истца;

с целью упрощения и удешевления процедур решения споров по договору стороны могут предусмотреть их передачу на рассмотрение третейского суда. В этом случае сторонам необходимо согласовать название и местонахождение постоянного действующего третейского суда, либо определить порядок формирования третейского суда.

В заключении рекомендую придерживаться следующей примерной структуры договора :

Реквизиты договора (наименование договора; место и дата его заключения).

Предмет договора (с подробным указанием объекта договора).

Срок действия договора.

ОГУ - Инструкция о порядке подготовки, согласования, подписания, регистрации и хранения договоров

1 Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет единый порядок подготовки, согласования, подписания, регистрации и хранения договоров купли-продажи, поставки товаров, энергоснабжения, аренды, подряда, проживания в студенческом общежитии, по оказанию услуг и других видов договоров, в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования "Оренбургский государственный университет" (далее — Университет).

1.2. Договор - документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких лиц, об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

1.3. Договор состоит из четырех частей:

• преамбула (вводная часть);
• существенные условия договора;
• дополнительные условия договора;
• прочие условия.

1.3.1. Преамбула (вводная часть) должна содержать следующие положения:

• наименование договора;
• дата подписания договора;
• место подписания (город или другой населенный пункт);
• фирменное наименование сторон;
• условное обозначение сторон по договору;
• точное указание должности, фамилии, имени, отчества лиц - представителей сторон договора;
• основание правомочий представителей сторон.

1.3.2. Существенные условия договора. Эта часть договора содержит следующие положения:

• предмет договора;
• права и обязанности сторон;
• срок выполнения сторонами своих обязательств;
• место выполнения обязательств;
• способ исполнения обязательств;
• цена договора или порядок ее определения;
• порядок и форма расчетов.

1.3.3. Дополнительные условия договора. Эта часть договора содержит:

• срок действия договора;
• ответственность сторон;
• основания и порядок одностороннего расторжения договора;
• порядок разрешения споров между сторонами.

1.3.4. В прочие условия договора включают:

• законодательство, которым регулируются отношения между сторонами;
• количество экземпляров договора;
• порядок исправления по тексту;
• юридические адреса и реквизиты сторон;
• подписи сторон.

В разделе "Юридические адреса и реквизиты сторон" указываются: наименование юридического лица; юридический адрес (включая почтовый индекс); банковские реквизиты; ИНН; коды по ОКОНХ и ОКПО; телефоны сторон.

2 Подготовка договора и его согласование

2.1. Текст договора оформляется единым документом с названием "договор" ("соглашение") и имеет простую письменную форму, при этом должны соблюдаться структура, стиль изложения, присутствовать необходимые реквизиты, обязательные для договора данной группы.

2.2. Текст договора печатается на листах формата А4 в двух экземплярах.

Если текст договора содержится на нескольких страницах, то листы с текстом договора нумеруются, прошнуровываются, место шнуровки скрепляется круглой печатью структурного подразделения.

2.3. Текст договора направляется на согласование.

Согласование оформляется путем сбора виз на последнем листе проекта договора.

2.4. Согласование производится в течение двух рабочих дней с момента направления проекта договора в отделы.

2.5. Визирующие при согласии с положениями договора визируют его в следующем порядке:

2.5.1. Экспертиза надежности:

• подготавливаются копии учредительных и финансовых документов организации-контрагента (устава, положения, свидетельства о государственной регистрации, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, лицензии и др.). При заключении договора с частным предпринимателем к договору прилагаются копии свидетельства о предпринимательстве, свидетельства о постановке на налоговый учет и паспорта;
• устанавливаются данные личности представителя контрагента, запрашиваются его правоустанавливающие документы (доверенность, распоряжение или приказ);
• устанавливается наличие у контрагента имущества, достаточного для обеспечения исполнения договорного обязательства;
• визируется ответственным исполнителем.

