КУДиР для ИП на УСН: бланк и образец заполнения

15 июня 2016 | Рубрика: УСН

Книга учета доходов и расходов (КУДиР) используется для правильного и точного ведения учета налогов, к бухгалтерскому учету она не имеет никакого отношения. Вести ее обязаны все ИП, которые в своей деятельности опираются на УСН (упрощенную систему налогообложения). Допускается два варианта ведения КУДиР для ИП на УСН: бумажный и электронный. В первом случае заполняется бланк документа, распечатанный на бумаге, все данные в него вносятся вручную. Во втором случае осуществляется заполнение электронного бланка, делается это при помощи специальных программ или онлайн-сервисов.

Для ведения книги учета доходов и расходов предусмотрена унифицированная форма. Она едина как для бумажного, так и для электронного варианта заполнения.

Разница состоит в том, что бумажный документ еще до начала заполнения в обязательном порядке нужно пронумеровать, прошить, скрепить печатью и личной подписью индивидуального предпринимателя. Электронный вариант книги нумеруют, прошивают и заверяют печатью только по окончании отчетного периода (года). Начиная с 2013 года КУДиР заверяется только ИП, в Налоговой инспекции этого делать не требуется.

В процессе ведения и заполнения КУ доходов и расходов как в бумажном, так и в электронном виде допускается исправление ошибок. При внесении данных вручную при помощи ручки каждое исправление должно быть аргументировано, а также заверено подписью и печатью предпринимателя. В электронном варианте исправления можно вносить еще до момента распечатывания документа.

Заполнение книги учета Д и Р производится на основании первичной документации (договоров, чеков, накладных и пр.). Все записи в нее вносятся в соответствии с хронологией тех или иных хоз. операций, производимых в рамках отчетного периода. При внесении записей непременно указывается порядковый номер и дата документа, на основании которого она сделана.

1. Отражая в КУДиР определенный доход, всегда конкретизируйте его вид (например, выручка). Датой получения дохода (отражения его в КУДиР) считается фактическая дата его поступления, то есть зачисления денежных средств на р/счет, внесения в кассу и т.д.
2. Отражая в КУДиР расходы, всегда ссылайтесь на соответствующие статьи НК РФ, на основании которых расход признается на определенную дату и на нее же заносится в книгу учета ДиР.

В качестве расходов могут быть указаны следующие операции:

• Затраты ИП на выплату зарплаты работникам (оплата труда), покупка материалов (сырья), расходы на погашение процентов по кредитам. Заносятся в КУДиР датой фактического списания денежных средств с р/счета или выплаты из кассы.
• Расходы, произошедшие в связи с приобретение какого-либо товара (продукции) с целью последующей реализации. Отражаются по мере продажи товара.
• Затраты на транспортировку товаров, их хранение, возможно обслуживание.

1. Расходы и доходы разумнее отражать в отдельных строках.
2. При наличии НДС его следует отражать в КУДиР для ИП на УСН как отдельную строку, при этом налог на добавленную стоимость можно принимать к учету общей суммой, для этого не нужно ждать полной продажи всего товара.
3. Новую КУДиР следует заводить для каждого отчетного периода (года).
4. При ведении книги в электронном виде в конце отчетного периода распечатываются абсолютно все ее разделы, в том числе и незаполненные.
5. КУДиР ведется даже когда деятельность ИП фактически не осуществляется. В этом случае распечатывается нулевая КУДиР.

Заполняется КУДиР достаточно просто, это вы можете увидеть из представленного образца.

Изменения в книге учета доходов и расходов при УСН в 2017 году

С 2017 года утверждена новая форма Книги учета доходов и расходов по УСН. Приказы Минфина от 07.12.2016 г. № 227н и 228н находятся на регистрации в Минюсте. В статье мы расскажем, в каком порядке «упрощенцы» должны заполнять новый бланк.

Из статьи вы узнаете:

• Как заполнять Книгу по УСН
• Как отражать доходы и расходы
• Примеры заполнения
• Готовые образцы на 2017 год

Изменения в порядке заполнения КУДиР действуют с 2017 года. Одно из изменений — книгу не нужно заверять печатью ИП, если у него ее нет.

Уточнено, что в разделе 5 КУДиР предприниматели указывают все расходы на свое страхование: как взносы из МРОТ, так и взносы с доходов .

Также в Книгу добавлен раздел 6, который заполняют только плательщики торгового сбора на объекте доходы.

Раздел 6. Сумма торгового сбора, уменьшающая сумму налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения (авансовых платежей по налогу), исчисленного по объекту налогообложения от вида предпринимательской деятельности, в отношении которого установлен торговый сбор

Раздел 6 КУДиР заполняется упрощенцами на доходах.