2.5.2. Техническая экспертиза:

• проверяется представленная к работе техническая документация контрагента, рассматриваются сроки исполнения договора;
• разрабатывается проектная документация и технические процессы;
• анализируется целесообразность заключения договора с точки зрения производственных мощностей и технических процессов;
• визируется ответственным исполнителем, главным инженером.

2.5.3. Экономическая экспертиза:

• проверяется наличие в расходной части бюджета Университета средств на приобретение материальных ресурсов, проведения работ, оказания услуг;
• делается анализ экономической эффективности сделки и реальной необходимости ее заключения;
• проверяется соответствие цен на продукцию, работы (услуги) рыночным ценам;
• проводится анализ цен на соответствующую продукцию по региону;
• разрабатывается сметная документация;
• визируется начальником финансово-экономического управления.

2.5.4. Бухгалтерская экспертиза:

• проводится проверка соответствия формы договорного документа требованиям бухгалтерских правил и инструкций;
• анализируется порядок, форма и сроки оплаты по договору;
• визируется главным бухгалтером.

2.5.5. Юридическая экспертиза:

• проводится проверка соответствия договорного документа, его условий нормам права и требованиям действующего законодательства;
• проверяется наличие реальной возможности последующего взыскания задолженности;
• изучаются учредительные и другие правоустанавливающие документы контрагента, наличие у представителя доверенности и полномочий на заключение договора;
• визируется начальником юридического отдела либо ведущим юрисконсультом.

2.6. Оформление договора, сопровождение его при проведении экспертиз осуществляет ответственный исполнитель – должностное лицо, являющееся инициатором договора.

2.7. Если при согласовании проекта договора возникает необходимость внесения в него изменений, то такие изменения могут вноситься только в том случае, если они не противоречат условиям сделки и нормам действующего законодательства. В этом случае ответственный исполнитель проводит повторное оформление и согласование текста договора.

3 Подписание договора

3.1. Договор от имени университета подписывает ректор либо лицо им уполномоченное.

3.2. Полномочия представителей сторон оформляется доверенностью.

Доверенность оформляется на бланке юридического лица, должна содержать наименование доверителя, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные доверенного лица, объем полномочий и срок действия доверенности. Доверенность подписывается руководителем юридического лица. Подпись скрепляется фирменной печатью.

3.3. Если договор заключается директором какого-либо филиала университета, то к договору прилагается доверенность ректора на право заключения договора. При этом договор оформляется директором филиала от имени юридического лица.

3.4. Подписи сторон должны быть сделаны полно и разборчиво.

3.5. После подписания договора ректором (полномочным лицом) его подпись дополняется оттиском печати университета.

3.6. Печать на договорном документе проставлять только в случаях проведения экспертизы в полном объеме и подписания договора полномочным лицом.

4 Регистрация и хранение договоров

4.1. Оформленный и подписанный договор регистрируется специалистами службы ответственного исполнителя.

4.2. Регистрация договора – это фиксация факта его создания и действия путем проставления специалистами службы ответственного исполнителя реквизитов "индекс" и "дата" на проекте или тексте договора с последующей записью в регистрационных формах (журналах).

4.3. Договор регистрируется в журнале регистрации договоров, который содержит следующие сведения:

• порядковый номер договора;
• название договора;
• дата заключения;
• сведения о контрагенте;
• предмет договора;
• срок действия;
• сведения о лице, уполномоченном на подписание договора;
• и другие.

4.4. Подлинники договоров, документы преддоговорной работы, учредительные документы контрагента хранятся службой ответственного исполнителя.

4.5. Для обеспечения оперативности выполнения работ допускается размножение договора в необходимом количестве экземпляров. Размноженные копии договора заверяются специалистами службы ответственного исполнителя.

4.6. Подлинник договора выдается в исключительном случае под роспись.

4.7. Исполненные договора хранятся в деле в течение трех лет, затем уничтожаются.

Последнее обновление: 09.03.2016