В разделе ставится сумма уплаченного торгового сбора.

1. В графе 1 — порядковый номер регистрируемой операции.
2. В графе 2 — дата и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция.
3. В графе 3 — период, за который произведена уплата торгового сбора.
4. В графе 4 — сумма уплаченного торгового сбора.

Другие образцы книги учета в разных ситуациях:

Книгу составляют в единственном экземпляре. На каждый новый налоговый период (год) открывают новую Книгу учета.

Документ можно вести как на бумаге, так и в электронном виде.

Если налогоплательщик ведет Книгу учета на бумаге, до момента начала внесения записей в нее необходимо:

— заполнить титульный лист;

— сшить и пронумеровать страницы. На последней странице прошнурованной и пронумерованной книги указать количество содержащихся в ней страниц;

— заверить у руководителя с проставлением печати организации.

Если вести Книгу учета в электронном виде, то по окончании каждого отчетного (налогового) периода ее нужно распечатывать на бумаге. А по окончании налогового периода:

— полностью вывести на печать;

— сшить, пронумеровать страницы и указать их количество на последней странице;

— заверить подписью руководителя с проставлением печати организации.

Обратите внимание: заверять Книгу учета в налоговой инспекции больше не требуется. Это не предусмотрено Порядком.

За неведение Книги учета или неправильное отражение показателей в ней предусмотрена ответственность в соответствии со статьей 120 НК РФ. Размер штрафа при этом может составить от 10 000 до 30 000 руб. А если допущенные нарушения привели к занижению налоговой базы, размер штрафа составит 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Вести Книгу учета по УСН можно в электронно виде. Например, в экселе.

Но удобней использовать для этого онлайн-сервис . который сделали специалисты журнала "Упрощенка". Удобства этого сервиса в том, что все данные по Книге учета храняться в зашифрованно виде, а при желании вы можете под логином и паролем зайти в сервис и распечатать Книгу. Сервис по заполнению Книги учета в электронном виде доступен подписчикам журнала "Упрощенка" бесплатно. Подписаться на самый популярный и практичный журнал для упрощенцев вы можете сейчас по выгодной цене.

Книга учета доходов и расходов состоит из четырех разделов:

— раздел II. В нем отражают расходы на приобретение (создание) основных средств и нематериальных активов;

— раздел III. Его заполняют те, кто получил убыток по итогам прошлых налоговых периодов (п. 4.1 Порядка);

— раздел IV. Он предназначен для «упрощенцев» с объектом доходы для отражения страховых взносов, выплаченных работникам пособий по временной нетрудоспособности и платежей по договорам добровольного личного страхования (то есть тех сумм, которые уменьшают единый налог).

Дополнительно к разделу I заполняется Справка.

При заполнении раздела I указывают:

— в графе 1 — порядковый номер регистрируемой операции;

— в графе 2 — дату и номер первичного документа, на основании которого получен доход или осуществлен расход;

— в графе 3 — содержание регистрируемой операции;

— в графе 4 — доходы, учитываемые при расчете единого налога;

— в графе 5 — расходы, учитываемые при расчете единого налога (для тех, кто платит налог с разницы между доходами и расходами). Те, кто применяет объект доходы, по общему правилу информацию о расходах в Книгу не заносят. Но с 2013 года действует исключение из этого правила. Упрощенцам с объектом доходы теперь в расходах нужно показывать потраченные суммы субсидий. Тех, что были выделены компании из бюджета на определенные цели. В пункте 2.5 Порядка поименовано два вида такого финансирования. Во-первых, государство частично может возмещать расходы на создание дополнительных рабочих мест. И, во-вторых, бюджет может выделять средства на развитие малого или среднего бизнеса (ст. 17 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

А в остальном по общему правилу организации, которые платят единый налог с доходов, заполняют только раздел I и только в части, касающейся доходов.

В Книгу учета можно вносить исправления, но они должны быть обоснованы. Для этого у организации должны быть четкие аргументы, подтверждающие правомерность изменений, например, первичные документы, справки бухгалтерии и т. д. Это следует из положений пункта 2 статьи 346.16, пункта 1 статьи 252 НК РФ и пункта 1.6 Порядка.

Если Книга ведется на бумаге, то чтобы исправить ошибку, необходимо:

— зачеркнуть неверное значение показателя;

— вписать правильное значение и дату внесения исправления;

— сделанные записи заверить подписью руководителя и печатью организации. Об этом сказано в письме Минфина России от 15.12.2003 № 04-02-05/1/108.

Порядок корректировки Книги учета доходов и расходов в электронном виде официально не установлен. На практике — если документ составляется на компьютере, нужно прежние цифры удалить и внести другие.

При упрощенной системе учитываются доходы от реализации и внереализационные доходы, состав которых определяют исходя из статей 249 и 250 НК РФ. Соответственно только эти суммы записывают в графе 4 раздела 1 Книги учета. Не нужно отражать в Книге учета поступления, перечисленные в статье 251 НК РФ.

Кроме того, если фирма совмещает ЕНВД и УСН, то не нужно отражать поступления от деятельности, переведенной на уплату ЕНВД.

Доходы, полученные в натуральной форме, учитывают по рыночным ценам (п. 4 ст. 346.18 НК РФ). Следовательно, в графе 4 раздела 1 Книги учета отражают рыночную стоимость имущества. Подтверждающими документами будут акт приемки-передачи имущества и бухгалтерская справка, в которой производился расчет рыночной стоимости имущества.

ООО «Звезда», применяющее УСН с объектом доходы минус расходы. занимается ремонтом и продажей мебели. Организация заключила договор мены, согласно которому она должна отгрузить партию столов общей стоимостью 14 800 руб. а взамен получить материалы (гвозди, винты, гайки, шурупы и т. д.). Обе стороны передали имущество 16 января 2017 года. Бухгалтер общества определил, что рыночная стоимость полученных материалов равна 7540 руб. Поскольку имущество признано неравноценным, сторона, передающая материалы, 19 января перечислила разницу деньгами. Отразим полученные доходы в налоговом учете ООО «Звезда».

ООО «Звезда» 16 января 2017 должно учесть в графе 4 раздела 1 Книги учета доходов и расходов рыночную стоимость поступивших материалов, то есть 7540 руб. а 19 января сумму полученных от контрагента денежных средств 7260 руб. (14 800 руб. — 7540 руб.).

Доходы, полученные в результате зачета взаимных требований, нужно отразить в Книге учета доходов и расходов на дату подписания акта о зачете взаимных требований. Именно в момент подписания акта покупатель гасит свое обязательство перед продавцом (ст. 410 ГК РФ). Дата погашения обязательства (в любом виде) считается датой получения дохода (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Основанием для внесения записей в Книгу учета доходов и расходов является акт зачета взаимных требований.

В графе 5 раздела 1 Книги учета «упрощенцы», применяющие объект налогообложения доходы минус расходы, отражают расходы, перечисленные в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ.

ООО «Звезда», применяющее УСН с объектом доходы минус расходы, 5 февраля 2017 года выплатило вторую часть заработной платы работникам за январь в сумме 430 900 руб. Зарплата выдана из кассовой выручки. 6 февраля был перечислен удержанный из доходов работников НДФЛ в размере 110 552 руб. Отразим указанные операции в Книге учета доходов и расходов.

Организация вправе 5 февраля 2017 года учесть в расходах на оплату труда сумму выданной заработной платы без НДФЛ (430 900 руб.), а 6 февраля — удержанный и перечисленный в бюджет НДФЛ, равный 110 552 руб. Зарплата выплачена и НДФЛ перечислен в разные дни, поэтому в Книге учета доходов и расходов их следует отразить отдельными записями.

Отражая в Книге учета расходы по списанию стоимости товаров, нужно помимо платежного поручения (кассового чека), подтверждающего оплату товара, указывать реквизиты бухгалтерской справки, которая обоснует дату списания стоимости товара в расходы. Это правило следует из пункта 2 статьи 346.17 НК РФ.

ООО «Звезда», применяющее УСН с объектом доходы минус расходы, торгует детскими игрушками. 6 марта 2017 года магазин приобрел 30 конструкторов по цене 800 руб. (без НДС) за каждый. Продажную стоимость одного конструктора установили в размере 1400 руб. 13 марта продали 5 конструкторов. Деньги за товар от покупателя получили 16 марта. Отразим указанные операции в налоговом учете.

Покупная стоимость товаров списывается в расходы после оплаты поставщику и реализации покупателю. Поэтому 13 марта 2016 года организация вправе учесть в расходах 4000 руб. (800 руб. х 5 шт.). 16 марта необходимо отразить доходы в сумме 7000 руб. (1400 руб. х 5 шт.).

Записывая в Книге учета доходов и расходов нормируемые затраты, кроме платежного документа, нужно указывать реквизиты бухгалтерской справки, на основании которой была рассчитана сумма, относимая на расходы.

Стоимость сырья и материалов «упрощенцы» могут учитывать в расходах сразу после оприходования и оплаты (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ), дожидаться отпуска в производство не обязательно. Такие разъяснения дает Минфин РФ в своем письме от 27.10.2010 № 03-11-11/284.

Заполнять раздел III Книги учета доходов и расходов вам нужно, только если одновременно выполняются два условия:

1) ваш объект налогообложения — доходы, уменьшенные на расходы;

2) в отчетном году либо в предыдущих годах у вас были убытки.

Если же у вас объект доходы либо объект доходы минус расходы, но убытков не было, заполнять раздел III Книги учета вам не нужно.

Прежде чем говорить о заполнении, поясним, зачем нужен раздел III Книги учета. Дело в том, что «упрощенцы» с объектом доходы минус расходы имеют право по окончании года снизить налоговую базу при УСН на сумму прошлых убытков, полученных при применении этого спецрежима (п. 7 ст. 346.18 НК РФ). Сразу обратим ваше внимание, что это право, а не обязанность. Если вам невыгодно доходы текущего года уменьшать на прошлогодние убытки (такое возможно, если например увеличение расходов приводит к уплате минимального налога), тогда налоговую базу можно и не снижать, а перенести убытки на будущие периоды. Поскольку любой убыток можно списывать в течение 10 лет.

Чтобы было понятней, о чем идет речь, напомним, что убытком считается сумма превышения учтенных расходов над величиной полученных за этот же период доходов. А поскольку списывать прошлогодние убытки в уменьшение текущей налоговой базы по УСН можно лишь по итогам года, раздел III Книги учета также нужно заполнять лишь по итогам года. Как именно это делать?

В строке 010 укажите общую сумму убытков, перенесенных с прошлых периодов.

В строках 020—110 распределите данную сумму по годам возникновения.

В строке 120 запишите величину налоговой базы по налогу при УСН за текущий отчетный год (значение берется из строки 040 справки к разделу I).

В строке 130 укажите сумму убытков, на которую будете уменьшать текущую налоговую базу. При этом значение в строке 130 не может быть больше показателя строки 010.

В строке 140 для справки запишите сумму убытков за текущий период (если они имеются). Искомую сумму можно узнать из строки 041 справки к разделу I Книги учета. На этот показатель вы сможете уменьшить налоговую базу следующего года.

Если прошлые убытки в текущем году вы списали не полностью (например, величина налоговой базы оказалась меньше суммы убытков, или же вы решили уменьшать налоговую базу не на все убытки), то общую величину неиспользованных убытков укажите в строке 150.

В строках 160—250 расшифруйте данную величину по годам возникновения убытков.

ООО «Звезда» применяет УСН с объектом доходы минус расходы с 2012 года. За 2014 и 2015 годы организация получила убытки в сумме 110 500 руб. и 183 400 руб. соответственно. За 2017 год налоговая база при УСН (то есть превышение доходов над расходами) составила 285 500 руб. Организация решила уменьшить налоговую базу 2017 года на сумму прошлых убытков. В прошлые годы применения УСН налоговую базу на убытки не уменьшали. Заполним раздел III Книги учета.

В строке 010 покажем общую сумму прошлых убытков, полученных при применении УСН. Она равна 293 900 руб. (110 500 руб. + 183 400 руб.).

В строках 020 и 030 запишем суммы убытков за 2014 и 2015 годы.

В строке 120 отразим налоговую базу за 2017 год — 285 500 руб. Это меньше суммы убытков, и бухгалтер ООО «Звезда» решил снизить налоговую базу до нуля, то есть на 285 500 руб. Эту сумму укажем в строке 130.

В строке 140 будет прочерк, так как убытков за 2017 год нет.

Сумму неиспользованных убытков 8400 руб. (293 900 руб. – 285 500 руб.) запишем в строке 150. Ее можно будет иметь в виду при расчете налоговой базы за следующие периоды. Вначале используются убытки, полученные ранее. Поэтому примем, что убыток за 2014 год использован полностью. А в строке 160 укажем 2015 год и повторим значение 8400 руб.

Заполненный раздел III Вы можете посмотреть и скачать в разделе «Материалы для скачивания», который размещен в конце этой статьи.

Налоговую базу при упрощенной системе разрешается уменьшить лишь на убытки, полученные при применении УСН с объектом доходы минус расходы. Таким образом, убытки, полученные при общем режиме, для организаций и предпринимателей, перешедших на «упрощенку», в расчет не принимаются.

Но иногда бывает и так, что организация работала на УСН с объектом доходы минус расходы, потом перешла на общий режим, а затем вновь вернулась на «упрощенку» с объектом доходы минус расходы. Вопрос: можно ли уменьшить налоговую базу на те убытки, которые были получены при предыдущем применении УСН? Ответ положительный. Если с момента получения убытков не прошло десяти лет, то на них разрешается снизить налоговую базу при УСН (п. 7 ст. 346.18 НК РФ). При этом неважно, что они были получены при предыдущем применении «упрощенки», главное, чтобы это были убытки не общего режима, а именно УСН. Такого же мнения придерживается и Минфин России в письме от 28.01.2011 № 03-11-11/18.